3箱整理術 |紙・アイデア・メモ・ファイル・メールをDropbox・Evernote・Gmailの3つの箱で整理

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紙、アイデア、メモ、ファイル、メールなど、整理すべきもの、整理したいものは山ほどあります。
仕事を効率化するには整理が欠かせません。
情報や資料の整理には、3つの箱を使っています。
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※自宅にて iPhone 7 Plus

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3つの箱にとりあえず入れておく3箱整理術

仕事の効率化に欠かせない整理。
私は、PCやITツールを使っています。

長らくやっているその手法は、3つの箱に入れるというもの。
これまでブログで断片的に書いてきたことを改めてまとめてみました。

①箱を作る

とりあえず入れておく箱を3つ作ります。
その箱とは、Dropbox、Evernote、Gmail。
入れておくのは、アイデア、メモ、ひらめき、ファイル、メールなどです。
詳細は、このあと解説します。

②箱に入れる

日中は、箱に投げ込むだけです。
何が入っているかは気にしなくてかまいません。
デジタルの箱なので、いっぱいになったり、なくなったり、ぬれたり、破れたり、くしゃくちゃになったりしないのがメリットです。

PC、スマホのセキュリティ対策(パスワード、指紋認証)をしておけば、盗られることもありません。

③箱を整理する

次の日の朝、箱を整理します。
必ずやる習慣にしましょう。

箱の整理だけなら、5分。多くかかっても15分ほどで終わります。
例外なのは、Gmailの箱。
これは翌朝ではなく、自動的に整理しつつ、その都度整理します。

3箱整理術。Dropbox・Evernote・Gmailの3つの箱の作り方

3つの箱は次のように作っておきましょう。

Dropbox

Dropboxとは、ネット(クラウド)にファイルを保管し、複数のPCやスマホで見たり、編集したりすることができるサービスです。

このDropbox内に箱を作ります。
箱とはこの場合、フォルダです。

私は、[INBOX]というフォルダ名にしています。
EX IT

ここに入れるのは、今日作ったファイル、仮に作ったファイル、ネットからダウンロードしたファイル、メールの添付ファイルなどです。

翌朝、必要なもののみ名前をつけて、ファイルの保管場所へ保管します。
仮に作ったファイル、ネットからダウンロードしたファイルなどで保管する必要がないものは削除できるはずです。
こういった不要なファイルがたまっていると、整理の効率やファイルを探す効率が悪くなります。

いらないものは捨てる。

これはデジタルでもアナログでも同じです。

ネットからダウンロードしたファイルを設定する方法は、こちらの記事を参考にしていただければ。
最新版に加筆修正しました。

設定しつつ、PCのダウンロードファイルを確認し、無駄なファイルは削除しておきましょう。
翌朝には、DropboxのINBOXフォルダは空になります。

フォルダを作るのはDropboxではなく、PC内でもかまいません。
ただ、Dropboxにしておくと、
・複数のPCで同じフォルダを見ることができ、追加、削除もできる
・一度、Dropboxに入れておけば、削除しても一定期間復元できる
というメリットがあります。

Evenotte

ファイルを保存するDropbox。
テキスト、PDF、メモ画像、ネット情報を保存するEvernote。

という使い分けをしています。

Evernoteは、このように、テキストも、PDFもサイトも一覧で見やすいからです。
EX IT 8

PCで記録することもあれば、スマホで記録することもあります。

Evernoteに[INBOX]というノートブック(フォルダのようなもの)をつくりましょう。
PCのEvernoeに作れば、スマホのEvernoteでも使えます。

iPhoneだと、FastEverというアプリが、起動も速くメモしやすいのでおすすめです。

・自分のアイデア
・自分のタスク(やるべきこと)
・ネタ
・ネットの情報
などを、PC、スマホで記録します。
どの端末からメモしても、一カ所にあつめるのがポイントです。

紙の書類は、スキャンしてデータ化すれば、EvernoteのINBOXに入れることができます。
紙のメモは、デジタルデータとして活かしたいので、翌朝,PCのEvernoteで入力する主義です。

スキャンは、iPhoneアプリを使っています。
これで十分です。

ネット上の情報もワンクリックで保存できるので便利です。
EvenroteWebクリッパーを使います。

メールやFBメッセージなどで、保存すべきものがあれば、Evernoteの箱に入れることも多いです。

Evenorteの箱も、翌朝に整理して空にしておきましょう。
アイデアやネタ、ネットの情報は、Evernoteでタグをつけて保存し、タスクは、タスク管理のExcelへ保存しています。Gmail

Gmailは、ネット、ブラウザ上で使うことができるメールサービスでGoogleが提供しています。。

・複数のPC、スマホで使える
・迷惑メールの認識精度が高い
・フィルタをかけて整理しやすい
というのが特徴です。

従来のフォルダタイプの整理ではなく、検索エンジンのGoogleらしく検索で探し出します。
フィルタを設定しておけば、整理することすら必要ないのです。

私は、「フォルダを使わず検索して探す」という手法を、PCのファイルでも使っています。
フォルダは、原則として、箱であるINBOXのみ。
その他はフォルダを使っていません。
検索して探します。
むしろ、検索を意識してファイル名をつけておくと、整理もうまくいくので一石二鳥です。

Gmailの箱は、[受信トレイ]。
Dropbox、Evernoteは、箱に入れてから翌朝に整理しました。
自動的に整理できるGmailでは、必要なものだけ箱に入れます。

フィルタを設定して、返信が必要なメールのみが受信トレイ、つまり箱に入るように細かく設定しておくと楽です。
受信トレイが空であれば、返信すべきメールはゼロ、つまり箱が空ということがわかります。
朝の時点で、もし、メールがあれば、返信すれば空になるということです。

返信したメール、完了したメールは、アーカイブ(メールを選択して、クリック又はe)すれば、[すべてのメール]というところに移動し、見えなくなります。
箱を空にできるのです。

EX IT 9

まとめ

まとめると、このような図になります。

EX IT 2

翌朝にやるのはこのようなことです。
Gmailでは、自動化しているのでやることがありません。
夜に受け取ったメールで返信すべきものを返すくらいです。

EX IT 4

箱に入れないものもある

箱に入れてないもの、例外もあります。
それはブログやSNS。

これらはその場で読んで、箱に入れません。
箱に入れて、「あとで読む」としても、読まない又は読めないことが多いからです。

feedlyを使えば、大量の情報を短時間でとらえることができます。
記事のタイトルを見て、興味があるものだけを読むことができるので、効率的です。

もちろん、参考になる情報、後で使う情報は、Evernoteに入れることもあります。

PCの整理は、

・箱を作る
・箱に入れるもの、入れないものを決める
・必ず毎日整理する

ということが大事です。

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【編集後記】

昨日は午後に個別コンサルティング。
全5回のうち4回目。
宿題もがっつり。
私も同じことをやってみることにしました。

【昨日の1日1新】
※詳細は→「1日1新」

アクアシティ ラーメン国技館 みその
食器洗い乾燥機

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井ノ上 陽一
1972年生まれ。大阪生まれ宮崎育ち東京在住。 ひとりビジネスを、時間・お金の両面でサポート。 ・株式会社タイムコンサルティング代表取締役 ・MicrosoftMVP for Excel ・アイアンマン(スイム3.8km、バイク180.2km、ラン42.2km) ・著書に『ひとり社長の経理の基本』、『社長!「経理」がわからないと、あなたの会社潰れますよ』、『ひとり社長の経理の基本』,『そのまま使える経理&会計のためのExcel入門』ほか。 さらに詳細なプロフィールはこちら