会計ソフトのデータ（3期比較）をExcelで加工するプロセス

会計ソフトのデータをExcelで加工すると、思いどおりの資料を作ることができます。
その過程を記事にしてみました。

 

会計ソフトからExcelへ変換したデータの欠点

会計ソフトからExcelへ変換すると、一般的にこういったものになります。
これは、ICSという会計ソフトのデータです。
まあ、正直このままでは使いにくいです。
従来の紙の資料のままでExcelにされています。
Excelで加工しなければいけません。

「現金」ではなく、「現　　金」となっているのも非常にイケてないのですが、事例では、このまま処理します。

 

 

手作業で加工するには

完成形は、次のようなものを目指します。

①余分な部分を削除

行や列を選択して、削除（Ctrl＋［-］）しましょう。

結果こうなります

配置を入れ替え（Ctrl＋X、Ctrl＋V）

さらにいらない部分を削除していきます。
Shiftキーを押しながら→を押して選択し、Ctrl＋［-］を押すと削除できます。

整理後こうなりました。

 

②桁区切りにする

このままだとちょっと見づらいので、桁区切り（カンマ区切り）にしましょう。
範囲を選択して（マウスでBからD列をドラッグし、Ctrlキーを押しながら、G列からI列をドラッグします）、Ctrl＋Shift＋1を押すと

桁区切りになります。

③数式を入れる

加工の過程や後ほど紹介する関数で自動作成する場合に、数式で、流動資産や営業利益を計算しておくと便利です。
ミスも防げます。
SUMなら、入力するセルを選択して、Alt+Shift+［-］を押し、すばやく入力するのがおすすめです。
合計範囲が異なるならば、修正しましょう。
1つに数式を入れたら、Shift＋→で選択して、Ctrl+Rを押すとコピーされます。

同様に数式を入れていきましょう。

④罫線を引く

センスの問題や人によって好みがありますが、罫線があまり多すぎるとかえって見づらくなります。
ポイントだけ引いていきましょう。
線を引く箇所を選択して、

上下に罫線をひきます。
（外枠で引きたいなら、Ctrl＋Shift＋6が使えます）

⑤インデントをつける

表の項目にインデント（1字あける）をつけるとみやすくなります。
該当箇所を選択して、

アイコンをクリックするか、Alt→H→6を押すと、インデントがつきます。

あとは体裁を整えます。

⑥条件付き書式でグラフを設定する

範囲を選択して、リボンから［条件付き書式］を設定すると、

こういったグラフを表示できます。

⑦指標やグラフを追加

おまけで、計算式を入れて、経営指標や追加してもいいでしょう。

 

 

最初だけ我慢して、あとはVLOOKUP関数で自動作成

ここまでの過程は非常にめんどくさいものです。
いくらすばやく操作できるとしても、毎回（毎月）やっててはいくら時間があっても足りません。

次回以降作るのであれば、自動でできるように設定しておきましょう。

こういうときにVLOOKP関数を使います。

設定しておけば、試算表データを貼り付けるだけで資料が完成します。

科目の追加や変更があった場合は、資料の方を変更しましょう。

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【編集後記】
寒くなったこともあり、スーツを着る機会が多くなったのですが、「今日は何かあったんですか？」「この後何かあるんですか？」と聞かれることが多いです。
気分によって、たまにはスーツ着ます(^_^;)

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