無料のGoogleフォーム(Googleドライブ)を使って、会員登録・メンバー登録をお互い楽にする方法

  • URLをコピーしました!

メンバー登録、会員登録などをしてもらうときは、紙よりもExcelよりも、GoogleドライブのGoogleフォームを使うと便利です。
Googledrive00038

 

紙に書いてもらうとお互い不幸

たとえば、こういったメンバー登録申込書に書くときに、紙に書いてもらうと、書く側もめんどくさいですし、書いてもらった側も不便です。
その紙の保管に困ることもありますし、紛失のリスクもあります。
紙に書いてもらったことをPCに入力するとしても手間がかかり、結局紙で保管したままになりがちです。

手書きでかいてもらったものが読み取れないこともあるでしょう。
(達筆であれ、崩れている場合であれ)
スクリーンショット 2015 03 12 10 32 41

登録に使えるシステムを借りることもできますが、有料です。
(私は、メルマガ配信システムオートビズを利用し、メルマガ配信、セミナー登録などに使っています)

そこで、無料で使えるGoogleドライブのフォームというものがあります。

 

 

Googleドライブのフォームの使い方

Googleドライブは、Googleのアカウント(メールアドレス)を持っていれば誰でも使えます。

①次のサイトにアクセスし、Googleアカウントでログインします。
https://www.google.co.jp/intl/ja/drive/

②こういった画面が表示されます。過去につくったものが表示されるので、はじめて開いたときは、ファイルは何も表示されません。
Googledrive00001

③[新規]→[その他]→[Googleフォーム]を選択します。
ちなみに、ドキュメントはWordのようなもの、スプレッドシートは、Excel、スライドは、パワポです。
いずれも無料です。
Googledrive00002

④フォームの作成画面です。
Googledrive00003

「無題フォーム」と書かれているところに、タイトル(メンバー登録、お申し込みフォームなど)をいれて、[質問のタイトル]に、入力してもらいたい事項を入れていきましょう。

たとえば、「お名前(姓)」といれて、[質問の形式]から、形式を選びます。
この場合は、「テキスト」が最適です。
「テキスト」とは、1行で入れてもらう場合に使います。
スクリーンショット 2015 03 12 10 46 20

それぞれの特徴をまとめておきました。

・テキスト
1行の入力です。
Googledrive00005

・テキストボックス
複数行の入力。お問い合わせ内容、質問事項に入れます。
Googledrive00006

・ラジオボタン
いずれか1つのみ選択できます。日程や性別に使います。
Googledrive00008

・チェックボックス
複数選択可能な項目です。
Googledrive00009

・リストから選択
リストから選択できます。
Googledrive00010

・スケール
横に並べていずれかを選択します。
Googledrive00011

・グリッド
行と列にボタンを表示し、いずれかを選択できます。
Googledrive00012

・日付
年月日で日付を入力できます。希望日、生年月日に使えます。
Googledrive00013

・時間
時刻を入力します。
Googledrive00015

設定時に、[経過時間]のチェックを入れると、
Googledrive00016

何時間何分何秒というタイムを入力できます。
過去のタイム(マラソンやトライアスロン)を入力するときに使えるものです。
Googledrive00017

それぞれ入力していきましょう。
サンプルでは、
・お名前(姓)テキスト
・お名前(名)テキスト
・お名前(姓・ふりがな)テキスト
・お名前(姓・ふりがな)テキスト
・性別 ラジオボタン
・生年月日 日付
・住所(郵便番号)テキスト
・住所(都道府県)テキスト
を使っています。
スクリーンショット 2015 03 12 10 56 58

⑤最後に、入力したもらった後の表示を変えます。
デフォルトだと、「回答を記録しました」という味気ないものですので、

Googledrive00018

このように変えるといいでしょう。
(好きに変えて大丈夫です)
Googledrive00019

⑥フォーム編集画面上の[実際のフォームを表示]をクリックすると、
Googledrive00026

フォームが表示されますので、これで確認しながら、つくっていくこともできます。
Googledrive00022

⑦できあがったら、フォーム編集画面下の[フォームを送信]をクリックしてみてください。
このような画面になりますので、[共有するリンク]をコピーして知らせれば、相手に入力してもらえるようになります。
その際、[短縮URL]にチェックを入れれば、より短いURLになるので便利です。
Googledrive00027

このサンプルへはこちらからアクセスできます。
http://goo.gl/forms/tGZ98CshkE

[埋め込む]をクリックすると、
Googledrive00027

こういった画面になり、ウェブサイトに登録フォームを埋め込めます。
幅と高さには気をつけましょう。
大きすぎると入り切りませんし、小さすぎると見た目が悪くなります。
Googledrive00030

埋め込んでみました。

⑧色やデザインはある程度テンプレートで切り替えられます。
編集画面上の[テーマの変更]をクリックして、右側から選んでください。
スクリーンショット 2015 03 12 10 59 25

⑨登録してもらったデータは、ドライブの画面(ログイン後のファイル一覧。②の画面です。ここをお気に入り、ブックマークに入れておきましょう)で確認できます。

フォームの名称に(回答)が付いているものをクリックしてみてください。
Googledrive00031

このようにデータ形式で、登録内容が蓄積されていきます。
Googledrive00032

一覧で見ることができれば、検索や抽出も楽です。
Excelファイルに入力してメールで提出してもらっても、個々のExcelファイルを確認しなければいけません。
すべてのデータはこういった形式で蓄積していくべきです。
社内でデータを提出してもらうときにも使えます。

メニューの[ファイル]→[形式を指定してダウンロード]で、Excelにダウンロードも可能です。
Googledrive00034

⑩回答で、重要な設定が1つあります。
[ツール]→[通知ルール]で、
Googledrive00035

フォームを登録してもらったら通知が来るようにしておくと便利です。
そうしないと、毎回見に行かなければいけません。
[ユーザーがフォームを送信したとき][メール-その都度]にしておきましょう。
(メールは1日1回でもかまいません)
Googledrive00037

ログインしているGoogleメールアドレスに届きます。

 

 

登録フォームで注意すべきポイント

自分が登録するときや、登録してもらうときに感じること、気をつけていることがあります。

1 不要な情報は入力してもらわない

自分が登録のときにめんどくさく思うのは、「この情報っているの?」といった項目があることです。

・「住所」は本当に必要なのか?
・「FAX」なんてもってないのに・・
・「部署」「役職」なんてひとりで仕事してるからない!
・「電話番号」を入れて、かかってきたら嫌だな。。
といったことがよくあります。

だからこそ、フォームで入力してもらうのは、必要最低限にしています。
「必須」でない項目もなくすべきです。
「必須」でなければ、最初から入力してもらわない方がいいでしょう。

フォームの項目が多いことで、負担をかけたり、後回しにされないような工夫をすべきです。

「メッセージ」という項目もいらないと思っています。

2 名前は姓と名、住所は都道府県とそれ以外に分けておく

名前を入力してもらうときは、姓と名にわけておくと、のちのち役立つことがあります。
メール配信システムに登録するときに、姓だけがあると便利なのです。

「井ノ上さん」

という表示にできます。

姓と名が一緒だと、

「井ノ上陽一さん」

という表示になってしまうからです。

間にスペースを入れる方、半角スペース、全角スペースなど、データの形式もばらけてしまうので、姓と名は別にしておいた方が好ましいでしょう。

住所がもし必要な場合も、都道府県とそれ以降をわけておくと処理が楽になります。

仕事のお問い合わせフォームは具体的に

この仕組みを使うと、仕事のお問い合わせフォームも作れます。
以前書いた記事です。
【関連記事】仕事のスタンスも明示!Googleドライブで問い合わせフォーム | EX-IT
リンク

この場合も入力してもらう情報は必要最低限(名前、メールアドレス)にします。
ただ、問い合わせ項目は具体的に、ラジオボタンで設定しましょう。
「この仕事を受け付けている」ということを明示し、注意点ものせておきます。

有料なのか、いくらなのか、受け付けていないこと(営業、紹介会社など)も書いておくべきです。

それでも営業をかけてくるところはありますが、迷惑メールならぬ迷惑問い合わせがかなり減ります。
今のお問い合わせフォームです。
http://goo.gl/forms/iIGXu7xKv7

効率化もでき、無料で使えるGoogleフォーム、是非使ってみてください。





【編集後記】
昨日は、天気もよかったので、トレーニングを兼ねてトライアスロンバイクで仕事へ。
往復55kmくらいでした。

【昨日の1日1新】
※詳細は→「1日1新」

某所の仕事先までバイクで(往復55km)
920XTJのナビモード
東京体育館でトレーニングメニューを作成してもらう
KBX-Aでパンをやいた

  • URLをコピーしました!