Excelは「表計算ソフト」といわれることがありますが、Excelを使い始めた当初（15年前）から、「表計算」という言葉を使っていません。
Excelのほんの一部しか表現できていない気がするからです。

表計算

＜表計算＞というと、＜表を作り、計算する＞というイメージがあります。

例えば、こんな感じの表を作ることができます。

＜表計算＞という言葉からすると、これでいいのですが、ここで終わってしまってはExcelの力を十二分に発揮できたことになりません。

 

 

表を作らない方がいい場合も

上記の例で、もし担当者別に集計をしたいときは、もう一度表を作り直すか、新たに作る必要があります。
この表に2月、3月のデータを追加していくときも大変です。

実は、表を作らない方がExcelをうまく活用できます。

上記の例だと、このようにデータを準備します。
表は作りません。

 

こうしておけば、ピボットテーブルを使って、自由自在に集計ができます。

例と同じように作ることもできますし、

 

担当者別に集計することも、

 

レイアウトを変えることも可能です。

もちろん、簡単に表を作るケースもありますが、集計や分析をする場合は、この方が簡単です。

＜表計算＞にとらわれていると、こういうことを発想しにくくなります。
ピボットテーブルの敷居が高く感じられる一因でもあるのでしょうね。

 

 

＜表計算＞以外にできること

その他、＜表計算＞以外にできることには、次のようなものがあります。

視覚的に表現できるグラフ

グラフで表現することもかんたんにできます。

データベース的な機能

オートフィルターやVLOOKUP関数を使って、データベースとして使うこともできます。

データ加工

全角を半角に変える、半角を全角に変える、置換する、結合するなど、データの加工も関数でできます。

書類作成

書類作成というとWordを使うことが多いのですが、請求書、領収書など計算の必要がある書類、表がある書類はExcelで作った方が楽な場合もあります。
一から入力しなくても、データベースから顧客データを取り出すこともできます。

他のソフトとの連携

売上管理システム、会計ソフトなどからデータを取り出し、Excelで加工することもできますし、Excelのデータをそれらのシステムに取り込むことができます。
Excelを最大限に活用すればするほど、データを直に入力することがなくなります。

作業を自動化できるマクロ

上記のような作業を人間が一からやる必要はありません。
マクロを使えば、自動的に処理を終わらせることができます。

「Excelを＜表計算ソフト＞と言わない」というのは、Excelと使いこなす上での、私の小さなこだわりです(^_^)

＜表計算＞以外の部分も是非ご活用ください〜。

 

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【編集後記】

昨日は、4時に目が覚め、そのまま終日仕事。19時頃には眠くなり、19時半頃寝ちゃいました(^_^;)
今朝は2時に目が覚めています。
「時差ぼけ」かもしれません･･････。