昨日の夜、「Excel12倍セミナー［入門編］　平日コース」の第1回目を開催しました。
懇親会で質問があった事例が、他でもよく聞かれるものでしたのでご紹介します。

 

データのいらない部分を削除

たとえば、こういったデータをシステムからダウンロードしたり、ソフトから取り出したりするとします。
ときには、人が作ったデータということもあります。

このデータのうち、必要な部分は次の黄色い部分です。
他のいらない部分は削除する必要があります。
順序を並べ替えたいときもあるでしょう。

結果的にはこういうデータにすることを考えます。

 

 

考えられる方法

この事例の場合、考えられる方法は、「いらないデータ（列）を削除する」というものです。
列を選択して、削除していきます。
Ctrlキーを使って選択し、Ctrl＋［ｰ］を押すことにより多少は速く操作できますが、めんどくさいのは事実です。
列を並べ替えるとなるとさらに負担が増えます。

この作業を毎月やるとなると、時間のロスも非常に大きくなります。

マクロを書いて、ボタン一つで削除することもできますが、一般的ではありません。

 

 

実際にやっている方法

こういったケースは私も実際によく見かけます。
・Excelで作られたデータを会計ソフト用データに加工する
・給与データを年末調整ソフトに取り込むために加工する
・ネットバンクのデータを会計ソフト用に加工する
・販売システムのデータを使いやすいように加工する
・Web上からコピペしてきたデータを加工する

実際には、いちいち削除せずに、数式を使っています。

シート［元データ］がシステムからもってきたデータ、シート［加工データ］が加工後のデータです。

まず［加工データ］のセルA1に次のような数式を入れます。
”＝”を押して、マウスでシート［元データ］のセルA1をクリックすれば入力できます。

さらにセルB1にも数式を入力します。
ここで参照させるデータは必要なものだけです。

同様に他のセルにも数式を入れます。
「いらないものを削除」ではなく、「必要なもののみ持ってくる」と考えます。

 

こういう方法を選ぶ理由は、「しくみを作れる」からです。
1行目だけ数式を作っていれば、コピーして他の行も同様に加工できます。

新しいデータを入手したら、シート［元データ］貼り付けて、必要なだけ数式をコピーするだけで同様にデータが完成するのです。
（元データが100行なら、数式を100行コピーします。私はこの部分にマクロを入れています。行数をカウントしてその分だけコピーするというマクロです。）

「いらないデータを削除する」という操作を毎日、毎週、毎月、毎年やっている場合には、かなりの効率化となります。

 

Excel12倍セミナー［入門編］、次回は11/4（日）開催です。
11/4 経理・会計のためのExcel12倍セミナー【入門編】

 

 

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【編集後記】

最近、ユッケジャンクッパ風鍋にはまっています。
コチュジャンを買ってきて、ニンニク、とうがらし、鶏ガラスープ、たまご、野菜、肉、麺を入れます。
あったたまるし、おいしいです(^^)
コチュジャンをもっと安く大量に仕入れたいと思っています。