月刊経理ウーマン11月号に”書類等の「ペーパーレス化」を実現するための着眼点”という記事を書かせていただきました。

 

文章を書く効用

1つのコンテンツについて、まとまった文章を書くと、意外な気づきが得られることが多いです。
これは、私がブログを書いたり、記事の執筆の仕事をしたりする理由の1つといえます。
書籍だと、さらに分量が多くなりますので、書いた本人が得る効用も大きくなるわけです。
（とはいえ、書籍だと負担も大きいのですが）

ただ、ありきたりの内容を組み合わせても、それほど効用はありません。
考えに考え抜いた結果を、本気でつむぎあわせてこそ、意味があります。
1つ1つの書く仕事に全力で取り組むことが大事でしょうね。

 

 

記事の内容

今回の記事は、月刊経理ウーマン11月号に掲載されています。
（書店売りはされていません）
月刊経理ウーマンのご案内

現在、『税理士のひとりごと』というコーナーを連載させていただいている雑誌です。
今月号の連載は、この記事があるために休載でした。
原稿をおとしたわけではありません（笑）

経理関係の本ですので、経理分野のペーパーレスに注目しています。
・ペーパーレスのメリット
・法律によりスキャン保存ができない経理関係書類
・スキャン保存の具体的な方法
・紙を使わないペーパーレス
といった内容です。

 

 

紙で保存が必要な書類もデータ化する

今回、記事を書いていて気づいたことの1つは、「紙で保存が必要な書類もデータ化する」というものです。
私は昔からなんとなくこれをやっています。

 

スキャン保存には厳しい規定がある

紙の書類をデータにするには、スキャナーを使います。
スキャンすれば紙も減らせる、つまりペーパーレス化できるわけです。
しかし、経理関係の書類は、スキャンについて結構厳しい規定があります。

○スキャンして保存できないもの
・金額が3万円以上の契約書・領収書
・決算関係書類（決算書など）
・帳簿
※帳簿の場合は事前に申請してあり、要件を満たしたシステムであればデータ保存ができます。

○条件付きでスキャンして保存できるもの
・金額が3万円未満の契約書、領収書
・請求書、注文書など

この「条件」がやっかいで、改ざんができないようなシステムやタイムスタンプという作成日を証明するシステムが必要です。
タイムスタンプはお金もかかりますし、正直、現実的ではありません。iPhone等のスマホアプリでスキャン、スマホやデジカメで写真を撮ることも認められていないのです。

 

スキャンしてもいい

実際は上記の書類は紙で保存しておかなければいけないのですが、書類をあとで参照したいときもあるでしょう。
こういった場合にデータで保存されていると便利です。
PC内で検索して呼び出せば、紙の山、倉庫、段ボールから取り出す必要もありませんし、時間も短縮できます。

紙で保存しなければいけない書類は、紙で保存しておけばスキャンしてデータで持っていてもかまわないのです。
後で参照する請求書や契約書、そして決算書をデータで持っておくと便利な場合もあります。
手元にはデータで持っておいて紙の資料は段ボールにでも入れて、どこか奥の方にしまっておけばいいのです。

決算書をどこかへ提出するときに、ファイルを取り出して該当箇所をコピーするよりも、PCからプリントアウトした方が速いでしょう。
去年の決算書を見るときにも、ファイルを取り出すよりもPCでPDFファイルを見た方が便利です。

契約書もさっと見ることができると便利でしょうね。

もちろん、データが整理されており、検索で探し出せることが前提です。

ペーパーレス化は単に紙をなくすだけではなく、書類の検索性を高めることも目的といえます。

「紙をなくす」だけに着目すると、かえって非効率になりがちですし、どんな機器を使うか、データはどう整理するか、どんな書類をデータ化するかなど総合的に考えなければいけません。

 

以前、「領収書はいったんスキャンして、PC上で見ながらデータ入力する」という話を聞いたことがあります。
領収書自体は紙で保存しておけば、こういうこともできるのです。（もちろん、デュアルディスプレイでやってらっしゃいます）

 

 

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【編集後記】

昨日は書店で気になる分野、専門分野の本を10冊ほどまとめ買いしました。
専門分野は、知識の仕入というよりも視点の仕入という観点で読んでいます。
まあ、外れも多いですけどね(^^;)