経理業務における「入力は1回」の原則

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昨日,ある方と経理業務について,話す機会がありました。
聞くと,毎月の業務が大変だということでした。
詳しく話を聞いてみると,
「手書きの伝票を書いて,それを入力して~」と。
「あ,それですよね,大変な原因は」
と,私は答えました。

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手書きというよりも経理業務の原則から考えると,非効率だからです。

手書きの欠点

手書き自体の良さはありますが,経理業務に関しては,大きな欠点があります。
それは,再利用できないこと。
現金や伝票管理を手書きで行っていても,
最終的には,会計ソフトに入力する必要があります。
手書きで作った資料を,もう1度入力しなければいけません。

データの再利用

では,再利用できるようにするには,どうすればいいか?
・会計ソフトに直接入力する
・EXCELに入力する
という方法があります。
EXCELに入力すれば,それを加工して,会計ソフトに取り込むことができます。
逆に会計ソフトに入力したデータをEXCELに変換し,表やグラフを作ることも可能です。

「入力は1回」

私が考える
経理業務の原則は,「入力は1回」ということです。
入力は,手書き,PC入力のことをいいます。
伝票に手書き→会計ソフトへの入力では,2回になってしまいます。
また,会計ソフトに入力し,プリントアウトしたものを見ながら,EXCELで入力する場合も2回です。
PC内でも,
EXCELのあるファイルで毎日の売上を入力し,
別のファイルで再度お客様別の売上を入力すると,
入力は,2回になってしまいます。
一度入力したものを加工すれば,1回の入力で済みます。
他にも
・業務日報のデータを会計データに取り込む
・請求書のデータを会計データに取り込む
・預金のデータを会計データに取り込む
などの活用法があります。

「入力は1回」という原則をなぜ守るかというと,
入力は間違えるからです。
手書きでも数字の見間違いはあります。
例:0と6,1と7など。
PCの入力でも打ち間違いがあります。
その間違いの可能性を1回きりにとどめたいわけです。
入力は,定型の業務ですので,
できる限り省力化し,その先の業務に時間を割くべきです。
経営者自身が入力作業を行う場合は,なおさらですね。

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井ノ上 陽一
1972年生まれ。大阪生まれ宮崎育ち東京在住。 ひとりビジネスを、時間・お金の両面でサポート。 ・株式会社タイムコンサルティング代表取締役 ・MicrosoftMVP for Excel ・アイアンマン(スイム3.8km、バイク180.2km、ラン42.2km) ・著書に『ひとり社長の経理の基本』、『社長!「経理」がわからないと、あなたの会社潰れますよ』、『ひとり社長の経理の基本』,『そのまま使える経理&会計のためのExcel入門』ほか。 さらに詳細なプロフィールはこちら