・時間を加味したタスク管理

時間を加味したタスク管理を始めて、3週間ほどになります。
当初は、シゴタノ！の大橋さんのTaskshuteを使っていましたが、今は自分でオリジナルで作ったExcelファイルを使っています。
「時間を管理するなんて、疲れないか？」「ギスギスしないか？」と思われる方も多いかもしれません。
実際は、その逆です。
非常に楽になりました。
自分の時間がうまくコントロールできている感じです。
当然、まだまだ試行錯誤の状態ですが、今の時点で、どういう考え方でやっているかをまとめてみました。
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【今日のテーマ】
時間を加味したタスク管理
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時間の記録
税理士として最も声を大にして言いたいことの１つは、「お金の出し入れをタイムリーに記録すべき」ということです。
「タイムリーに」というのは、できれば毎日、少なくとも毎月を推奨しています。
これを記録しないことには、決算書も作成できませんし、税金の計算もできません。
ましてや経営に活かすことなど、到底無理です。

この「記録」が最も基本的かつ、重要なことなのです。

しかし、「年に1回、まとめて処理すればいいのではないか？」という声もあります。
様々な問題を生じますが、年1回まとめて処理することはできます。
なぜならば、レシートや領収書、預金通帳があるからです。

最悪、それらを処理すれば、まとめて過去のものを処理することができます。

つまり、お金は、記録をしてくれるものがあるのです。

一方、お金と並び称される時間はどうでしょうか？
時間を記録してくれているものはありません。
レシートもないですし、通帳もないのです。
だから、自分で記録しないことには、管理できないのです。

時間管理のメリット
時間を加味したタスク管理をしているメリットの1つは、自分がやると決めたタスクをその日に完了できるかが分かることです。

通常のタスク管理は、タスクを書き出して、それに優先順位をつけて実行します。

しかし、実行してみると、意外と時間がかかり、結局、やりきれず先送りにすることが多いでしょう。

 

人間は、自分ができることを過小評価する傾向にあるそうです。

ドラッカーの言葉にも「一つの仕事に必要な時間を過小評価する」というものがあります。
そこで、それぞれのタスクにかかる時間を見積もって、それを合計すれば、その日に完了するかどうかが分かるのです。

例えば、私が今朝10:38時点でやるべきタスクを入力すると、終了予測時間は、「0:45」となりました。
これは移動時間、食事なども含めての時間です。

みっちりやって、予定通り進めば、0:45には終わるわけですが、そんなに計画通りに行きませんし、その時間までタスクをこなす生活も嫌です。
そのため、やるべきタスクを減らしました。

今ブログを書いている時点では、21:35にやるべきと決めたことが終わる予定です。
まだ慣れていないので、多めに見積もってデータ収集しています。

見積もり時間はこれまでの実績から予測して入れています。
その時間を正確に出すのが難しいところですが、この管理手法を続けているうちに、自分があるタスクをこなすのに必要な時間が分かってきます。
お金を管理していると、何にどのくらいのお金がかかるかを把握できるのと同じです。

 

システムの内容
一連の流れは次の通りです。
画面は私が作ったタスク管理ソフトです。

1　タスクの入力
朝　、やるべきタスクを見積もり時間とともに入力し、終了予定時間をチェックします。
例えば、今日の11:00からの打ち合わせは、多めに見て、180分（3時間）と見積もりました。
もともとクライアントとの打ち合わせは、多く見積もるようにしています。
早く終われば、別のタスクをすればいいですしね。

ここからはオリジナルの要素も入れています。
終了時刻を入れると、タスクを赤字に変え、取消線を入れ、「Completed！」と自動的に入るマクロを作りました。
タスク完了の達成感を増強するためです。

繰り返しのタスクは、左から3つめの欄に「d」（daily）と入れておけば、完了したときに、次の日のタスクとしてコピーされます。
並べ替えのショートカットキー（自分で作ったもの）を押せば、日付順に並べ変わります。

3　リストにないタスクを思いついたとき
もし、リストにないタスクを思いついたときは、すぐに行動します。
「行動」とは、メモ又はタスクの実行です。
極力メモして、翌日以降に行うようにしています。

その日にすぐやらなければいけないタスクをなくすのが、タスク管理の目的の1つです。
だからこそ、緊急の案件が入っても対応できます。
これを管理していないと、緊急の案件を入れてもいいものか判断がつきません。
結果、長時間労働やタスクの実行し忘れの原因になってしまいます。

 

この仕組みは、冒頭でご紹介したTaskShuteの手法です。
もしご興味がある方はこちらからダウンロードしてみてください。
http://cyblog.jp/modules/mydownloads/viewcat.php?cid=1%22

正直、一朝一夕には身につかないものですが、根気強くやれば、効果があるものだと思っています。
私が作ったものは、マクロを日々修正しつつ、改善を加えています。

 

 

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【関連記事】
・仕事の所要時間の記録
・出発時間の管理
【仕事術】時間家計簿を作る

【編集後記】
昨日、皇居を3周、15km走ってきました。
さすがに足が痛いです(^_^;)
最近は心拍計をつけています。
長い距離を走るときは160を超えないようにすると、安定したペースで走れます。
負荷をかけるときは、すこし超えるくらいの心拍数で走ります。
なんとなくの感覚や、タイムよりも、かなり信憑性がある数字です。
やっぱり数字を計測することは重要ですね。