整理術というと、ITやデジタルが注目されますが、アナログの整理術も重要です。
私はアナログの方の整理術は苦手なので、苦手なりに工夫しています。

捨てて減らす

データの整理はできますが、紙の整理は苦手です。

めんどくさいですし、すぐに見当たらなくなるし、やぶれるし、くしゃくしゃになるし、苦手と言うより嫌いです。

小さいころからずっとできません(^_^;)
そのため、基本的に紙は捨てます。
容赦なく捨てます(^_^)

「整理が苦手なら、整理する対象を減らせばいい」という考えです。

 

通常、デスク上に紙を置くのはこのスタンドのみにしています。
自社の領収書や打ち合わせ前にプリントアウトした書類、郵送する書類などを一時的に置く場所です。

紙の置き場をあえて限定することで、紙を捨てることを徹底するという意味もあります。

 

 

「書類を重ねない」を守る

整理術系の多くの本に書かれているとおり、「書類を重ねない」のは必須です。

前述したスタンドの他に、お客様からお預かりした書類や契約書等は、キャビネットにハンギングフォルダーで保管してあります。

今の時期は、1年を通しても最も紙が多くなります。
法人のお客様で資料をお預かりするケースはほとんどありませんが、個人のお客様（確定申告）の場合はお預かりするケースが多いからです。

 

 

スキャンして紙を減らす

保管すべき書類は、スキャンしています。（領収書等を除く）

ただ、あくまで「捨てる」という判断が先です。
「後で読む」「念のため」「とりあえず」というスキャンはしないようにしています。

PCのデータ容量に余裕があるとはいえ、なんでもかんでもスキャンしていると、データを探しにくくなります。
使わないものは使わないし、読まないものは読まないですしね。

紙をスキャンするだけではなく、プリントアウトせずに書類を保管することもしています。
PC内でPDFファイルを作成し、保管する方法です。
税務申告書や決算書はこのパターンになります。

・PDFファイルを作成する方法 | EX-IT
ExcelやWordで作ったものはそのまま保管すれば済みます。

お客様別の紙のファイルは存在せず、すべてデータにしています。

紙だと安心ですけど、保管場所が必要というデメリットがあります。
ITを併用すれば、「手狭」という言葉はなくなる気がします。
職場の方針や事業の種類により、なかなか紙を減らせないケースもあるでしょうけど、紙がなくなるとスッキリするのでおすすめです。

バックアップやファイル名の整備という課題はありますけどね。

 

 

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【編集後記】
来週のピボットテーブル勉強会、おかげさまで満席となりました(^_^)
この1週間で、きっちり準備の仕上げをしていきます。

 

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