・締切ぎりぎりの仕事をしないための3つの工夫

仕事には締切があるものがほとんどです。
締切ぎりぎりに仕事をすると、焦るし、精神的、肉体的な負担も増えます。
締切前に余裕を持って仕事を終わらせるのはなかなか難しいところです。

私なりの工夫をまとめてみました。

1 締切に関して、嫌な思い・いい思いをしたことを思い出す

締切ぎりぎりの仕事をさけるには、次のようなことを思い出すといい気がします。

・締切ぎりぎりの仕事をしたため、焦ってミスをして「嫌な思い」をした

・締切ぎりぎりの仕事をしたため、楽しみにしていた予定をキャンセル・先延ばしにして「嫌な思い」をした
・締切ぎりぎりの仕事をしたため、無理をして体調をこわして「嫌な思い」をした

・締切ぎりぎりの仕事をしていなかったため、お客様からの急な案件に対応できて「いい思い」をした
・締切ぎりぎりの仕事をしていなかったため、仕事の質を高めることができて「いい思い」をした
・締切ぎりぎりの仕事をしていなかったため、新規の仕事を受けることができて「いい思い」をした

私は特に「いい思い」をしたことを思い出すことで、仕事を前倒しにする原動力にしています(^_^)

現に昨日は急な案件(ご紹介)が入りましたが、面談することができました。

2 締切を把握し、時間を厳しく見積もる

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私のここ1ヶ月ほどの締切の一部を挙げてみました。

1/30(月)ピボットテーブル勉強会開催
1/31(火)納税通信原稿第3回締切
償却資産申告書、給与支払報告書、法定調書合計表など税務書類提出締切
2/1(水) 法人のお客様(2月末申告期限)申告書作成締切
2/2(木) 経理ウーマン原稿4月号締切
2/4(土) 不動産投資の税務相談2件 不動産投資の税務相談会参加
2/6(月) 不動産投資の税務相談
2/7(火)  法人のお客様資料作成締切
個人のお客様納税額通知締切
納税通信原稿第4回締切
2/13(月) 税務弘報原稿締切
2/14(火) 納税通信原稿第5回締切
2/16(水) 法人のお客様資料作成締切 個人のお客様確定申告書作成締切
2/19(日) 経理&会計のためのExcelマクロセミナー開催

様々な締切には次のような3つの種類があると思います。

(1) 指定された締切

まずは、法的に指定された締切(税務申告書の提出期限)です。
この期限ぎりぎりに仕事をすることはほぼありません。
法人だったら決算月の末日の2ヶ月後、個人だったら3月15日が締切となります。

また、原稿の締切も「指定された」ものです。
遅れると信頼関係の崩壊にもつながりますので絶対厳守です。
早めに出すことで先方が楽になりますので、できるだけ早く出すようにしています。
早く提出しても品質が低いと意味がありませんので、その兼ね合いは難しいところです。

(2) イベントに関する締切

お客様との打ち合わせ、セミナーなどイベントに関する締切です。
これらのイベントまでに仕上げなければいけないタスクが生じます。

(3) 宣言した締切

指定もなく、イベントもないもので、私が「○日までに」と宣言した締切です。
個人のお客様の確定申告を仕上げて納税額をお知らせする、依頼された仕事を仕上げる(メール等で連絡)場合があります。

締切を分析し、締切が明らかな仕事は優先的にこなしていくのが秘訣の1つでしょうね。
さらに「仕事にかかる時間」が明らかでないものから優先的にやるようにしています。
時間の見積もりが甘いと、締切ぎりぎりになってしまうからです。
「仕事にかかる時間」は厳しめに見積もるようにしています。

自分で締切を作り、厳格に守る

とはいえ、
「締切間際の追い込んだ方が、成果が出る」
という意見もあるでしょう。

私もそう思います。
何も締切がないより締切があった方が、やる気もでますし、力も発揮できる気がします。

しかし、何も本物の締切でそれをやらなくてもいいのです。
自分が作った締切をすべての仕事に設定し、プレッシャーをかければ、人為的に締切間際という状況を作り出すことができます。
上記の(2)と(3)は、こちらから指定してあえて締切を作っているものです。

決算・申告の打ち合わせは、終わってから連絡するのではなく、先に報告の打ち合わせ(締切)を決めてしまいます。

自分で締切を設定し、厳格に守り、締切間際の力に可能な限り近いものを常に発揮するのが理想でしょうね。

この締切を設定するのがタスク管理だと思います。
「自分が決めたから、別に守らなくてもいい」という気持ちを捨て、自分に厳格にならなければいけません。

クレイトン・クリステンセンが語った
”自分のルールを100%守ることのほうが98%守るよりもたやすい”
を心に刻んでいます。
まだまだ自分に甘いところはありますけどね・・・・・・。

・『プロフェッショナル人生論』ー自分のルールを例外なく守るー | EX-IT

・その日にしなければいけないタスクをなくす | EX-IT

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【編集後記】
昨日、「宅麺」を初めて食べてみました。
「宅麺」とは、名店の味をそのままにラーメンを届けてくれるサービスです。
スープやチャーシューは冷凍保存されています。
昨日食べたのは、宮崎の「ラーメンマン」と富山の「富山ブラック麺家いろは」。
他にもつけ麺や味噌ラーメンを買ったので、楽しみです(^_^)
http://www.takumen.com/

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