マクロが「ルーティン業務」と相性がいい理由ーサンプルデータ・マクロつきー

「マクロ」は、どういうときに役に立つのでしょうか?
かんたんな事例とサンプルを使って解説いたします。
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マクロが役に立つとき

マクロが役に立つケースのうちの1つは、「繰り返す業務」です。
Excelで1行目から10行目のデータを別々のシートにコピーする場合、手作業だと同じ操作を10回繰り返さなければいけません。

これを人に依頼するときには、どうやって依頼しますか?
「1行目から10行目のデータを別々のシートにコピーしておいて」
と頼むはずです。

”言うは易し行うは難し”というように、作業を実際にやる側は大変です。

マクロを使えば、言うだけ言って、あとはPCにやってもらうことができます。

 

マクロでは、人に頼むのと同じように、

”1行目から10行目までのデータを別々のシートにコピーしてください”

というプログラムを書きます。

人間は依頼のみを考えればいいのです。

そのためマクロは、「繰り返しの業務」、つまり「ルーティン業務」と相性がいいのです。

 

データの数を数えてもらう

上記の例では、1行目から10行目のデータに関する依頼でした。
このデータが、20行目まで増えたとしましょう。
すると、

”1行目から10行目までのデータを別々のシートにコピーしてください”

というプログラムを

”1行目から20行目までのデータを別々のシートにコピーしてください”

と変えなければいけません。

もちろん、その都度人間がデータの数を確認してプログラムを変えてもいいのですが、マクロでは、それすらも自動化することができます。

”1行目から10行目までのデータを別々のシートにコピーしてください”

というプログラムを

”1 データの数(A)を数えてください。
”2 1行目からA行目までのデータを別々のシートにコピーしてください”

と変えるわけです。

これから、データが増えても自動的に数えてくれます。
人間はデータを準備して、マクロを実行するのみです。

準備するデータは、
・会計データ
・売上データ
・顧客データ
・社員データ
など多岐にわたります。

一度マクロを作成させれば、データを入れ替えるだけで毎日、毎週、毎月、毎年といった繰り返しの業務にお金(人手)と時間はいりません。
これが日常の業務で私がやっていることです(^_^)

マクロがなければ、マラソンもトライアスロンも、毎日のブログ更新、メルマガ配信もできないでしょうね。

 

サンプルを作ってみました。

実際にサンプルを作ってみました。
こちらからダウンロードできます。

EX-ITマクロサンプル20120302

①ダウンロードしたファイルを開くときにマクロを有効にしてください。
②次のような画面になりますので、[実行]をクリックしてみてください。
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③上記で解説したように、データの数をカウントして、その数だけシートを作り、数値をコピーします。

この場合は、1から10行目です。
シート名はコピーした数値と同じものになります。
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④シート「data」に戻って、データの数を増やしてみてください。
入れるデータは数字でも文字でも、アルファベットでも何でもいいです。
例えば20まで増やしてみます。
(今あるシートはいったん削除されます)
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⑤実行すると、こうなります。1から20までのシートができます。
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100に増やしても、10000に増やしても同じことができるのがマクロの魅力です。

これを仕事量と考えてみてください(^_^)

 

⑥例として都道府県を入れてみても面白いでしょう。
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このように沖縄県までシートができ、データが入力されます。
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サンプルの状態だと単なる遊びですが、これを応用すると、請求書、領収書、送付状、給与明細、経費明細などさまざまなものが作れます。

 

ご興味があれば、入門セミナーをご利用ください。
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【マクロに関する参考記事】

 

 





【編集後記】
東京マラソンでの体へのダメージは昨日でほぼなくなりました。
今日くらいからトレーニングを再開します。
当面の難関は、4/1のトレイルラン30kmです。(山の中を走ります)