マクロが「ルーティン業務」と相性がいい理由ーサンプルデータ・マクロつきー

「マクロ」は、どういうときに役に立つのでしょうか?
かんたんな事例とサンプルを使って解説いたします。
スクリーンショット 2012 03 02 9 12 27

マクロが役に立つとき

マクロが役に立つケースのうちの1つは、「繰り返す業務」です。
Excelで1行目から10行目のデータを別々のシートにコピーする場合、手作業だと同じ操作を10回繰り返さなければいけません。

これを人に依頼するときには、どうやって依頼しますか?
「1行目から10行目のデータを別々のシートにコピーしておいて」
と頼むはずです。

”言うは易し行うは難し”というように、作業を実際にやる側は大変です。

マクロを使えば、言うだけ言って、あとはPCにやってもらうことができます。

マクロでは、人に頼むのと同じように、

”1行目から10行目までのデータを別々のシートにコピーしてください”

というプログラムを書きます。

人間は依頼のみを考えればいいのです。

そのためマクロは、「繰り返しの業務」、つまり「ルーティン業務」と相性がいいのです。


■スポンサードリンク
------※この記事は、投稿日現在の状況、心境、法律に基づいて書いています。---------

■スポンサードリンク


データの数を数えてもらう

上記の例では、1行目から10行目のデータに関する依頼でした。
このデータが、20行目まで増えたとしましょう。
すると、

”1行目から10行目までのデータを別々のシートにコピーしてください”

というプログラムを

”1行目から20行目までのデータを別々のシートにコピーしてください”

と変えなければいけません。

もちろん、その都度人間がデータの数を確認してプログラムを変えてもいいのですが、マクロでは、それすらも自動化することができます。

”1行目から10行目までのデータを別々のシートにコピーしてください”

というプログラムを

”1 データの数(A)を数えてください。
”2 1行目からA行目までのデータを別々のシートにコピーしてください”

と変えるわけです。

■スポンサードリンク

これから、データが増えても自動的に数えてくれます。
人間はデータを準備して、マクロを実行するのみです。

準備するデータは、
・会計データ
・売上データ
・顧客データ
・社員データ
など多岐にわたります。

一度マクロを作成させれば、データを入れ替えるだけで毎日、毎週、毎月、毎年といった繰り返しの業務にお金(人手)と時間はいりません。
これが日常の業務で私がやっていることです(^_^)

マクロがなければ、マラソンもトライアスロンも、毎日のブログ更新、メルマガ配信もできないでしょうね。

サンプルを作ってみました。

実際にサンプルを作ってみました。
こちらからダウンロードできます。

EX-ITマクロサンプル20120302

①ダウンロードしたファイルを開くときにマクロを有効にしてください。
②次のような画面になりますので、[実行]をクリックしてみてください。
スクリーンショット 2012 03 02 9 01 59

③上記で解説したように、データの数をカウントして、その数だけシートを作り、数値をコピーします。

この場合は、1から10行目です。
シート名はコピーした数値と同じものになります。
スクリーンショット 2012 03 02 9 06 00

④シート「data」に戻って、データの数を増やしてみてください。
入れるデータは数字でも文字でも、アルファベットでも何でもいいです。
例えば20まで増やしてみます。
(今あるシートはいったん削除されます)
スクリーンショット 2012 03 02 9 07 50

⑤実行すると、こうなります。1から20までのシートができます。
スクリーンショット 2012 03 02 9 09 26

100に増やしても、10000に増やしても同じことができるのがマクロの魅力です。

これを仕事量と考えてみてください(^_^)

⑥例として都道府県を入れてみても面白いでしょう。
スクリーンショット 2012 03 02 9 12 09
このように沖縄県までシートができ、データが入力されます。
スクリーンショット 2012 03 02 9 12 27

サンプルの状態だと単なる遊びですが、これを応用すると、請求書、領収書、送付状、給与明細、経費明細などさまざまなものが作れます。

ご興味があれば、入門セミナーをご利用ください。
3/18経理&会計のためのExcelマクロ入門セミナー

【マクロに関する参考記事】





■スポンサードリンク
【編集後記】
東京マラソンでの体へのダメージは昨日でほぼなくなりました。
今日くらいからトレーニングを再開します。
当面の難関は、4/1のトレイルラン30kmです。(山の中を走ります)




■スポンサードリンク


■ブログEX-ITの購読 →feedlyを使って無料で読む
→Twtterで読む
Facebookで読む

1日1新 Instagram
井ノ上陽一のVALU
■著書
ひとり税理士のIT仕事術―ITに強くなれば、ひとり税理士の真価を発揮できる!!
フリーランスとひとり社長のための 経理をエクセルでトコトン楽にする本
新版 ひとり社長の経理の基本
毎日定時で帰っても給料が上がる時間のつかい方をお金のプロに聞いてみた!
『ひとり税理士の仕事術』
『フリーランスのための一生仕事に困らない本』
『社長!「経理」がわからないと、あなたの会社潰れますよ』
『そのまま使える経理&会計のためのExcel入門』
###