Excelによる推移表の作り方

土曜日に、経理アウトプット1級認定講座の講師をつとめました。
2010年12月3日に初開催して以来、5回目の開催です。
(シリーズものではなく、単独の開催)
今日は、毎回アンケートの中で注目度が高い推移表について解説いたします。

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推移表の位置づけ

推移表とは、月々の数値を一覧で表示し、比較・検証ができる表です。

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数値の推移を見ることにより、異常値(大きく増減している数値)を見つけることもできます。
入力ミスも判明しますので、会計データのチェックにも使います。

会計ソフトの推移表

会計ソフトからプリントアウトした推移表は、一般的に見づらいものが多いです。
勘定科目数が多くなると、A4用紙1枚に収まらないこともあります。
(会計ソフトによっては、調整できるものもあります)
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Excelで推移表を作る方法

そこで、推移表をExcelで加工します。
Excelなら大きさを調整してA4用紙1枚におさめることもできますし、重要な部分に色をつけたりすることもできます。
必要のない科目、数値の小さい科目の数値を表示させないこともできます。

スクリーンショット 2012 04 16 20 46 02

その他、予測値を入力して決算予測(決算時の数値を予測し、今後の方針を決める。決算時の数値により納税額を予測し、節税策を練る)にも使えます。
このExcelでの推移表を作るには、次の3つのレベルがあります。
レベル1 会計ソフトから推移表をプリントアウトし、Excelのフォーマットに入力する
レベル2 会計ソフトから推移表データをExcelにうつし、加工する(不要部分の削除、罫線の追加等)
レベル3 会計ソフトから推移表データをExcelにうつし、テンプレートに貼り付けて数式で連動させる

このうち、レベル3の数式連動が、最も楽で、速く、ミスが少ない方法です。
レベル1やレベル2の方法だとミスの可能性が非常に高くなります。
レベル3であれば、テンプレート(ひな形)をあらかじめ作っておけば、簡単に処理できます。
1つ作れば、毎月、毎年使うことができますし、複数の会社で使うことも可能です。


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------※この記事は、投稿日現在の状況、心境、法律に基づいて書いています。---------

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レベル3の作り方は、後日ブログでご紹介します。

この事例は、私の書籍でも取り上げており、テンプレートファイルをダウンロードできます。





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【編集後記】
おかげさまで、1冊目の『そのまま使える経理&会計のためのExcel入門』が2回目の重版となりました。
ご購入いただいた皆様、ご支援いただいた皆様、ありがとうございます!




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