会計ソフトの推移表データをExcelで楽に加工するしくみの作り方

会計ソフトのデータをExcelで加工するには、いろんな方法があります。
私が使っているのは、会計ソフトのデータをExcelに貼り付けて、VLOOKUP関数で連動させる方法です。
毎月、会計ソフトのデータを貼り付けるだけで資料が完成します。
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会計ソフトのデータを連動させる

次のようなしくみのExcelファイルを事前に作っておきます。
赤い部分が、Excelの資料です。画面上やプリントアウトした資料で業績の確認や意思決定ができます。
青い部分が、会計ソフトの推移表(月次推移表、年間推移表など)データを貼り付けたものです。毎月、このデータを最新のものにしていきます。
複数の会社がある場合は、このファイルを複製すれば同じように作れますし、異なる会計ソフトを使っている場合も、テンプレートを加工すれば、使えるようになります。
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VLOOKUP関数を使う

例えば、セルB2に次のような数式を入れると、4月の[売上高]が表示されます。
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[売上高]を検索し、もし[売上高]があったら、左から2列目の数値「23,730,235」を表示させます。
数式の最後にある「false」は、「完全に一致したものを探す」という指示です。
これが「true」だと、似たようなものも探し出してしまいます。数値を表示させるので、似たようなものだと当然困りますので、ここでは「false」にします。

ポイントは、Excelの資料(赤い部分)の一番左の列にある[勘定科目名]と会計ソフトのデータの一番左の列にある[勘定科目名]を一致させることです。
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例えば、次のように、[売上高]と[売上]で一致していない場合は、エラー「#N/A」が表示されてしまいます。
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コピーしても正しく表示させるために

上記の数式を全体にコピーすれば、推移表が完成するはずです。
下に1つコピーすれば、次のように[売上原価]が表示されます。
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右(他の月)へコピーするには、数式をあらかじめ次のように変えておきましょう。
右へコピーすると、セルA2の指定もずれてしまうので、「$A2」と変更します。(「A2」の位置でF4キーを3回押すと切り替わります)
さらに範囲の指定を「A:B」から「A:M」へ変更し、F4キーを押して、「$A:$M」と変更します。
12ヶ月ありますので、あらかじめ、12個(M列まで)指定しておくのです。
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しかし、この数式を右へコピーすると、次のように表示されてしまいます。
これは会計データの数値(下の画面)の[売上高]の2列目(B列)が表示されているのです。
数式をそのままコピーしているので、列を示す「2」もそのまま「2」になっています。(画像のオレンジの部分)
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この「2」を「3」に変更すれば、正しく5月の[売上高」である29,370,928が表示されます。
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12ヶ月分、同じように修正すればいいのですが、ちょっとめんどくさいです。
これを解決する方法は2つあります。

① 列番号を入力
Excelの資料の上部又は下部に列番号を入力します。
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この列番号を数式内で参照すれば、コピーしても正しく表示されます。
(1行目という指定を固定したいので、「B$1」と指定します。そうしないと下へコピーした場合に参照がずれてしまうからです)

列番号を入力したセルは、印刷範囲外にしておけばいいでしょう。

② COLUMN関数を使う
COLUMN関数は、列番号を表示できる関数です。
「=COLUMN(B1)」とすれば、「2」が表示されます。
VLOOKUP関数内の、列番号を列に応じて変えることができるのです。
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右へコピーすると、その都度、列の位置を読み取ってくれます。
例えば、D列だと、列番号は「4」なので、6月の数値が表示されます。
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以上のようなテンプレート(しくみ)を作っておけば、推移表を作るのが楽になります。
会計ソフトからプリントアウトした資料を見ながら入力する、入力したものをチェックするといったことを一生やらなくてよくなります。

※弥生会計の場合の注意点

1 会計データをExcelへ変換(推移表を表示させて「Excel」ボタンを押す)した後、次のようなデータとなります。
赤い部分は必要ありませんが、削除しなくても大丈夫です。
勘定科目が、A列にさえあれば、A列のどの位置にあってもVLOOKUP関数が探してくれるからです。
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2 ただし、「上半期残高(合計)」を削除してから、テンプレートに貼り付けてください。
これがあると、7ヶ月以降の数式が1つずれてしまいます。
テンプレートに貼り付けてから、削除した場合もエラーが出ます。
必ず、貼り付け前に削除するようにしましょう。

これが毎回めんどくさいです。
弥生さん、Excelへ変換する際に「上半期残高」「下半期残高」の有無を選択できるようにしてください(^_^)





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【編集後記】
昨日は終日お客様訪問でした。
3月決算なので、決算処理をみっちり1日間行いました。
今のところ、順調に準備は進んでいます(^_^)

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