・Suicaによる交通費の精算 その1 (カードの読み取り)

2010年2月4日

税理士であっても，めんどくさい業務は嫌いです
毎月の月次決算の中でめんどくさいものと言えば，交通費精算。
電車でいつ，どこからどこに移動し，いくらかかったか・・・・
これを思い出しながら精算書を作るのはめんどくさいです。
その都度つけておけばいいかもしれませんが，通常は月に1回，スケジュールを見て思い出しながら作っているのではないでしょうか？
私自身が行っている交通費精算の方法は，次のようなものです。

交通費を経費で落とすには
交通費は，通常，領収書（レシート）が発行されません。
そのため，交通費を使った明細を作成する必要があります。
明細には，日付，金額，路線，利用駅，業務の内容などを記載します。
どの程度記載するかは，会社内部のルールにもよります。
Suica
交通費精算には，Suicaを使います。
地域によって呼び名は異なりますし，都内でも私鉄で発行されたものはPasmoという名称ですが，総称してSuicaとします。
Suicaには，携帯電話で使うモバイルSuica，通常のSuicaカードがあります。
利用履歴を見る
Suicaの利用履歴を見るには，次の4つの方法があります。
1　駅の券売機で利用履歴を発行する（カード）
私はやったことがありませんが，利用履歴を駅の券売機で発行することができます。

2　携帯電話のアプリで見る（モバイル）
アプリを起動させると最大50件まで確認できます。
3　インターネットのサイトで見る（モバイル）
私が行っているのがこの方法です。

最大50件までの履歴を見ることができます。

ただ，このサイトは，IE（インターネットエクスプローラー）にしか対応していません。
通常，Firefoxを使っている私には不便です・・。
Macユーザーは使えないってことになってしまいます。（Windowsを載せれば可）
4　カードリーダライタで読み取る（カード，モバイル）
カードリーダライタにカードや携帯電話をかざすと，その履歴を見ることができます。
こちらは最大20件までです。

カードリーダライタは，e-TAXにも使えるこの機種を持っています。

SONY 非接触 ICカードリーダ/ライタ USB 対応 パソリ RC-S330/ソニー

\2,680

Amazon.co.jp

　最大20件ってところが不便ですね。
それでも，この方法ならカードのSuicaでも利用履歴を見ることができますし，チャージも別サイト（Suicaインターネットサービス）を活用すればできます。
上記3及び4の利点は，履歴をデータで保存できることです。
Excelで加工や集計ができます。
こちらについては，明日の記事でアップします。
チャージ料金で経費に落とす？
Suicaをチャージしたときの金額で経費に落としてはダメなのか？ということをよく聞かれます。
私は，証拠能力が低いため，別途明細が必要という考えです。
Suicaを使って，雑誌，食べ物その他のものを買うことができます。
一括で1万円チャージして，それがすべて経費と証明するのは難しいでしょうね。
交通費専用のSuica，事業専用のSuicaを明確に分けていれば可能かもしれませんが。
私は，食材をSuicaで結構買いますので，絶対に明細が必要になります・・・。

 

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

【編集後記】
昨日，税理士法人（大規模）に勤める方とお会いしました。
友人の紹介です。
話を聞くと，いろいろな面で大変だなぁ・・・と思うと同時に，当事務所のようなタイプの税理士事務所とは目指す方向性が違い，それぞれで棲み分けができていると感じました。
その目指す方向が中途半端だと，提供するサービスも中途半端になりますしね。