・Suicaによる交通費の精算 その1 (カードの読み取り)

税理士であっても,めんどくさい業務は嫌いです
毎月の月次決算の中でめんどくさいものと言えば,交通費精算。
電車でいつ,どこからどこに移動し,いくらかかったか・・・・
これを思い出しながら精算書を作るのはめんどくさいです。
その都度つけておけばいいかもしれませんが,通常は月に1回,スケジュールを見て思い出しながら作っているのではないでしょうか?
私自身が行っている交通費精算の方法は,次のようなものです。
EX-IT|

交通費を経費で落とすには
交通費は,通常,領収書(レシート)が発行されません。
そのため,交通費を使った明細を作成する必要があります。
明細には,日付,金額,路線,利用駅,業務の内容などを記載します。
どの程度記載するかは,会社内部のルールにもよります。
Suica
交通費精算には,Suicaを使います。
地域によって呼び名は異なりますし,都内でも私鉄で発行されたものはPasmoという名称ですが,総称してSuicaとします。
Suicaには,携帯電話で使うモバイルSuica,通常のSuicaカードがあります。
利用履歴を見る
Suicaの利用履歴を見るには,次の4つの方法があります。
1 駅の券売機で利用履歴を発行する(カード)
私はやったことがありませんが,利用履歴を駅の券売機で発行することができます。

2 携帯電話のアプリで見る(モバイル)
アプリを起動させると最大50件まで確認できます。
3 インターネットのサイトで見る(モバイル)
私が行っているのがこの方法です。

最大50件までの履歴を見ることができます。
EX-IT|
ただ,このサイトは,IE(インターネットエクスプローラー)にしか対応していません。
通常,Firefoxを使っている私には不便です・・。
Macユーザーは使えないってことになってしまいます。(Windowsを載せれば可)
4 カードリーダライタで読み取る(カード,モバイル)
カードリーダライタにカードや携帯電話をかざすと,その履歴を見ることができます。
こちらは最大20件までです。
EX-IT|
カードリーダライタは,e-TAXにも使えるこの機種を持っています。

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 最大20件ってところが不便ですね。
それでも,この方法ならカードのSuicaでも利用履歴を見ることができますし,チャージも別サイト(Suicaインターネットサービス)を活用すればできます。
上記3及び4の利点は,履歴をデータで保存できることです。
Excelで加工や集計ができます。
こちらについては,明日の記事でアップします。
チャージ料金で経費に落とす?
Suicaをチャージしたときの金額で経費に落としてはダメなのか?ということをよく聞かれます。
私は,証拠能力が低いため,別途明細が必要という考えです。
Suicaを使って,雑誌,食べ物その他のものを買うことができます。
一括で1万円チャージして,それがすべて経費と証明するのは難しいでしょうね。
交通費専用のSuica,事業専用のSuicaを明確に分けていれば可能かもしれませんが。
私は,食材をSuicaで結構買いますので,絶対に明細が必要になります・・・。

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【編集後記】
昨日,税理士法人(大規模)に勤める方とお会いしました。
友人の紹介です。
話を聞くと,いろいろな面で大変だなぁ・・・と思うと同時に,当事務所のようなタイプの税理士事務所とは目指す方向性が違い,それぞれで棲み分けができていると感じました。
その目指す方向が中途半端だと,提供するサービスも中途半端になりますしね。




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井ノ上陽一のVALU
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