・「紙」を整理するための7つの対策

所得税の確定申告は,3月15日が提出期限です。
それに向けて税理士事務所は確定申告業務に取り組みます。
当事務所では,ようやく一山を越えました。
税理士事務所は,もともと紙が多いイメージがありますが,私は極力紙を減らすようにしています。
この確定申告時期は,資料をお預かりしたり,資料を作成したりで通常よりもさらに紙の量が多くなります。
私はこの「紙」を整理するのが苦手です。
紛失したり,探すのに時間かかったりしてしまうため,いくつか対策を練っています。
その対策とは,次の7つです。

1 捨てる

 いらないものは即捨てます。
 「紙」を捨てる際は個人情報等もありますので,ゴミ箱にポイッ!というわけにはいきません。
 そのため私は文書回収ボックスを利用しています。
 これは段ボールにいれた「紙」を定期的に回収してもらい,溶解処理をするシステムです。
 私が利用しているのは特殊なサービスですが,一般的には,クロネコヤマトが運営するサービスがあります。
 http://www.kuronekoyamato.co.jp/recycle/recycle_b.html
 回収に料金がかかりますが,シュレッダー購入代,設置スペース,シュレッダーをする時間・手間を考えると安いものです。

2 ファイリング

 基本的に「紙」はクリアファイルに入れて保管しています。
 その際に,表紙を作成するのがポイントです。
 何が入っているファイルかを一目で分かるようにするためのものであり, 私は字があまりうまくないので,Excelで作って印刷しています。
 これは事務所の経理のファイルです。 
EX-IT|
3 裏紙を使わない
 独立以来,裏紙を使わないようにしています。
 その理由は,
 ・裏紙にすべきもの,すべきでないものを分ける手間・時間がもったいない
 ・裏紙の内容に気を取られる場合がある
 ・裏紙を保管しておくスペースが必要
 ・これは裏紙,これは白紙で出力するという選択や用紙の入れ替えの手間をなくす
 ・プリンタがつまったりすることを防ぐ
 というものです。
4 割付印刷,両面印刷
 3の代わりに,割付印刷(1枚に2ページ~4ページ印刷),両面印刷を多用しています。
5 プリントアウトしない
 プリントアウトする必要がないものは,極力プリントアウトしません。
 確定申告書の事務所控はPDFで保管しますし,FAX資料などもPDFです。
 ただし,プリントアウトしてチェックすべきものは,大量に紙を使うことになってもプリントアウトします。
 確定申告書やクライアント向けのExcel資料などはプリントアウトしてチェックすることが多いです。
 また,用途に応じて,3種類の紙を使い分けています。
 通常用,請求書・契約書用,パンフレット/プレゼン用と厚さや質が異なります。
6 スキャン保存
 後で見るかもしれない資料は,スキャンして保存します。
 スキャン保存した資料は検索できるように整理しています。
 必要な場合に印刷するのみです。
 このスキャン保存の資料も定期的に削除していきます。
7 貼る
 領収書などは紙に貼って保管します。
 紛失を防ぐためです。
 なお,プライベートの領収書は,会計ソフトに入力後,即捨てます。
特に「1 捨てる」は,仕事量が多ければ多いほど,朝一番に行うことが多いですね。
☆2/28(日)「決算書を読むための法人税の知識」勉強会 開催します。 
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【編集後記】
今日は,宮崎市内の鶏料理のお店へ。
定番の地鶏の炭火焼もおいしいのですが,生で食べられる鶏も絶品です。

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