・情報の管理と整理で注意している3つのこと

ここ2,3日は,ツール,情報管理,整理術系の本を集中して読んでいました。

日々,情報管理,整理については試行錯誤しています。
これらについて,限られた時間で成果を出すために注意していることが3つあります。
1 物を探すのに時間をかけない
仕事で一番無駄な時間は,物を探している時間だと思います。
「あれ,どこに行ったっけ?」と考え,探す時間がもったいないです。
私自身,まだまだこうやって探していることが多い気がします。
デジタルの情報(PC内)は検索機能が充実しており,ファイル管理の方法も工夫しているため,それほど探す時間に手間はかかりません。
課題はアナログのものですね。
特に鞄の中の整理は,ちょっと考えないといけません・・。
2 記録する
情報やタスク,スケジュールを忘れずに記録する必要があります。
現在,私は紙のスケジュール帳を使っていません。
ほぼネットにつながるPCを持ち歩いているため,PC内で管理しています。
アポを入れるときは,PCを見ているときに行うことが多いですし,1週間くらいの予定なら覚えています。
とはいえ,勘違いもある可能性もあるので,注意が必要です。
なお,タスクリストもPC(toodledo)です。
iPhoneをやはり活用したいところですね。
次期のiPhoneはさすがに買う予定にしています。
3 制限を外す
情報管理や整理において,最も重要なのは,自分の思考の制限を外すことだと思います。
新しいツールを入れれば,それで解決するわけではなく,従来の考え方を捨て,考え方も新しくしなければ意味がありません。
「こうやって整理すべきだ」と思っていると,なかなかうまく行かない気がします。
アナログ(紙)でやっていたことを単にデジタルにするのではなく,デジタルなりの考え方で活用したいものです。
アナログ,デジタルという区分けも明確にできるわけではなく,両方を統合した活用が必要だと思います。
仕事のやり方は人それぞれですし,長所も短所もあります。
自分にあった方法で,なおかつ成果が出る方法を見つけ出すことができれば,それでいいと考えています。
重要なのは「とりあえず試してみること」でしょうね。
私自身は,税理士としては,ちょっと変わった方法も実践していますので,来週税理士の友人に改めてシェアする予定です。

できるポケット+ Evernote/コグレ マサト
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私も使っているEvernoteに関する本。
テキスト,ボイス,画像を一元管理できる点はすばらしいと思います。
有料アカウントで活用してみたいところです。

iPhoneとツイッターで会社は儲かる (マイコミ新書)/山本 敏行
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著者は,iPhoneとTwitterを全社員に導入した会社の社長です。
単なる業務効率化ではなく,社内のコミュニケーションを円滑にし,効率を上がるという観点は,一読の価値があります。
本日セミナーでお話を伺いました。

図解 ミスが少ない人は必ずやっている「書類・手帳・ノート」の整理術/著者不明
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書類のファイリング,手帳,ノートの使い方から整理術を書いた本です。
まさに鞄のファイリングが載っていたので参考にします。

不況知らずのコンサルが実践している 時間をかけない! 情報整理術 (PHPビジネス新書)/佐々木 直彦
¥840
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収集整理,思考整理,伝達整理の観点から書かれた本です。
情報「処理」と「整理」の違い,「見返す」ことの重要性など,根本的な整理の考え方を教えてくれます。
おすすめです。
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【編集後記】
今日,参加したセミナーの会場は上智大学でした。
大学のキャンパスというのは,今行くと非常に新鮮に感じます。
せまい机と椅子も,懐かしかったですね。
一日中いたので,お尻が少し痛いです・・・。
税理士試験は大学(私の場合は早稲田でした)が会場でしたので,結構苦労した覚えがあります。


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