・Excelで資料を作る以前に大事なこと

Excelで資料を作るときに重要なのが、素材です。
変な素材を受け取ると、効率のよい作り方ができませんし、手間がかかってしまいます。
「Excelでこういう資料を作りたい」「もっと効率のよい作り方はないか?」という質問の場合、実はその資料以前にどういった素材を受け取っているかが問題になっているケースがよくあります。
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【今日のテーマ】

・Excelで資料を作る以前に大事なこと
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好ましくない素材の例
Excelで資料を作る場合、ある特定のデータを基に作ることは多いです。
その基にするデータ、つまり素材によっては、非常に苦労することがあります。
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好ましくない素材の例として次のようなモノがあります。
1 手書き
手書きの資料だと、それをExcelに入力しなければいけません。
入力の手間がかかりますし、ミスの可能性も増えます。
2 複数のファイルに分かれている
1つのファイルにまとまっているのではなく、複数のファイルに資料が分かれていると、加工の手間がかかります。
たとえば、社員別に経費のファイルを作っている、支店別にファイルを作っている場合です。
3 複数のシートに分かれている
Excelのシートは非常に便利なのですが、使いどころは意外と難しいです。
たとえば、月別にシートをわけるのが効果的な場合とそうでない場合があります。
加工する目的によって、シートをわけるのか、1枚のシートにするのかを考えなければいけません。
4 元データを消している
昔あった事例です。経費精算のファイルをExcelで作り、それをプリントアウトしているのですが、元データは上書きしていました。こうなると手書きの資料と同じです。
なにゆえ消すのか?と思いました(笑)
5 セルに余計な空白がある
セルに空白があると、別データと認識してしまいます。
何かの拍子で入ってしまったのでしょうが、非常に困るケースがあります。
6 空白の列がある
5と同様に空白の行があると、データの加工をする際に困ることが多いです。
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6 見出しがページごとに入っている
データの見出しをページが切り替わるごとに入っているケースです。
こういうことをしなくてもページごとに見出しを入れることはできます。
見出しをコピーして挿入する側も大変だと思います(^^;)
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7 全角・半角がまざっている
次の画像のように、「カード」、「カード」と全角・半角の文字が混ざっていると、Excelでは別データと見なしてしまいます。
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8 空白のセルがある
次の画像のように、すべてのセルにデータが入っているわけではなく、最初にでてくる日付のみ入力しているケースです。
ごくたまに「〃」が入っている場合も。

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データの整理

上記は、ほんの一例です。
Excelで資料を作る際には、素材のデータが整理されているかが重要となります。
他人から受け取るデータだけではなく、自分でデータ(素材)を作る際にも気をつけなければいけません。
1 素材をどのように整理すれば加工しやすいか?
2 整理されていない素材がある場合、どう整理すればいいか?
を考える必要があります。
1については、10/29に開催するExcel基礎力養成講座【スピードマスター】で取り扱います。Excelの基本的な機能、書式や表示方法を知ることはスピードアップにつながります。
2については11/27に開催するExcel基礎力養成講座【関数マスター】で取り扱います。関数を使って、データを一括して整理することができます。
どちらか一方の申し込みも可能です。残席はそれぞれ2名となっています。

詳細・お申し込み

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【編集後記】
以前気に入っていたお店に、ひさしぶりに行きました。
ところが、「あれ、こんな味だったっけ?」という感じ・・・・・・。
味が落ちたのか、舌がこえたのかわかりませんが、もう行かなくてもいい気がします(^^;)