・?なデータをフィルターで抽出する

仕事上、大量のデータから特定の条件にあったものを抽出しなければいけないことがあります。

私の仕事でいうと、会計データから次のようなデータを抽出します。

・あとで質問しておきたいもの
・税務上、ちょっとグレーなもの
・なんらかの明細を作るために必要なもの

こういうときにも、やはりExcelが使えます。

メルマガ読者の方から質問がありましたので、記事にしてみました。

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【今日のテーマ】

・?なデータをフィルターで抽出する

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例えば、こういうデータがあり、?と思うものに、「1」をつけていきます。
つけるのは、なんでもいいです。

ここで、オートフィルターというExcelの機能を使います。
上部のメニューから選択してもよいのですが、データを選択して、Ctrl+Shift+Lというショートカットキーを使うと速いです。

フィルターで、「1」のみを表示させます。

結果として、要注意経費リストが完成します。

私は、会計ソフトのデータをExcelに変換して、このような処理をすることが多いです。
金額に[10万円以上]というフィルターをかけたり、科目でフィルターをかけたりすることもあります。
会計ソフト上にも検索機能はありますが、若干使いにくいため、細かい加工もできるExcelを重用しています。
色を付けたり、線を引いたりすることもできますからね。

なお、フィルターを切り替えるときや全データを表示したいときは、Ctrl+Shift+Lでいったんフィルターを解除し、再度Ctrl+Shift+Lでフィルターを付けた方が速いです。
いちいちメニューのフィルターを選択したり、個々のフィルターで全データを表示させるのは時間がかかってしまいます。

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【編集後記】

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昨日、発売されたMacBookAir。
たまたま通りかかったので(笑)、買ってきました。
買ったのは11.6インチ、128GB。
新しいOSとともに、いろいろ試しているところです。