・経理担当者・会計事務所に必須のExcelスキル8+1

昨日、経理アウトプット1級認定講座を行いました。
経理担当者・会計事務所向けに、何をアウトプットすべきか(考え方)、どのようにアウトプットすべきか(スキル)をお伝えする講座です。
このうち、経理担当者・会計事務所に必須のExcelスキルを8個取り上げてみました。

経理担当者・会計事務所の方は、いろんな資料を工夫して作ってみたいと考えているはずです。
会計ソフトからプリントアウトした試算表じゃ物足りないし、かといってExcelでオリジナルの資料を作るには時間がかかります。
少ない時間で効果的な資料を作るスキルがどうしても必要となるのです。
時間がなければ、アイデアも実現できませんからね。

そこで、経理担当者・会計事務所に必須のExcelスキルを8個選んでみました。

1 会計ソフトとの連動

何がなくとも、これが大事です。
会計ソフトからプリントアウトした試算表を見ながら、Excelに数字を入力してはいつまでたっても仕事は終わりません。
会計ソフトのデータをそのままExcelで利用する、Excelのデータを会計ソフトの取り込むのが基本です。
元々データはあるのですから。

この会計ソフトとの連動を法律で禁止されたら、税理士業やめます(笑)

作業がつらすぎますし、やりたいことができないですからね。

2 VLOOKUP関数

1の会計ソフトの連動にも欠かせない関数です。
特定の値を検索して、表示させることができます。
私の最初の本、『そのまま使える経理&会計のためのExcel入門』では、第4章をまるまるこのVLOOKUP関数を使った事例の解説に使っています。

3 グラフ

やはり数字だけの表だと見づらく、異常値があっても見つけることができない可能性があります。
グラフにすれば、一目で問題点が分かるケースが多いです。
自分のチェックの際にもグラフは使えます。


------※この記事は、投稿日現在の状況、心境、法律に基づいて書いています。---------

4 ピボットテーブル

売上データ、会計データの分析に使うことができます。
SUMIF関数、集計といった機能を使うよりも簡単で確実です。
敷居が高いと感じる方もいらっしゃいますが、一度理解すれば、「意外と簡単だった」という声がほどんどです。

ピボットテーブル入門の勉強会も今後開催していきます。次回は1月30日(月)の夜開催です。

・ ピボットテーブルを使った集計Vol.1 「ピボットテーブルの基礎」

・Excelのピボットテーブルによる会計データの集計事例

5 コピー

たかがコピーと思うかもしれませんが、奥が深いスキルです。
右クリックコピーだけではなく、Ctrl+ドラッグ、Ctrl+Cの他、Ctrl+D、Ctrl+R、貼り付けのオプション、オートフィル、フィルオプションなどコピーには様々なバリエーションがあります。
是非試してみてください。

6 文字列操作関数

半角を全角に変える「JIS」、全角を半角に変える「ASC」、空白を削除する「TRIM」など文字列を操作する関数は便利です。
関数ではありませんが、文字をつなげる「&」、特定の位置で分割することができる機能「区切り位置」もよく使います。

7 オートフィルター

オートフィルターは特定の値を抽出することができます。
Ctrl+Shift+Lというショートカットキーを使うと便利です。

・?なデータをフィルターで抽出する

8 ショートカットキー

ショートカットキーは覚えれば覚えるほどExcelの操作が速くなります。
Excelでショートカットキーを使いこなせば、他のソフトでもショートカットキーを使うようになり、PC全般のスキルアップにつながります。。
一般的に使われるCtrl+Z、Ctrl+Cの他、Ctrl+Tab(ウィンドウの切り替え)、Ctrl+Pageup・Ctrl+Pagedown(シートの切り替え)、F2(セルの編集)、Ctrl+Shift+1(桁区切りにする)などが便利です。

番外編 マクロ

マクロはExcelの操作を、大量に、短時間で、確実にやってくれる機能です。
大量に、短時間で、確実にやるべき経理業務を行う経理業務との相性がよく、必須のスキルと言えるでしょう。
敷居は高いかもしれませんが、是非挑戦していただきたいスキルです。
マクロについても今後セミナー等で広めていきます。
12/17(土)のセミナーは午前中に1席空きがあります→・12/17(土)「経理&会計のためのExcelマクロセミナー 入門コース」を開催します。

・Excelマクロはこういうところにも使える

・Excelマクロ仕事術

・Excelを自動化する「マクロ」とは


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【編集後記】
今日はトライアスロンのバイクで、長距離に挑戦してみます。
目標100kmです(^_^)

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井ノ上陽一のVALU
■著書
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『そのまま使える経理&会計のためのExcel入門』