Excelによる推移表の作り方

2012年4月16日

Excel入門

土曜日に、経理アウトプット1級認定講座の講師をつとめました。
2010年12月3日に初開催して以来、5回目の開催です。
（シリーズものではなく、単独の開催）
今日は、毎回アンケートの中で注目度が高い推移表について解説いたします。

推移表の位置づけ

推移表とは、月々の数値を一覧で表示し、比較・検証ができる表です。

数値の推移を見ることにより、異常値（大きく増減している数値）を見つけることもできます。
入力ミスも判明しますので、会計データのチェックにも使います。

会計ソフトの推移表

会計ソフトからプリントアウトした推移表は、一般的に見づらいものが多いです。
勘定科目数が多くなると、A4用紙1枚に収まらないこともあります。
（会計ソフトによっては、調整できるものもあります）

Excelで推移表を作る方法

そこで、推移表をExcelで加工します。
Excelなら大きさを調整してA4用紙1枚におさめることもできますし、重要な部分に色をつけたりすることもできます。
必要のない科目、数値の小さい科目の数値を表示させないこともできます。

その他、予測値を入力して決算予測（決算時の数値を予測し、今後の方針を決める。決算時の数値により納税額を予測し、節税策を練る）にも使えます。
このExcelでの推移表を作るには、次の3つのレベルがあります。
レベル1　会計ソフトから推移表をプリントアウトし、Excelのフォーマットに入力する
レベル2　会計ソフトから推移表データをExcelにうつし、加工する（不要部分の削除、罫線の追加等）
レベル3　会計ソフトから推移表データをExcelにうつし、テンプレートに貼り付けて数式で連動させる

このうち、レベル3の数式連動が、最も楽で、速く、ミスが少ない方法です。
レベル1やレベル2の方法だとミスの可能性が非常に高くなります。
レベル3であれば、テンプレート（ひな形）をあらかじめ作っておけば、簡単に処理できます。
1つ作れば、毎月、毎年使うことができますし、複数の会社で使うことも可能です。

レベル3の作り方は、後日ブログでご紹介します。

この事例は、私の書籍でも取り上げており、テンプレートファイルをダウンロードできます。