Excelと他のソフトを連携させるには、CSVファイルというものを理解しておく必要があります。

PCのファイルの種類

PC内のファイルには種類があります。
たとえば、ExcelファイルならExcelで開きますし、WordファイルならWordで開きます。
ファイルを識別しやすいように、それぞれ「拡張子」といわれるものがファイルの名前にはついています。

Excelファイルの場合、主に
Excel2007、2010のファイル→拡張子は「.xlsx」
Excel97から2003のファイル→拡張子は「.xls」
となっています。

Excelで［名前をつけて保存］（F12）をしたときに、［ファイルの種類］をクリックすると、こういったファイルの種類と拡張子をみることができます。

なお、オプションにより拡張子を表示させないことができますし、PCによってはそうなっています。
Windows7ならエクスプローラー（ファイルを表示させる画面）で、［整理］→［フォルダーと検索のオプション］、

さらに［フォルダーオプション］の［表示］で［登録されている拡張子は表示しない］にチェックが入っていると拡張子が表示されなくなります。

 

 

ExcelファイルはExcelでしか開かない

Excelファイルは、基本的にExcelでしか開きません。
Excelのデータを他のシステムや会計ソフトなどで開くには、別の種類のファイルに変換する必要があります。
そのファイルの種類がCSVファイルなのです。

他のソフトのファイルもそのままだと、Excelで開くことはできません。
CSVに変換して開くこととなります。

ネットバンクやPaypal、その他請求管理システム、販売管理システムなどほとんどのものでCSVファイルを取り出すことができます。

つまり、Excelで加工することができるのです。

CSVファイル

CSVファイルとは

CSVファイルは、Comma Separated Valuesの略で、「カンマで区切られたデータ」を意味します。
たとえば、会計データだとこんな形式です。

この形式ならば、Excelでも他のソフトでも自由にデータをやりとりできます。

CSVファイルをExcelで開くには

通常、CSVファイルをExcelで開くと次のようなダイアログボックスが出てきます。

［次へ］をクリックして、［カンマ］を選んで［完了］を押すと、

データがExcelで開きます。
カンマの部分がセルの区切りになるのです。

ただ、毎回この操作をやるのはめんどうなので、「CSVファイルだったらExcelで開く」という設定をします。
Windowsなら、エクスプローラーでファイルを右クリックして［プログラムからファイルを開く］を選択し、

Excelを選んで、［この種類のファイルを開くときは、選択したプログラムをいつも使う］にチェックを入れておきます。
これで、CSVファイルを開けばExcelで開かれるようになります。

Macは、Finderで右クリック（Option＋クリック）し、［情報を見る］を選び、

［このアプリケーションで開く］でExcel（Mac又はWindows）を選んで、［すべてを変更］をクリックします。

これでストレスなく、CSVファイルをExcelで加工できます。

15年ほど前Excelを使い始めた頃に、このCSVファイルに出会いました。

統計局で調査データを加工できないかと考えていたときに、ホストサーバーからCSVファイルという形でデータをダウンロードできることを知り、研究してExcelで加工できるようになったのです。

それまでは、データ処理部門で集計された帳票しか活用できず、Excelにするには、その帳票を手入力しなければいけませんでした。

CSVファイルを加工するようにしたことで、決まり切った帳票ではなく、生データを自由なレイアウトで集計することもできるようになったのです。

もちろん、時間も短縮できました。そんな思い出があるCSVファイルです。

税理士業界への転職してからも、この手法が役に立つとは思いもしませんでした。

 

次回は、CSVファイルをExcelで加工する上での注意点やExcelをCSVファイルにする方法について取り上げます。

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【編集後記】

昨日は午前中決算打ち合わせ、午後は決算資料作成とめいっぱいだったので、夜は長めに走ることにしました。
自宅から東京ディズニーランドまで往復24kmと考えていたのですが、雨も強くなり結局13km。
目標物があると、ランも楽しく走れます。
昨日で10月累計117.2km。月間目標の200kmに向けていいペースで走れています。