Excelのメリットの1つ、シートを最大限に活用するテクニック7+1

昨日の午前中は、経理担当者向けのExcelセミナーの講師をつとめました。
セミナーでも取り上げるExcelのシートに関するちょっとしたテクニックをまとめてみます。
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1 シートにデータを分散させない

Excelが苦手とする処理の1つに、【複数のシートにあるデータを1つのシートにまとめる】というものがあります。

「なんでそんなことをする必要が……?」と思われるかもしれませんが、Excelを使いこなせば使いこなすほど、その必要性が出てきます。

(分析やピボットテーブル、関数での処理、会計ソフトへのインポートなど様々な場面で困るのです(^_^;))

複数のシートのデータをまとめる方法は、マクロを使わなければ、コピペを繰り返すしかありません。

たとえば、次のように12枚のシートに売上データが入っていたら、そのシートの数だけ人間が操作する必要があります。
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データは可能な限り1枚のシートにまとめておいた方が、処理しやすくなります。
ましてや、ファイルごとに分けるは御法度です。

2 シート名は明確に

Excelのシートにはきちんと名前をつけましょう。
次のようになっていると、シートを確認する手間がかかります。
シート名をつける手間をサボると、かえって効率が悪くなるのです。
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3 ムダなシートは削除

ムダなシートがあれば、削除しましょう。
削除はショートカットキーを使うと便利です。


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------※この記事は、投稿日現在の状況、心境、法律に基づいて書いています。---------

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Alt、E、L、Enterを押してください。
(1つずつ順番に押します。複数のシートを選択してから実行すれば、一度に削除できます。)

最後にEnterを押すのは、シートを削除する際に次のような警告が出るからです。

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この警告どおり、シートの削除は[元に戻す](Ctrl+Z)が使えませんので、注意しましょう。

4 標準のシート数を[1枚]に設定

Excel2010まで標準のシート数は[3枚]です。
新しいファイルを開く(Ctrl+N)と、3枚表示されます。
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しかし、この3枚をすべて使用することは少ないのではないでしょうか。
残りの2枚は使用しないまま、シートだけ残ってしまいます。
これだと、シートにデータがあるかどうかを確認する必要もありますし、もしデータを入れても気づかないことになります。
他人に提供する場合にも、トラブルになる可能性もあります。

そこで、標準のシート数を変更してみましょう。
Alt、T、Oを押し、オプションを表示させて、[ブックのシート数]を[1]変更します。
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※2003の場合は、[全般]タブにあります。

この設定、Excel2013では、標準で1枚になっています。

5 シートの切替はショートカットキーでもできる

シートを切り替えるには,マウスで操作することがほとんどだと思いますが、キーボードだけでも操作できます。

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Ctrl+Pageupで左へ、Ctrl+Pagedownで右へ切り替わります。
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PCにPageup、Pagedownがない場合は、[fn]キーを同時に押さなければいけません。
Macの場合は、Control+fn+方向キー(上、下)です。

6 シート名の変更、シートのコピーもショートカットキーがあるにはあるけど。。。

シート名の変更は、シート名をダブルクリックするのが一番早いでしょう。
一応、ショートカットキーはあります。Alt、O、H、Rです。

シートのコピーは、Ctrlを押しながらマウスでドラッグ(左クリックし、そのままボタンを放さずに動かす)するのが一番早いでしょう。
こちらもショートカットキーはあります。Alt、E、M、Cです。
右クリックで操作した場合のボックスが表示されます。

7 シート挿入はショートカットキーorマウス

シートの挿入は、ショートカットキーとマウスでのクリックで結果が異なります。
ショートカットキー(Shift+F11)だと、今選択しているシートの左側に挿入されます。

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クリックすると、
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今選択しているシートの右側に挿入されます。

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番外編 Excel2013での変更点

Excel2013ではシートの操作で変更になった点があります。

10枚のシートがあるファイルで、このように右側の4枚しか表示されていない場合、一番左のシートに切り替えるには、
図の赤い枠の部分をクリックします。
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Excel2013では、このボタンがなくなり、[Ctrl+左クリック]へ変更されました。
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ちょっと一手間かかります。
(ショートカットキーとかないのでしょうか。。。Ctrl+Pageupを押し続けていれば、切り替わりますが。)

Excelの活用はシートに始まりシートに終わります(^^)

是非試してみてください。





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【編集後記】
昨日は講師の後、オフィスで打ち合わせ2件でした。
夜の打ち合わせは、確定申告のレクチャー。
2008年から毎年お越しいただいています。確定申告レクチャープランのはじめてのお客様です。

ご自身である程度の集計をしていただき、国税庁サイトで確定申告を作成して無事e-Taxで提出できました。




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井ノ上陽一のVALU
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