行を挿入せずにExcelデータを見やすくするには

Excelのデータを見やすくするため、どうすればいいか。
おすすめの方法をまとめてみました。
(画面はMacですが、Windowsでも同様です)

※Excelデータ by Leica M10

行を挿入してExcelデータを見やすく……。。

Excelのデータを見やすくするにはどうすればいいか。
たとえばこういったデータがあるとします。

このデータに罫線を引いても、それほど見やすくなるわけではありません。

では1行ずつ挿入して、間をあけると、どうか。
これも見やすいようで、そうでもないでしょう。

何よりも行を挿入する手間がかかりすぎます。
1行ずつ選択して挿入しなければいけないからです。

一応、これを瞬時にやるマクロもありますが、好ましいマクロの使い方とはいえません。

Sub row_insert()

    Dim i
    For i = 3 To Range("a" & Rows.Count).End(xlUp).Row Step 2
        Rows(i).Insert
    Next
  

End Sub

また行を挿入して空白の行があるということは、データを処理する上で困ることがあります。
空白行があると、Excelはそこでデータが終わっていると認識するのです。
たとえば、フィルターをCtrl+Shift+Lでつけても、このように2行目(3行目が空白なので、データは2行目までと認識している)までのフィルターにしかなりません。

空白の行はデータの中につくらないようにしましょう。

他の方法を試してみます。

Excelデータの行の高さを変えれば見やすくなる

まず、おすすめなのは、Excelデータの行の高さを変えること。
データを選択してマウスのドラッグで、行の高さを変えれば、選択したすべてのデータの行の高さを変えることができます。


Excel の標準設定では行に対してフォントが大きいので、行の高さをちょっと変えるだけでも見た目は変わるものです。
フォントを小さくしてもかまいません。

文字の縦の位置をリボンのアイコンで下にすると、見やすくなります。

さらには Excel のテーブル機能を使うのがオススメです。

Excelのテーブルを使えば見やすくなる

テーブルとは、まさにExcelのデータを見やすくする機能です。
(その他、データ処理をしやすくする機能があります)
Excelのデータを選択して、Ctrl+Tを押すと、こういったボックスが出てくるので

[先頭行をテーブルの見出しとして使用する]にチェックが入っているかを確認して Enter キーを押します。
するとこのように1行ごとに色がつくのです。


テーブルを選択して、リボンのテーブルスタイルを使って、好きな色に変えることもできます。


一度テーブルにしておけば、データを挿入しても、データを追加しても削除しても、この色やパターンを維持してくれるのも便利です。

試しに4行目に行を挿入しても、グレー→白→グレー→……というパターンは守られています。

行の高さの調整、配置とともに使ってみましょう。

色はお好みで。

これもマクロでやることもできます。

Sub row_color()

    Dim i
    For i = 2 To Range("a" & Rows.Count).End(xlUp).Row Step 2
        Rows(i).Interior.ColorIndex = 37
    Next
  

End Sub

 

マクロでやってしまうと、行の挿入や削除、追加したときに、色のパターンが崩れてしまいます。

マクロを再度実行しなければいけません。
(さらには、プログラムをちょっと変える必要があります)

データを見やすくするには、
・行の高さの調整
・文字の配置の変更
・テーブル
といったものを使ってみましょう。

こういった細かい設定ができるのがExcelの魅力です。

 

 



■編集後記
昨日は、『ひとり税理士のセーフティネットとリスクマネジメント』の出版記念セミナーをオンラインで開催しました。
キャンペーンへご参加いただいた皆様には、近日中に動画・音声をお送りします。

「1日1新」
『ひとり税理士のセーフティネットとリスクマネジメント』出版記念セミナー開催
キムカツ 牛カツ定食

■娘(3歳8ヶ月)日記
自転車で公園へ。
朝行ったのですがそれなりの混みようでした。
混んできたので、そのままイオンへ。
アイスと食べたいと食べてはいいのですが、寒くて震えていました。
温かいものでリカバリーしましたが。