・タスク管理の勉強会ーGTDによるタスク管理ー

2010年10月17日

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今日，有志でタスク管理の勉強会を行いました。
タスク管理とは，日々行うことを記録，整理し，いかに実行するかというもので，いわゆるTODOリストと言われるものを使用することにより行います。
私は，GTDというものをベースに自分なりに工夫してタスクを管理しています。
GTDとは，アメリカで開発されたタスク管理手法です。
頭の中にあるあらゆることを記録，整理，実行することで，目の前のことに集中することを目的としています。

私のタスク管理
タスク管理には，GTDの手法に沿ったソフトウェア，OmniFocusを使っています。
PC（Mac）版，iPad版，iPhone版すべてを購入し，どのハードウェアでも同じデータを閲覧，編集できるようにしています。
具体的な手順は次のとおりです。
1　やるべきこと（タスク）を思いついたら，ソフトに入力して記録
基本的にはPCで入力し，移動時はiPhoneで入力しています。
もしソフトが使えない場合にはメモ帳にメモすうこともあります。
入力するのは，プライベート，ビジネス関係なくすべてのものです。
仕事でやるべきこと，欲しいなぁと思ったもの，今後やりたいと思ったことなどを記録していきます。
2　入力したタスクを整理する
入力したタスクについて，やるのかやらないのか，いつやるのか，そのうちやればいいのかなどを決め，　整理していきます。
この際に，クライアントごと，プロジェクトごと（セミナーなど）にわけるようにしています。
3　実行
整理した状況ごとにタスクを実行していきます。
期限が迫ると，PC，iPhone，iPad上で，アラームが表示されますので，期限通りに実行することができます。

4　タスクの見直し
2，3日に1度は，タスク全体をさあっと見直しています。
このときに期限を決め直したり，タスクを増やしたり減らしたりすることもあります。
上記の流れを繰り返すだけです。
今やるべきタスクは，すべてデータの中に入っています。
GTDの思想どおり，頭の中にあるものをほぼすべて記録できていますので，「なんか忘れていることがある気がする・・・・・」と集中力を欠いたり，「あ，○○をやってなかった！」と慌てたりすることは，非常に少なくなりました。
ソフトは，次のようなものがあります。
・PC
Toodoledo，Remember　the　Milk
・iPhone，iPad
Toodoledo，Remember　the　Milk，TODO，Pocekt　Informant
私がOmniFocusを使っているのは，GTDの思想が忠実に再現されているからです。
特に見直し（レビュー）やプロジェクトごとの整理がやりやすくなっています。
また，PC上でどんなソフトを操作しているときも，ショートカットキーを押せば，すぐにタスク入力画面が表示され，タスクを入力できるのも魅力です。

Mac専用なのが残念ですが・・・・・・。
このソフトの前は，上記に挙げたソフトを使っていました。
無料のものも多く，有料でも安いソフトが多いので，いろいろ試してみるといいかと思います。

情報交換をして思ったこと
今回，情報交換をして思ったことです。
手法は多少異なりますが，おおむね次のような特徴がありました。
・タスク管理の手法が定着するまでは，ある程度の時間が必要
・タスクの入力を習慣づけることが重要
・ソフトの選択をはじめ，いろいろと試行錯誤している
・ソフトの強制力をうまく利用する
・自分なりのアレンジをしている。
・タスク管理上，めんどくさいことはやらない。シンプルに管理する
私自身もタスク管理自体がめんどくさくならないように，心がけています。
管理自体に手間をかけすぎて，時間をとられてしまっては本末転倒です。
ソフトの設定や入力項目自体も極力シンプルに徹しています。
GTDについては，こちらの本がおすすめです。