【仕事術】フォルダを使わないファイル管理

今年から,PCのファイル管理方法を変更しました。
その方法は,Gmailと同じようにフォルダを使わないものです。
Gmailは,すべて受信トレイで受信します。
(”ラベル”というフォルダに近い機能はあります。)
私は,返信したメールはアーカイブという機能を使って処理し,
受信トレイは空=返信すべきメールは返信している
という状態を保つよう心がけています。
メールを探すときは,検索するのですが,
この検索がすばやく,精度が高いので
便利です。
同様に,通常のファイル(excel,word等)も
1つのフォルダに入れて保存し,探すときは
VISTAの検索機能を使っています。
(googleデスクトップでもいいかと思います。)
ファイル名は,次のようにつけています。
お客様関係
“c”(client)+お客様名+年月日+ファイルの内容
マインドマップ
“m”(mindmap)+年月日+マインドマップの内容
スキャンやダウンロードした資料
“資料”+年月日+資料名
画像
“画像”+”年月日”+画像の名称
メルマガの原稿
“メルマガ”+通算のナンバー
などです。
ファイルをファイル名でソートすると,
種類,作成年月日の順でファイルが並びます。
過去のファイルは,使用したときにリネームして,新しい管理方法に
順次変えています。
導入して,いつのまにか5ヶ月ほど経過しましたが,
私には使い勝手がいいです。
この方法の利点は,
・別フォルダに似たような名前のファイルを作る可能性が減る。
・深い階層のフォルダからファイルを探す手間が省くことができる。
・どのフォルダに保存するか迷わなくて済む
などが挙げられます。
整理整頓が得意でない私にとっては,
何よりも,1つのフォルダにすべてのデータが入っているという
安心感もあります。

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