・ ピボットテーブルを使った集計Vol.1 「ピボットテーブルの基礎」

確定申告の時期は大量の作業が発生します。
資料を早めに受け取る、取りかかるタイミングを早めるなどといった方法はありますが、どうしてもしなければいけない作業はあります。
そのうちの1つ、医療費の集計をExcelで効率よく行う方法をご紹介します。
医療費は、原則として10万円超の部分を税金の計算上控除できます。
例えば、30万円の医療費があった場合、年収600万円の方だと、約6万円の所得税、3万円の住民税が安くなります。
この制度を活用するには、次のような「医療費の明細書」を作成する必要があるのです。
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【今日のテーマ】

・ ピボットテーブルを使った集計Vol.1 「ピボットテーブルの基礎」

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なぜ、Excelを使うのか?
「医療費の明細書」を作成するには、支払先ごとの医療費の金額を最低限集計しなければいけません。
まずは、支払先ごとに医療費の領収書を整理します。
さらに、Excelに入力していきます。
「集計なんて電卓でできるじゃないか?」と思われるかもしれません。
しかし、次の3つの理由から私はExcelで集計を行っています。
・計算の履歴を見ることができる
・支払先別、医療を受けた人別など、項目ごとの集計ができる
・作成した資料を加工して、別の用途に利用できる
集計にはピボットテーブルを使います。
ピボットテーブルは、『そのまま使える 経理&会計のためのExcel入門』でも取り上げています。
一番好評だったといえるピボットテーブルですが、一方で使いこなすのが難しい、使ったことがない、などといった声もある箇所です。
医療費の集計を題材に、ピボットテーブルの基礎を解説していきます。

データの入力

ピボットテーブルは、次のようなデータが必要となります。
まず、1行目に見出しがあり、2行目からはデータです。
それぞれの行のすべてに「支払先」、「金額」を入れなければいけません。
この形式のデータを効率よく作る方法は、次回以降取り上げます。
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ピボットテーブルでの集計
ピボットテーブルで集計すると、次のような表が完成します。
支払先ごとに金額を集計したものです。
これを加工したり、転記したりすれば、「医療費の明細書」が完成します。
※医療を受けた人を入れる場合は、もう1つ項目を増やします。
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ピボットテーブルの更新
上記のピボットテーブルを作ったあとに、データを修正、削除、追加した場合は、ピボットテーブルの数字も変えなければいけません。
これは自動では変わりません。
ピボットテーブル上で、右クリック→[データの更新]をクリックすれば更新されます。

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サンプルファイルを準備しました。
データを変更して、更新してみてください。

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【編集後記】
昨日は、20代の方を集めて、勉強会(という名の飲み会)を開催しました。
世代の違う者同士、得るものがあるのではないかと友人と企画した会です。
今後もいいコミュニティに発展させていきます!
当面は直接つながりがある方が中心となります。