・画面コピーを利用して情報を整理する方法

昨日の記事で、PCの画面を画像として利用する方法をご紹介しました。
・自分で作った図や表をブログにアップする方法
私はこれを仕事上の情報整理にも使っています。
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【今日のテーマ】

・画面コピーを利用して情報を整理する方法
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スキャンしたデータの整理
私は資料を紙の状態で保管していません。
一時的に預かる書類、自社の領収書・請求書など以外は、スキャンしてデータとして保管しています。
このスキャンは非常に便利なのですが、気をつけなければいけない点があります。
なんでもスキャンしても、データを探すのに時間がかかっては意味がありません。
データを整理するには、検索しやすい名称を付ける、フォルダで整理するという方法があります。
私はフォルダを使わないので、検索できるように工夫しています。
ただ、1つの案件に関するデータは、1つにまとめておきたいものです。
EvernoteやDocuworks(私はいろんな理由から使っていません)でも、データをまとめることはできますが、私は、画面コピーを使うことも多いです。
スキャンした書類を画面コピーする
例えば、確定申告の書類で、税金の計算に使うものがあります。
例として、私の確定申告に使ったFXの書類をスキャン→必要な部分を画面コピー→Excelに貼り付けた画像です。
EX-IT|
これを作る手順は次の通りです。
1 書類をスキャンします。
2 スキャン後のファイル(PDF)の一部分を画面コピーします。
  Windowsなら、範囲指定できるWinshot、Macなら、【Command+Shift+Control+4】というショートカットキーを使います。
3 Excelのシートに貼り付けます。
4 シート名を貼り付けた書類の名前にすれば、あとからも参照しやすくなります。
インターネット上のデータをスキャンする
スキャンしたデータ以外にも、インターネットのブラウザからコピー、貼り付けすることも可能です。
国税庁の所得税の税率もこのようにExcelに貼り付けることができます。

EX-IT|
↓ 表だけを選択して、コピーし、Excelに貼り付けます。
EX-IT|

Excelのシートは、タブごとに使い分けると、データベースのような使い方も可能です。
是非、試してみてください。
画面コピーの方法は、こちらの記事で。
・自分で作った図や表をブログにアップする方法
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【編集後記】
昨日は「Excelショートカットキー道場」を開催しました。
3回目の開催になります。
いったんショートカットキーについては一区切りです。
次回は、「関数」又は「ピボットテーブル」を開催します!




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