当然のようにやっている仕事でも、本当に必要かというと、そうではないものも多いでしょう。
場合によっては思い切ってやめるという決断も必要です。
例えば「送付状」もその1つといえるかもしれません。

「FAX送付状」と「送付状」

はじめて就職した総務省で、疑問に思ったのが、「FAX送付状」と「送付状」の違いです。
当時、FAXを送るときは、「FAX送付状」、郵送で送るときは、「送付状」を使っていました。

FAXで送ったり、郵送で送ったりするたびに、ファイルを使い分けるのはめんどくさいです。

文面もほぼ同じですしね･･････。
そこで、「送付状」というファイルだけにして、FAXで送るときも「FAX送付状」ではなく、「送付状」を使っていました。

「送付」という意味は変わりませんからね(^_^;)

こういうのは、上司に聞くと、なんだかんだと却下されるのでこっそりやる主義でしたｗ

 

 

メール・窓付封筒なら送付状はいらない

今はFAXを使っていません。
メール中心ですし、紙の資料もスキャンや写真で送受信できるからです。

メールを使うときは、送付状は必要ありません。
（送付状を作らないためにメールを使っているわけではありませんが(^_^;)）

郵送している請求書は、窓付封筒を使っています。

ほんの少しコストはかかりますが、送付状を作らなくてすみますし、郵送物の宛先を間違えてしまうというミスも起こりません。

送付状を作るシーンはほとんどないと言えるでしょう。

 

もし作るならさくっと

送付状が必要かどうかを考え、必要ないなら作らないというのがベストです。
それでもどうしても作らなければいけないのならば、効率化して、さくっと作れるようにしておくべきでしょう。

私自身も送付状を作ることはあります。

 

先日、行ったExcelマンツーマンレッスンで、質問のあった事例の1つに、送付状作成がありました。
私がアドバイスをしながら、マクロを使ってその場でファイルを作っていただいています。

送付状リストを作成し、リストから送付状を作るしくみです。
送付状リストは送付履歴としても使えます。

シートごとに送付状が作成され、シート名は「日付＋送付先」に自動的に変わります。

 

サンプル及び動画を作ってみました。マクロはショートカットキーをあらかじめ設定しています。
リストから番号を選択して、マクロを実行させます。

○サンプル

http://bit.ly/zmhq1O

※動画のように番号を選択して、マクロを実行してください。ショートカットキーはCtrl＋Shift＋Mです。

※シート「データ」の項目を増やして試してみてください。

○動画

※このマクロは、入門セミナー終了後に書けるようになります。

残席3名　☆3/18経理＆会計のためのExcelマクロ入門セミナー→詳しくはこちらの記事で

 

必要な仕事かどうかをまず考え、代替できるものがあれば代替する、不要だったらやめる、
↓
必要であれば、徹底的に効率化する
という2段階の考え方が重要でしょうね。

何よりも大切なのは、送付状ではなく、送る資料の方でしょうし。

 

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【編集後記】
東京は昨日、今日と天気が悪いです。
軽く走ろうと思っているのですが、なかなか(^_^;)
今日はプールにでも行こうかと考えています。