先日、Excelマクロのコンサルを行いました。

今回の事例

今回の事例は、20数個の部署で作ったExcelファイル（ブック）を1つのファイルに集計するものです。
それぞれのファイルには、1〜5枚のシートが含まれています。

これまでは、
・各部署のファイルを開く
↓
・必要箇所をコピーする
↓
・集計用ファイルに貼り付ける
という作業を「部署×シートの枚数」回、毎月繰り返していたそうです。

 

 

Excelマクロでできること

マクロを使えば、この集計作業が一瞬で終わります。

その場でマクロを作りました。

どれだけファイル（部署）があっても、どれだけシートがあっても関係ありません。
繰り返し行う業務をプログラムで自動的に処理するのは、マクロが得意とすることです。

人間がやると、めんどくさく手間がかかりますし、コピーの範囲を間違えたり、貼り付け位置を間違えたりする可能性もあります。
何よりも、時間がもったいないです。
これまでは、この処理に3日ほどかかっていたとのことでした。

 

 

マクロ以前に必要なこと

ただし、問題点もありました。
ファイル（部署）によって形式が異なるのです。
最初から統一されていなかったり、部署ごとの判断で変えてしまったりしているようでした。

たとえば、次のようなファイルがあると、上の「工場.xlsx」では、C列からデータが入力されており、下の「第一営業部.xlsx」では、B列からデータが入力されています。

 

この状態でマクロを実行すると、次にように集計されてしまうのです。

マクロは、一定の処理を繰り返し行うことができますが、イレギュラーなものは処理できません。
人間側で、一定のフォーマットにそろえる必要があります。

逆に言うと、一定のフォーマットにそろえておけば処理が自動化できるわけです。

マクロを作成する以前に必要なことは、
・同じフォーマット（入力場所、項目などの位置）にする
・使う側で勝手に変更しないようにする
ということです。

 

 

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【編集後記】

今日は皇居10kmレース。友人5人と参加します。
足の調子がいまひとつですが、10kmのタイムトライアルのつもりで走ってみます。