ピボットテーブルがベスト! Excelで複数のシートから集計する方法の比較(サンプルあり)

Excelで複数のシートから数字を集計する方法には、いろいろなものがあります。
やはりベストはピボットテーブルと言えるでしょう。
私はこれしか使っていません。

串刺し集計 完成

3D集計(串刺し集計)

まず、1つめは3D集計(串刺し集計)といわれるものです。

事例では、店舗・商品・月別の売上高を合計して、トータルの商品・月別売上高を計算します。
事例 複数のシートから集計

このように数式を入力すれば、各シートの数値を合計できます。

串刺し集計 数式

1つのセルに数式を入れれば、後はコピーするだけで完成です。
串刺し集計 完成

ただし、欠点があります。
各シートのフォームが統一され、変更されないことが条件です。
商品が増えると、それぞれのシートで入力しなければいけません。
シートの数が多くなると、数式を作るのも大変です。

統合

Excelには[統合]という機能があります。
その名のとおり、複数のシートの数値を統合(合計)してくれます。

Excel2007以降では、[データ]タブに[統合]があります。
結合 ボタン


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アイコンをクリックすると、次のようなボックスが表示されますので、統合したい範囲を選択し、[追加]で追加していきます。

結合 開始

事例の場合、新宿、渋谷、池袋の各シートを設定しなければいけません。

結合 設定完了

[統合元データをリンクする]にチェックを入れると、各シートのデータを変更した場合、合計にも連動します。

結合 完成形

この方法にも欠点があります。
やはりフォームを統一させる必要がありますし、データの追加時には一手間かかります。
※統合にはもう1つ方法がありますが、割愛します。

SUMIF関数

もし、1枚のシートに各店舗の表があれば、SUMIF関数を使う方法もあります。
合計の欄を作り、
SUMIF加工前

SUMIF関数を入力します。
B列の各店舗の商品名から、「ノートPC」を検索し、ヒットしたら、数値を合計する関数です。
SUMIF

この場合も、フォームを統一させる必要がありますし、項目を追加したときに一手間かかります。

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ピボットテーブル

私は、3D集計、統合は一切使わず、SUMIFも特定の場合にしか使いません。
この事例ならば、ピボットテーブルを使います。

複数のシートのデータが分散している場合は、加工します。
(加工の際にマクロを使うことも多いです。)
ピボット用データへ加工

最初からこういう形式のデータであれば、ピボットテーブルで集計できるのです。
入力時にこのように入力するか、この形式で準備していただくよう依頼します。
ピボット用データ

ピボットテーブルなら、一瞬で数値を集計し、表を作れます。
ピボット集計

表の形式をかえて、分析することも可能ですし、項目を増やしても対応できます。
日別、年別、担当者別や商品名別などでの集計も楽です。
ピボット完成形

ーーーまとめーーー
2つ以上の項目を集計をするなら、SUMではなくピボットテーブルを使うのが便利です。
ピボットテーブルで集計するためには、元データの形式が重要となります。
最初から表を作ると、原則として、ピボットテーブルでは集計できません。

ピボットテーブルを使うようになると、データの作り方から変わってきます。

サンプルで違いを確認してみてください(^^)

http://db.tt/q39bMoTj





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【編集後記】

今週末の横浜トライアスロンに向けて、いろいろと準備しています。
前日に会場にて受付があるので移動・バイク持込の手間もあります。
当日は雨予報なのが心配です。
山下公園側の海を泳ぐのも心配ですが、去年も泳いだのでなんとかなるでしょう(^^;)




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