効率化のためにスペース(全角・半角)をなくそう。人の目とPCの目の違い。

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効率化には敵がわんさかいます。
そのうちの1つは、スペース(空白)です。

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※コワーキングにて Pixel 3

 

人にスペースは見えない

たとえば、

3

3

は、同じに見えるはずです。

上の3は、「3」、下の3は、「3 」 なのですが、人の目にはどちらも3に見えますし、なんら問題はありません。

 

どちらも「Excel」に見えます。

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これは、平成26年1月14日と読めるはずです。

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ITで効率化する場合、人の目だけで判断していると、思わぬトラブル、エラーにつながるので気を付けなければいけません。

 

PCは、スペースがあると別物とみなす

 

人ではなく、PCでは、スペースがあると別物とみなします。

この場合、下は、「Excel 」です。

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「もし、Excelだったら1、そうでなかったら2」という数式を入れてみると、違った結果になります。

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これを防ぐには、

・スペースを入れないようにする

・置換で、スペースを消す
・TRIM関数(空白を消せる)で処理する
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といった方法しかありません。

ただ、手間がかかるのは事実です。

 

先日あったのは、こういった事例。

Excelにあるデータ(確定申告)を読みとって、
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ブラウザの確定申告書作成コーナーへ自動入力するプログラム(RPA)をつくっていました。
源泉徴収票の居住年月日を入れるところでエラーが起きたのです。

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通常は、こういうプログラムで、月を入れることができます。
row(”月”)は、Excelの「月」の列のデータを意味しており、この場合は、そのデータと同じものをブラウザで選ぶという意味です。

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基本的なプログラムですし、なんら問題はないはずなのですが、ここでエラーが出てプログラムは止まってしまいます。

あきらめかけたところ、ふと見ると、なんだか1から9の数字が変です。
左に寄っています。
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ひょっとして……と思って確かめてみると、1から9は、後ろにスペースが入っていました。

Excelに入っているデータには、当然スペースが入っていませんので、該当する数字はないということになります。

プログラムをこう修正すると、うまくいき、自動化できました。
さきほどのものに、+で半角スペースをつけているわけです。

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ただ、これだと、1から9のときは動きますが、10以上のときは、エラーがでます。
ソフトでは、「10 」ではなく、「10」となっているからです。
結果的に、こういった処理をしなければいけません。
Excelデータから取り出したものを数値に変換して、9より大きかったら、そのままで、そうでなかったら半角スペースをくっつけるという処理をします。
効率化はあくなき戦い、執念です。

 

 

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人がPCに合わせる=ルール化が効率化の鍵

 

たった1つのスペースで、PCは動かなくなります。

だからといって、

・PCは信用できない
・手でやったほうがいい
・PCは怖い

となるのは、ちょっと違うでしょう。

PC、IT、AIはそういうものであり、ルールが決まっているものなのです。
人がPCに合わせることで効率化は実現します。

効率化の敵は、いつだって人です。
PCの中のソフトも人がつくりだしています。
上記の例でも、Excelに入れたのは人ですし、1から9にスペースをくっつけて2桁にしているのも人です。

しかしながら、普通に入力していたら問題となりません。
今回のようなスペースは、効率化しようとするときに問題となります。

もちろん、確定申告書作成コーナーは、人の目で見て人が入力するものですし、今回のような自動化は誰もやっていないでしょうし、想定していないでしょう。
ExcelでもIFやVLOOKUPを使ったり、他のソフトとデータ連携しなければ問題になりません。

ただ、いざ効率化しようとすると、間違いなく壁として立ちふさがります。
スペースでも全角と半角でもまた違ったものになるわけです。
これは見た目でも違いますが。
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ファイル名を付けるときも気を付けなければいけません。

 

効率化は、こういったルールを人が守るかどうかで決まります。
人がPCに合わせるしかありません。
そのかわり、PCで効率化できれば、ミスなく、大量の処理をこなしてくれるのです。
前述の確定申告も、プログラム修正後は、どんなに量があってもミスなくこなしてくれます。
(そんなに量ありませんけど、うちは)

この「人が守る」というときに、PCのソフトやサービスも人がつくったものということを忘れないようにしましょう。
自動的にソフトができあがる時代にはまだやっていません。

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効率化は、
・人(自分)がまずルール化
・周りの人へルール化を依頼(それとなく)
そして、人がつくったソフトとの戦い
があります。

前述の例の別のコーナー(ふるさと納税=寄附金)では、1から9の数字が左に寄っているのですが、これは半角スペースではありません。
単に寄っているだけで、Excelからの取り出した月や日がそのまま入ります。
こういうふうにルール化されていないことは多いものです。
効率化するには、こういったものとも戦わなければいけません。

「ルール化していないと効率化できない」を実感するためにも、プログラミングはおすすめです。
(気になることも増えますが)

 

 



■編集後記

昨日は、お客様先での仕事でした。
会社の案件にくわえて所得税、相続税の案件も。

■昨日の「1日1新」

保育園 部屋替え

 

■昨日の娘日記

動物の鳴きまねをするとよろこびます。
が、きりん、もぐら、くまなど鳴き声がないものは困りものです。

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