・効率化すべきところとすべきでないところ

先日,税理士法人に勤める方と食事をした際,
税理士業務について意見交換することがありました。
まあ,私の方は,少数で運営し,担当者は私一人という前提ですので,気楽なことを話しすぎたかもしれません。
ただ,これまで勤務していた時代と私のスタンス・考え方としては,ほぼ同じです。
効率化の功罪
テーマの1つは効率化について。
税理士業務は,作業の部分と思考・アドバイスの部分に大別されます。
特に作業の部分については効率化というテーマが欠かせません。
しかし,思考・アドバイスの部分は,なかなか効率化しづらいものです。
人により知識や経験,考え方は異なりますし,そこをマニュアル化することは困難なことだと思います。
無理にマニュアル化すると,画一的なアドバイスになってしまいます。
私としては,「効率化」は重要と考え,積極的に行っていますが,効率化すべきこととそうでないことがあると考えています。
前述の作業の部分は効率化すべきことですが,思考・アドバイスに関する部分は効率化すべきではないです。
少し軸を変えると,自分自身又は事務所内部で行うことは効率化すべきであり,外部,クライアントに対することは効率化すべきではないと考えています。
一般的な話であれば,来客対応を効率化する,例えば,マニュアルでしか答えない,ニーズとは別に利益率が高い商品を薦めるというのは,好ましくないのではないでしょうか?
セルフレジ,セルフサービスなどは,価格に転嫁するのであれば歓迎すべきことですが,明らかに「効率化考えているからなぁ・・・」という来客対応もあります。
税理士事務所の例で言えば,クライアントとの打ち合わせ時間をきっちり1時間で終了すると決めたり,場所が近いクライアントを組み合わせて訪問したりすることは,確かに効率的ですが,必ずしもそれを優先すべきではないと思っています。
まあ,無駄に長々と打ち合わせをすることは避けるべきですが。
質問の返答なども必ずしも効率を重視するものではないです。
質問の内容によっては,返答に時間にかかるものもありますし,追加で資料を作成することもあります。
あえて,この部分で効率化を考えるなら,知識のインプットやその知識の整理を常々行うことが総合的に効率化につながると考えています。

作業の効率化の盲点

思考の時間を確保するなら,日頃の業務,特に作業的なものは徹底的に効率化すべきです。
「時間が足りない」理由は作業が原因となっていることがほとんどではないでしょうか。
ただ,作業の効率化には盲点があると思います。
作業は自分でやる作業というよりも従業員に任せている部分も多いです。
効率化の余地のある作業を任せっきりにしていると,いつまでたっても効率化が図れません。
私の場合も,事務所の経理やクライアントの会計データ入力を時々自分でやってみると,効率化のアイデアが浮かぶことが多いです。
スタッフ側は仕事の改善を提案しづらいという事情もあります。
経営者側,クライアントと直接関わっている側が改善案を出すことが全体的な効率を上げることができる場合が多いような気がします。
営業担当と経理担当の連携が取れていた方がいいのもその1つでしょうね。
クライアントに関わっている人が内部の事務作業も把握しておくこと,逆に内部の事務作業を行っている人が仕事の全体の流れを把握しておくことがベターです。
税理士事務所が組織化するなら,いつまでも作業をやっていてはいけない,という意見もありますが,あえて,会計ソフト,税務ソフトの使い方やその他の業務の流れを把握し,作業の効率化は図っていきたいと考えています。
結局は全体的に時間を確保できている気がします。
とはいっても,限界はありますので,他の戦略も必要です。

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【編集後記】
先日,豚の角煮を作っているとき,ふと思いつきレンコンを入れてみました。
意外と合います
味付けは,しょうゆ,酒,みりん,しょうが,ゆずの皮,砂糖。
豚肉とタマネギ,玉子の食感とレンコンのしゃきしゃき感がいい感じです。
しかし,レンコン,タマネギ,玉子のみを集中的に食べるのが約1名いたため,肉だけが残ることに・・・。
仕方ないので,昨日それらを追加しました。
バランスよく食べて欲しいものですガーン
EX-IT|