・タスク管理の勉強会ーGTDによるタスク管理ー

今日,有志でタスク管理の勉強会を行いました。
タスク管理とは,日々行うことを記録,整理し,いかに実行するかというもので,いわゆるTODOリストと言われるものを使用することにより行います。
私は,GTDというものをベースに自分なりに工夫してタスクを管理しています。
GTDとは,アメリカで開発されたタスク管理手法です。
頭の中にあるあらゆることを記録,整理,実行することで,目の前のことに集中することを目的としています。

私のタスク管理

タスク管理には,GTDの手法に沿ったソフトウェア,OmniFocusを使っています。
PC(Mac)版,iPad版,iPhone版すべてを購入し,どのハードウェアでも同じデータを閲覧,編集できるようにしています。
具体的な手順は次のとおりです。
1 やるべきこと(タスク)を思いついたら,ソフトに入力して記録
基本的にはPCで入力し,移動時はiPhoneで入力しています。
もしソフトが使えない場合にはメモ帳にメモすうこともあります。
入力するのは,プライベート,ビジネス関係なくすべてのものです。
仕事でやるべきこと,欲しいなぁと思ったもの,今後やりたいと思ったことなどを記録していきます。
2 入力したタスクを整理する
入力したタスクについて,やるのかやらないのか,いつやるのか,そのうちやればいいのかなどを決め, 整理していきます。
この際に,クライアントごと,プロジェクトごと(セミナーなど)にわけるようにしています。
3 実行
整理した状況ごとにタスクを実行していきます。
期限が迫ると,PC,iPhone,iPad上で,アラームが表示されますので,期限通りに実行することができます。

4 タスクの見直し
2,3日に1度は,タスク全体をさあっと見直しています。
このときに期限を決め直したり,タスクを増やしたり減らしたりすることもあります。
上記の流れを繰り返すだけです。
今やるべきタスクは,すべてデータの中に入っています。
GTDの思想どおり,頭の中にあるものをほぼすべて記録できていますので,「なんか忘れていることがある気がする・・・・・」と集中力を欠いたり,「あ,○○をやってなかった!」と慌てたりすることは,非常に少なくなりました。
ソフトは,次のようなものがあります。
・PC
Toodoledo,Remember the Milk
・iPhone,iPad
Toodoledo,Remember the Milk,TODO,Pocekt Informant
私がOmniFocusを使っているのは,GTDの思想が忠実に再現されているからです。
特に見直し(レビュー)やプロジェクトごとの整理がやりやすくなっています。
また,PC上でどんなソフトを操作しているときも,ショートカットキーを押せば,すぐにタスク入力画面が 表示され,タスクを入力できるのも魅力です。
EX-IT|
Mac専用なのが残念ですが・・・・・・。
このソフトの前は,上記に挙げたソフトを使っていました。
無料のものも多く,有料でも安いソフトが多いので,いろいろ試してみるといいかと思います。

情報交換をして思ったこと

今回,情報交換をして思ったことです。
手法は多少異なりますが,おおむね次のような特徴がありました。
・タスク管理の手法が定着するまでは,ある程度の時間が必要
・タスクの入力を習慣づけることが重要
・ソフトの選択をはじめ,いろいろと試行錯誤している
・ソフトの強制力をうまく利用する
・自分なりのアレンジをしている。
・タスク管理上,めんどくさいことはやらない。シンプルに管理する
私自身もタスク管理自体がめんどくさくならないように,心がけています。
管理自体に手間をかけすぎて,時間をとられてしまっては本末転倒です。
ソフトの設定や入力項目自体も極力シンプルに徹しています。
GTDについては,こちらの本がおすすめです。

はじめてのGTD ストレスフリーの整理術/デビッド・アレン
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仕事術系では,この2冊が非常に気に入っています。

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