・領収書をどの程度整理すればよいか

領収書や請求書をどうやって保存するか？は結構悩みのタネです。
整理するには時間がかかりますし，かといって，どの程度整理すればよいか分からないという声も聞きます。

いろいろな考え方はありますが，私自身は，次のように考えています。
1　領収書等を見直さないようにする。
領収書等を頻繁に見直すかどうかで，その整理の方法が変わってきます。
理想的なのは「見直さない」で済むこと。
これを実現するには会計ソフト上である程度細かく入力して管理する必要があります。
何かを調べたいときに，会計ソフト（又はExcelや管理システム等）で分かれば領収書等を見直さなくて済むからです。

2　誰が見るかを考える
経営者や経理担当者が原則として見直さないとすると，領収書等を見るのは，税理士事務所又は税務署だけです。
税理士事務所は，経理内容の確認のために，税務署は税務調査時に領収書等を確認します。
過度に整理する必要はないわけです。
ただ，あまりにも探すのに時間がかかるのは困りますが・・・。
クライアントには，私が探して分かる程度に整理をお願いしています。
取引量にもよりますが，月別に整理されていれば十分です。

3　1カ所にまとめる
月別に整理されていても，ある取引の領収書はキャビネットに，別の取引の領収書は社長の机に，また別の領収書はクリアファイルに・・・とばらばらに保管されていては探すのが難しくなりますし，紛失の恐れもあります。
できるだけ1カ所にまとめておきたいものです。

4　その都度整理する
整理するという観点からは，その都度整理した方が結局は楽になります。
これは私自身が自分の経理をやったり，クライアントの経理をやったりして実感することです。
領収書を紙に貼る処理もその都度やっておけば自ずと日付順になります。
これを箱やクリアファイルに入れてしまうと余計に手間がかかってしまうことがあります。

経営者で経理も担当されている方は，なかなか時間の確保が難しいところです。
私は，タスクの合間に一気にやってしまいます。
資料を作るタスクが終わったら，領収書整理を行い，また別のタスクに取りかかるという感じです。
単純作業は，気持ちの切り替えにもなります。

 

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【編集後記】
当ブログの検索キーワードで最近最も多いのが「ワールドカップ　予想」。
昨年の１２月にグループリーグの組み合わせが決まったときに書いた記事 です。
実際に検索してみるとGoogleで1位でした。
まあ，本業とは関係ありませんが
記事自体はどこがグループリーグを突破するかという内容です。