・モノ、情報の整理に便利な5つのINBOX

2010年11月6日

URLをコピーしました！

仕事だけはなく生活全般において、整理は重要なキーワードです。
最近、あらゆるものの整理において、INBOXを活用しています。
INBOXとは、直訳すると受信箱。
GTDを提唱する『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』では、「タスクをあれこれと分類する前に、まず収集して、INBOXに入れる」という整理術が紹介されています。
INBOXにはモノや情報をとりあえず入れておきます。
私が使っているINBOXは次の5つです。

5つのINBOX
1 メール
メールソフトはGmaiを使っています。
この場合は文字通り、【受信ボックス】がINBOXとなります。
登録用に使っているアドレス（返信不要）以外のGmail、事務所アドレスに来たメールはすべてここに届きます。
その後、返信する必要のないものはアーカイブして別の場所（すべてのメール）に移動させ、ここには返信が必要なメールのみが残ります。
今はiPadから自分宛に送ったPDFファイルのメールのみが残っている状態です。

INBOX【受信ボックス】にメールがあれば、返信しなければいけないということですので、視覚的にも要返信メールが分かります。
ポイントは、返信するかしないかをメールを読んだ段階で判断することです。
「返信するかも・・・・・・」と曖昧にしておくと、どんどんたまってしまいます。
2　メモ
手書き、iPhone、iPad、PCでメモをとっています。
それらのメモをEvernoteに集約するようにしています。
手書きメモはモレスキンに記入し、必要であれば、写真を撮って、Evernoteに保存します。
Evernoteは、iPhone、iPad、ＰＣで同期でき、どの端末からも閲覧できるソフトです。
このEvernoteのノートブックで【0　INBOX】というものを作っています。
0をつけるのは、ノートブックの一番上に表示されるためです。
正直、Evernoteは当初使いこなせていませんでしたが、この【0　INBOX】を作ってから、かなり使いやすくなりました。
ノートブックを分けずにメモをしていると、不要なメモを削除しなかったり、重要なメモを整理するのに時間が買ったりします。
『知的生産性を上げるiPhone活用術』という本で覚えた手法です。

3　デスクトップ
私にとって、PCのデスクトップもINBOXです。
デスクトップにはファイルを置かないようにしています。
特定の場合にのみ、ファイルを置き、1日に1回はデスクトップをきれいにするのが習慣です。
デスクトップにファイルを置くのは次のような場合です。
・ブログや資料用に画面をキャプチャーした画像
　使ったら削除します。今回の記事に使っている画像もこの後削除します。
・スキャン後、作成されるファイル
　PDFファイルを結合したり、名前をつけたりして、データを保存しているフォルダ（1つのみ）に移動させます。
・ダウンロードしたファイル
　サイトからダウンロードしたがファイルもここに置き、保存の必要があれば、きちんとした名前をつけて保存します。
　ダウンロードしたままのファイル名だと、あとで検索しにくくなります。
・メールに添付されたファイル
　メールに添付されたファイルも同様に保存の必要があれば名前をつけます。

4　タスク管理
前述したGTDという手法により、タスク管理をしていますので、当然タスク管理ソフトにも【INBOX】があります。
思いついたタスクを即、ここに入力しています。
Evernoteと同様にiPhone、iPad、PCで同期できますので、どの端末で入力しても【INBOX】にタスクが収集されます。
この後、プロジェクト（複数のタスクで成り立つもの）に該当すれば、該当プロジェクトに振り分けたり、期限を設定したりします。
今のプロジェクトは、HP作成（リニューアル）、自分の確定申告、クライアントごとの業務、セミナーなどです。

5　紙
ペーパレスといっても、やはり多少の紙は存在します。いらないものは即捨てますが、あとで処理する必要があるモノは、デスクに縦置きしています。
下の画像の、【ファイル立て】が紙のINBOXです。
ファイルには自社の領収書が保存してあり、他の紙の書類はクリアファイルに入れています。
領収書、レシート等は、財布がINBOXの役割を果たします。
まずは財布に入れて、翌日までに処理（会計ソフトに入力）の後、ファイルに貼り付けます。
領収書等を別にすれば、紙の資料は、ほとんどスキャンしますので、スキャナーをそばにおいているわけです。
紙のINBOXが大きすぎると、どんどん貯まってしまいますので、あえてこの小さなスペースに限定しています。

INBOX活用で重要なこと
決して整理上手ではない私が、あるていど整理できているのは、このINBOXの概念のおかげです。
INBOXについて重要なのは次の4つです。
・決まった場所にINBOXを作る
・INBOXを定期的に必ず見直す
・INBOXを空にするように努める
・INBOXを大きくしすぎないようにする
事務所は、上の画像のように整理されていますが、自宅で整理できてないのはINBOXが大きすぎるんだと思います。
TVの前のソファ周りが全部INBOXって感じですので・・・・・・。
改善の必要ありです
関連記事
・iPhoneのEvernoteを使った読書メモ
・Gmailをオススメする10の理由
・PCのデスクトップの使い方
・タスク管理の勉強会～GTDによるタスク管理～