紙の請求書をやめてもらうには・やめるには

紙の請求書はデメリットもあるものです。
なくしたいなら、なくすことも考えましょう。

※紙の請求書(サンプル) by SIGMA fp

紙の請求書のデメリット

紙の請求書には、メリット、デメリットがあります。
メリットは、
・わかりやすい
・なんとなくの安心感、信頼性
・受け取るときには物理的に支払いを管理しやすい
ということ。

デメリットは、
・受け取ったものをなくす、破る、汚れる可能性(郵送中も含めて)
・受け取ったものを検索できない
そして、
・請求書受取時→受け取らなければいけない
・請求書発行時→プリントアウト、押印、封入、切手購入・貼付、投函の手間
ということです。

紙の請求書を受け取る側としては、自宅とオフィスがある場合、オフィスに届いてしまいます。
(送り先を自宅にしてもらう、転送するということもできなくはありませんが)
そのためだけにオフィスに行かなければいけません。

紙の請求書を出す側としては、請求書発行のために出社ということもありえるでしょう。
自宅でプリントアウト、郵送もできますが。

そして、紙の請求書を出すということは、先方が紙を受け取るということ。
デメリットを感じるかもしれません。

紙の請求書をやめてもらう、やめることを考えてみました。

紙の請求書を受け取るのをやめてもらうには

PDFにしてもらう

「PDFでも大丈夫ですよ」とさらりと言ってみましょう。
すんなり通ることがあります。
紙の請求書じゃないとダメと思われている可能性もありますので。

先方との関係性によっては「PDFでお願いします」でもいいのですが。

担当の方に話しても経理担当がダメ。
担当の方から経理担当に話すのがめんどくさい。
ということもありえますが、言ってみないと変わりません。

PDFで受け取れば、それをデータ処理できる可能性もあります。
敷居は低くありませんが。

RPA UiPathで自動化。メールで受け取った請求書PDFを読み取り、住信SBIネット銀行で振込。

なんならExcelで受け取ったほうが、自動化はしやすいです。

紙の請求書をAI-OCRで読み取って自動化することもできますが、それなりの手間、コストはかかりますし、効率化の方向としては、美しくないかなと。

ひとまずデータでもらう

紙の請求書でも、ひとまず、その金額をデータでもらう(メールでもらう)ことも考えてみましょう。
それさえわかって払えば、紙の請求書なぞ必要ありません。
税金上の証拠として、とっておけばいいだけですから。

なお、税金上の証拠としては、現状紙での保管が原則です。
ただ、紙にはんこが必要なわけでもなく、はんこが電子印鑑だろうが、スキャンしたデータであろうとお互いが納得していれば問題ありません。

はんこなんて飾りです。
はんこが絶対必要なら、世の中にはんこがないものはたくさんありますし(レシートやネットでの買い物など)、大半のものが税金上認められないということになります。;

現物(紙)を見ないと会計ソフトに入力してはいけない、振り込んでいけないというわけではありません。
データと紙の請求書が違っていたら、どうする?という話はありますが、それはそのとき、個人のミスであってデータがダメというわけでないでしょう。

何かあると、または、何かあるといけないから、データではなく紙というのは違うかなと。
紙でも間違いはありますし、「何か」はありますから。

 

 

紙の請求書を出すのをやめるには

PDFで送ることにする

「請求書は、PDFでお送りします」とさらりと話してみましょう。
それで通ることも多いです。
「PDFでもいいですか?」でもいいのですが、こちらでルールを決めたほうが早い場合もあります。

この場合も請求書の控はとっておかなければいけません。

Webゆうびんを使う

紙の請求書を送る必要があるときは、Webゆうびんを使いましょう。
(クラウド会計ソフトや、請求書発行システムを使うことでもできます)
PDFをネットにアップすれば、先方に紙で届けてくれます。
(冒頭の写真は、Webゆうびんで自分に送ったものです)

こちらは、どこにいても送ることができ、切手も、押印も、封筒も、プリントアウトも必要ないわけです。
Webゆうびんをはじめてつかったのは、2012年。
ホノルルトライアスロンでホノルルに行っていたときでした。

はんこを自主的になくすなら、Office ・Acrobat Reader DC・Webゆうびん

RPAで郵送を自動化 |UiPath&Webゆうびん

YouTubeにもアップしています。
ネットから郵送できる Webゆうびん – YouTube

この場合も請求書の控はとっておかなければいけません。

請求書を出さない売上をつくる

請求書を出す→お支払いいただく
という流れ以外の選択肢もあります。

ネットで販売し、カード決済、振り込んでいただくという流れもありますので、そうすれば請求書は出さなくてすむわけです。
メールも証拠となりますので。
(その場合、領収書は求められれば、出すことになります)

請求書を出していただかず、こちらで計算してお支払いして支払明細書を出すということもできます。
なんらかの証拠があればいいわけです。

出版の場合も、原則として請求書は出しませんし、Amazon、Googleにも請求書を出したことはありません。
その場合、支払いの明細がデータ(または紙)で送られてきます。

そういった売上をつくることも考えたいものです。

 

紙の請求書、もしなくしたいなら、なんらかの工夫はしてみましょう。
自然になくなることはありませんので。
お互い、紙はやめたいと思っていても、それぞれけん制していて、紙のままのこともありますのでさらりとでも話してみましょう。



■編集後記
昨日は、娘のリクエストで、オムライスと親子丼を。
材料はほぼ一緒なので効率的です。

「1日1新」
アイスの実 とうもろこし
Atem Mini
とあるZoom

■娘(3歳5ヶ月)日記

昨日は、スーパーでチーズケーキを。
チーズケーキは大好きです。
みんなの分で買ったミニシュークリームもパクパク食べていました。