ExcelでSUMを使って小計を出してはいけない。ピボットテーブルを使おう

ExcelでSUM関数を使って小計を出してはいけません。
もっと楽で、かんたんな方法があるからです。
集計するならピボットテーブルを使いましょう。
※Excelで作成→Keynote貼り付け、スクリーンショット

SUMで小計をするデメリット

たとえば、こういった項目と金額のデータがあり、項目別に集計したいとします。

交際費は、この2つだからSUMで足して

会議費は、この部分をSUMで足して・・・

とやってしまうと、手間と時間がかかります。
ミスの可能性も高いです。

また、項目ごとにソート（並べ替えをしないと、この方法はできません。
さらには、項目が途中で増えた場合には、また数式を見直す必要があります。
ミスの可能性はますます高まるでしょう。

SUMで小計するのはおすすめしません。

ピボットテーブルを使うメリット

こういった場合には、ピボットテーブルを使いましょう。

このように、項目別の表をかんたんにミスなく作れます。

また、データを項目でソートしていなくても問題ありません。
空白行を入れず、連続したデータであれば、ミスなく集計してくれます。

使わない手はありません。

ピボットテーブルの作り方

ピボットテーブルを作ってみましょう。

データからピボットテーブルを作る

まずは、データを［テーブル］にします。
（［テーブル］を使わなくてもピボットテーブルを作ることはできませんが、ミスをより少なくするためにテーブルを作ってからピボットテーブルを作ることをオススメしています。）

データのいずれかのセルを選択し、Ctrl＋Tを押すと、次のようなボックスが表示されるので、Enterキーを押しましょう。

こういったテーブルができます。

テーブルのいずれかのセルを選択して、［挿入］→［ピボットテーブル］をクリックしてください。

ボックスが出てくるので、Enterキーを押します。
ショートカットキーなら、Alt→N→V→Enterです。（Altを押してNを押してVを押してEnterを押す）

この画面がピボットテーブルです。
右側のボックスで、［項目］と［金額］をクリックしてチェックを入れましょう。

これで集計されます。
桁区切り（カンマ区切り）にするなら、B列（金額）をクリックして、Ctrl＋Shift＋1を押してみてください。

データを追加、削除、修正したとき

もし、データを追加、削除、修正したときは、ピボットテーブルを選択してAlt＋F5（または右クリックして［更新］）をする必要があります。

SUMで項目ごとに小計を出すよりかんたんです。
ぜひ身につけてみていただければ。

サンプルは、noteで販売しています。
EX-ITサンプル　小計とピボットテーブルの比較

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【編集後記】

昨日は、レスパス（月額9,800円でジム・レッスンへ通い放題。近日記事にする予定）で、e-stretchへ。
ストレッチしてもらえるサービスです。
「鍛えてるんですか？」「筋トレどのくらいやってるんですか？」といつものごとくいわれ・・。
あまりにも体が硬いので、「ストレッチ嫌いですか？」とも・・・。

ストレッチやっていてこの硬さなんです。。。

でも、かなりほぐれました。
レスパスでは1ヶ月3回までいけるので、また行くつもりです。

【昨日の1日1新】
※詳細は→「1日1新」

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