Excel入門[Excelで家計簿(簡易版)]ーテーブルとピボットテーブルの基本ー

Excelで家計簿をつくることもできます。
私はExcelで、家計簿、税理士事務所・会社の会計をやっています。
私の方法だと、ちょっと複雑かつ本格的ですので、「Excelで家計簿」の第一歩について書いてみます。
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まずは、支出のみ集計

家計簿は、本来、支出と入金を記録します。
ただ、いきなり始めると挫折してしまうでしょう。

まずは、支出のみ記録することをおすすめします。
私が最初に家計簿をつけたときもそうしていました。
もう16年ほど前の話です。

次のように、日付、項目、金額だけ入力していきます。

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詳細な内容を追加で入力しても大丈夫です。

1か月又は1日にどのくらいお金を使っているかを把握することが重要です。
現金で払おうが、Suicaで払おうが、預金から振り込もうが、カードで振り込もうが、すべての支出を記録していきます。

最終的にはこのように表にすることができます。
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使うテクニックは、テーブルとピボットテーブル

使うテクニックは、テーブルとピボットテーブルです。


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------※この記事は、投稿日現在の状況、心境、法律に基づいて書いています。---------

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①データの入力

ある程度データを入力していきます。
空白の行を作らないようにしてください。空白行はExcelでは厳禁です。
項目を入力する際に、Altキー+↓ で、それまでに入力した一覧が表示されます。
こちらの方が、使いやすければ、使ってみましょう。

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項目は、自分で好きなように決めて大丈夫です。
例えば、私は、[飲食費](外で食べたとき)と[食費](自宅で料理する食材)に分けています。
トライアスロン関係の支出は、[スポーツ]を使っています。
PC関連の支出、文房具などは[消耗品費]という会計の言葉を使っていますが、[PC]でも[PC機器]でもかまいません。

会社の会計と同じく、科目は本人が決めるものです。

②テーブルにする

①のデータをテーブルにします。
テーブルという機能は見栄えのほか、次のピボットテーブルを作る際にも便利なのです。

テーブルにするには、データのどこかを選択して、Ctrl+Tを押します。
このときに空白行があると、正しく選択できませんので注意してください。

Ctrl+Tを押すと、次のようなボックスが表示されますので、Enterキーを押します。
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これで、テーブルの完成です。

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テーブルを選択して、上部の[テーブルツール]→[デザイン]→[テーブルスタイル]で好みの色に変えることもできます。

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新しいデータを追加すると、テーブルが自動的に作成され、色も自動的につきます。

20行目にデータを追加すると、こうなります。
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③ピボットテーブルを作る

テーブルを選択して、[挿入]→[ピボットテーブル]をクリックします。

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次のようなボックスでは、そのままEnterキーを押します。

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これでピボットテーブルが完成しますので、項目を組み合わせていきます。
右側のボックスで、[日付]、[項目]、[金額]すべてにチェックを入れてください。

表が完成します。
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B列を選択して、Ctrl+Shift+1を押せば、桁区切り(カンマ区切り)にできます。

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ピボットテーブルの使い方

ピボットテーブルは、表を自由に可変させるものです。
決まった表の形ではなく、様々な視点から分析ができます。

集計だけなら、SUMIF関数でもできますが、やや複雑です。
表の形式も変えることができません。

ピボットテーブルを選択して、右側の[日付]のチェックを外せば(再度クリックします)、[項目]と[金額]だけの表になります。
これまでの累計で支出を見ることができます。

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[日付]と[金額]だけの表にもできます。

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ピボットテーブルを右クリックして、[グループ化]をクリック、

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[月]で集計することを指定してEnterキーを押すと、
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月でまとめることができます。
他の月のデータが入っていれば、月別に比較も可能です。

ピボットテーブルには1つ注意点があります。
データを変更、削除、追加したときに、更新処理をしなければいけません。
自動的に表へ反映されないのです。

更新は、ピボットテーブルを右クリックして、[更新]を選択します。

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ーーーまとめーーー
家計簿に使わなくても、今回の事例は仕事でよく使うものです。
サンプルファイルを用意しましたので、ぜひやってみてください。

(ファイル・操作画面はExcel2007、2010、2013に対応しています)

http://db.tt/khX5NdzZ





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【編集後記】

ここ数日検討していたビデオカメラ、ようやく決定し、昨日、購入しました。
早速土曜日に公開収録をするので、それまでに使い方を覚えます(^^)




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