Wordの活用方法ーWordで作っているもの・作らなくなったもの

Excelとともに活用されているWord。
私がどう使っているかを改めてまとめてみました。
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Wordで表を作らない

原則として、Wordで表を作らないようにしています。
Wordの表作成機能は、バージョンにより使いやすくはなっていますが、やはり専用ソフトであるExcelにはかないません。
特に計算式を含む表は、Excelの方が断然使いやすいでしょう。

Excelをそのまま貼り付けることもできますが、私は画像で貼り付けています。
範囲を選択して画面コピー(MacならCommand+Shift+Cotrol+4、Windowsならフリーソフトの≪Winshot≫)をし、Wordに貼り付けます。
この方が手軽だからです。

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図やグラフは、Excelやプレゼンテーションソフト(MacのKeynoteやWindowsのPowerPoint)で作ることが多いです。
Wordは文章を書くことのみに使っています。

Wordで作っているもの・作らなくなったもの

Wordで作っているもの

私がWordで作っているのは次のようなものです。

・原稿
雑誌や書籍に原稿はWordで作ります。他のソフトも試しましたが、やはりWordが便利です。
短い原稿は、テキストファイルで作ることもあります。
後述するアウトライン機能を使いこなし、Wordのおせっかい機能をカットすれば、十分使えます。
Excelよりも、パワポよりも、実は、Wordを使いこなすのは難易度が高いです。

使い手によって大きな差があります。
私もまだまだわからないことが多いです。

・メルマガ
平日毎日発行しているメルマガ『税理士進化論』は、Wordで書いています。
今日で565号目です。
Wordで書いている理由は、バックナンバー管理のためです。
1つのファイルにまとめておいた方が楽に編集できます。


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------※この記事は、投稿日現在の状況、心境、法律に基づいて書いています。---------

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・契約書
お客様との業務契約書はWordです。
贈与契約書、譲渡契約書などの契約書もWordで作っています。

・規程など
旅費規程、福利厚生規程などお客様で使うひな形はWordで作ります。

・マニュアル
お客様向けの業務マニュアルはWordで作ります。
画像は、画面コピーです。
電子納税、給与計算、会計ソフトの使い方などがあります。
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Wordを使わなくなったもの

以前、Wordを使っていたものでも、今は使っていないケースもあります。

・マニュアル
マニュアルは動画を作ることも多いです。
PC上の操作を動画と音声解説で記録します。

・送付状
送付状はExcelのマクロで作ります。
一覧のデータから送付状を作成できるしくみです。
請求書はExcelで作り、窓付き封筒で送りますし、Faxも使わないので、送付状を使う機会は少ないですけどね。

・メモ、記録
メモ関係は、Evernoteにすべて保存します。
ファイルを開かなくてもいい、一覧できるというのが理由です。

Wordのアウトライン機能

Wordの真価はアウトライン機能にあります。

たとえば、
1 Excelの基礎
(1)Excelの基本機能
(2)便利なショートカットキー
2 関数の基礎
(1)覚えておくべき関数



という見出しを付けるときに、アウトライン機能を使うと楽です。

あらかじめ設定しておくと、Alt+Shift+→(←)で見出しのアウトラインを設定できます。
(Mac版はControl+Shift+→(←))

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・最初にアウトラインを入力して、文章を後から書く
・アウトラインを入れ替える
・アウトラインのレベル(1や(1))を変更する
など自由自在に編集できます。

これを普通に「1」「(1)」と入力すると、あとで編集するときに大変です。

書籍でも
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メルマガでもよく使っています。
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設定方法はやや複雑ですので、基礎的な部分だけ解説します。

まず、見出しを入力します。
このときに右上の[スタイル]が[標準]になっていることを確認してください。
アウトライン機能は、この[スタイル]を活用します。
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Alt+Shift+←(又は→)(Mac版はControl+Shift+→(←))を押すと、文字列のスタイルが変わります。
右上では、[見出し1]になります。

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ここで、上部のリボンで[表示]タブ→[表示]の[ナビゲーションウィンドウ]にチェックを入れます。
すると、左側に見出しが一覧で表示されるのです。
青い部分をマウスでドラッグして並べ替えることもできますし、文章内で、Alt+Shift+↑(↓)で移動させることもできます。

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Mac版だと、メニューの[表示]→[サイドバー]→[見出しマップウィンドウ]です。
Windows版も、古いバージョンでは[見出しマップ]という名称でした。

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これがアウトラインの基本です。

この機能を税理士受験でも使っていました。この機能のおかげで合格できたようなものです(^_^;)

※わかるかたのみ→理論の柱をまず書いて、その後に本文を入力していきます。試験の時もそうしていました。
柱(見出し)が抜けるとアウトですので非常に効果的です。
手書きではこの勉強法ができません。

今、税理士受験をするとしたら……PC活用勉強法 » EX-IT

ーーーまとめーーー

Excelもそうですが、Wordも改めて勉強してみる価値はあります。

おすすめなのは、この方の本です。
私もWordの達人に教えてもらいました。





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【編集後記】

最近、新しいことに挑戦しています。
ビデオカメラもそうですが、Amazonへの出品、写真販売サイトへの登録など、やってみないとわからないことも多く、大変ながら楽しいです。
いろいろわかってきたので、後日ブログ記事にします。




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