タスク管理の基本の1つは、分散です。
毎日ちょっとずつやると負荷もかからず、楽にこなせるようになります。

毎日やること

例えば、経理業務で言うと、現金やレシートの処理は間違いなく毎日やった方が楽です。
（私がこの仕事だと言うことを差し引いても）

ためてやろうとすると、記憶も薄れてしまいますしストレスも大きくなります。
（誰かにまとめて依頼するなら別ですが）

掃除（机の上やPC内を含む）も毎日やった方が楽ですし、ブログもまとめて書くよりも毎日書くのが楽です。

同じように、仕事は基本的に毎日ちょっとずつ進めた方がかえって楽になるものが多いといえます。

読書や勉強も、まとめてやるとつらいものです。
ちょっとずつやるようにしています。

このブログも、1週間まとめて書くとかなりつらいでしょう。

 

 

まとめてやることとの併用

基本は毎日、ちょっとずつですが、まとめてやった方が楽なものもあります。
例えば預金に関する経理は、ネットバンクに記録されているため、まとめてやります。

私の場合、ネットバンクのデータをExcelに貼り付けて加工・集計するため、1日分処理しようが、1か月分処理しようが、1年分処理しようが、手間はそれほど変わりません。
こういった仕組みを可能にするのが、ITです。

毎日やりつつも、まとめて処理できるしくみを作っておくとさらに楽になります。
高価なシステムを使わなくても、Excelやマクロで可能なものも多いです。

請求書の発行や資金移動、細かい業績確認も、まとめてやった方がいいものといえます。
（おおまかな業績確認は、日々やるべきものです。）

 

今朝は、自分の月次決算を終わらせました。

毎日やっている現金・レシート処理に、まとめてやる処理（Amazon、銀行、Paypalなど）を組み合わせた結果です。

 

 

毎日やることを減らす

「毎日やるのが楽なんだろうけど、そんな時間がない」
というケースもあるかと思います。

毎日やることを増やすには、毎日やることを減らさなければいけません。

毎日やっていてムダなこと、効率が悪いことを減らしていかないと、本当に重要なことができないのです。

・なんとなく続けていること
・ついついやってしまうこと
をカットする必要があります。

このときに、睡眠や食事を削るのはナシです。
かえって負担が増えますからね。

 

ーーーまとめーーー
スイム、バイク、ランでも、一気に加速しようとすると、負荷がかかり、かえってタイムが落ちます。
仕事も同じようなものです。

「前倒しをする」「一気に片づける」と力を入れずに、計画的にちょっとずつやる方がうまくいきます。
それでも、計画外のことは降りかかってきます。
なおさら普段はおだやかに過ごしたいものです。

タスク管理塾では、こういった話をワークをおりまぜてお送りしています。
次回開催はゴールデンウィークの最終日、5/6です。
残席4です！

5/6(月)
タスク管理塾 GW拡大版
https://www.ex-it-blog.com/task/

 

 

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【編集後記】
昨日、友人2人が葛西臨海公園から新潟へ旅立ちました。ランで。
6日間で520kmを走る大会です。
こちらから動画も見れます。
（撮影班が同行しているのです）
http://www.ustream.tv/channel/%E6%BF%80%E8%B5%B0-%E5%B7%9D%E3%81%AE%E9%81%93520km?rmalang=ja_JP

ゴールまで応援し続けます(^^)