Excelを効率よく使うには、データをきれいに整えることが欠かせません。

半角・全角があると・・・

データの中に半角（ﾉｰﾄ）、全角（ノート）が混じっているとデータを処理するときに困ります。

プリントアウトするだけなら人間が判断するので、影響がありませんが、Excelでは別物と判断するのです。

検索であれば、［半角と全角を区別する］のチェックボックスをオフにしておくことで、半角でも全角でも検索できます。

 

オートフィルターを使うときは支障があります。
半角と全角を区別するからです。

ピボットテーブルで使うときにも、このように集計がうまくいきません。
「ノート」、「ノートブック」と似たような単語も当然NGです。

会計ソフトへの入力でも、半角・全角が混じっていると検索がうまくいきません。
Excelからの取込、Excelへの変換でも支障が出ます。

 

 

関数できれいに

半角全角が混じっている場合、関数できれいにすることができます。

半角から全角にするには、JIS
全角から半角にするには、ASC
という関数を使います。

その他、前後のスペースを取り除くTRIMもよく使います。
さらに手間がかかる場合は、マクロを使うことも多いです。
「株式会社」「（株）」「カ）」、「(株)」などの違いも、苦労させられます(^^;)

会計ソフトに入力したデータで、半角・全角が混じっている場合はExcelで加工します。
・Excelへ変換
・会計ソフトのデータを削除
・Excelで加工、修正
・会計ソフトへ取り込む
という手順です。
変換と取込の形式が違う会計ソフトの場合は、マクロやExcel上でさらに加工が必要となります。

 

 

自分（会社全体）でルール化する

Excelでデータ処理をすればするほど、効率化すればするほど、半角全角の違い、大文字小文字の違い、表記違いが気になるようになります。
逆に言うと、Excelをデータ入力→プリントアウトにしか使ってない場合は気にならないのです。
データをきれいに整えるようになると、Excelのスキルが上がるというよりも、Excelスキルが上がるとデータをきれいに整えるようになる傾向にあります。

データ処理をする側は、「半角・全角が混ざっていると困る」「データはきれいに整えて欲しい」ことを相手に伝えなければいけません。Excel上で強制的に制御することもできますけどね。

少なくとも自分で、または会社全体で、データ入力方法をルール化しておくといいでしょう。
私の場合、
・カタカナは全角
・アルファベット、数字は半角
というルールにしています。
ブログをはじめ文章でも同じです。

これは好みの問題もありますけどね。
私が以前勤めていたところは、カタカナは半角、アルファベット、数字（文章中のもの）は全角というルールだったので、かなりストレスでした（笑）

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【編集後記】
昨日は、チームメイトとバイク練。
1.5kmのコースをぐるぐるとノンストップで3時間、83km走りました。
後半はさすがに飽きましたけどね。。。