Excel効率アップのために半角・全角はルール化しよう

Excelを効率よく使うには、データをきれいに整えることが欠かせません。
Excel データ 不揃い

半角・全角があると・・・

データの中に半角(ノート)、全角(ノート)が混じっているとデータを処理するときに困ります。

プリントアウトするだけなら人間が判断するので、影響がありませんが、Excelでは別物と判断するのです。

検索であれば、[半角と全角を区別する]のチェックボックスをオフにしておくことで、半角でも全角でも検索できます。
Excel 検索

オートフィルターを使うときは支障があります。
半角と全角を区別するからです。
Excel オートフィルター

ピボットテーブルで使うときにも、このように集計がうまくいきません。
「ノート」、「ノートブック」と似たような単語も当然NGです。
Excel ピボットテーブル

会計ソフトへの入力でも、半角・全角が混じっていると検索がうまくいきません。
Excelからの取込、Excelへの変換でも支障が出ます。

関数できれいに

半角全角が混じっている場合、関数できれいにすることができます。

半角から全角にするには、JIS
全角から半角にするには、ASC
という関数を使います。
Excel JIS

その他、前後のスペースを取り除くTRIMもよく使います。
さらに手間がかかる場合は、マクロを使うことも多いです。
「株式会社」「(株)」「カ)」、「(株)」などの違いも、苦労させられます(^^;)


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会計ソフトに入力したデータで、半角・全角が混じっている場合はExcelで加工します。
・Excelへ変換
・会計ソフトのデータを削除
・Excelで加工、修正
・会計ソフトへ取り込む
という手順です。
変換と取込の形式が違う会計ソフトの場合は、マクロやExcel上でさらに加工が必要となります。

自分(会社全体)でルール化する

Excelでデータ処理をすればするほど、効率化すればするほど、半角全角の違い、大文字小文字の違い、表記違いが気になるようになります。
逆に言うと、Excelをデータ入力→プリントアウトにしか使ってない場合は気にならないのです。
データをきれいに整えるようになると、Excelのスキルが上がるというよりも、Excelスキルが上がるとデータをきれいに整えるようになる傾向にあります。

データ処理をする側は、「半角・全角が混ざっていると困る」「データはきれいに整えて欲しい」ことを相手に伝えなければいけません。Excel上で強制的に制御することもできますけどね。

少なくとも自分で、または会社全体で、データ入力方法をルール化しておくといいでしょう。
私の場合、
・カタカナは全角
・アルファベット、数字は半角
というルールにしています。
ブログをはじめ文章でも同じです。

これは好みの問題もありますけどね。
私が以前勤めていたところは、カタカナは半角、アルファベット、数字(文章中のもの)は全角というルールだったので、かなりストレスでした(笑)





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【編集後記】
昨日は、チームメイトとバイク練。
1.5kmのコースをぐるぐるとノンストップで3時間、83km走りました。
後半はさすがに飽きましたけどね。。。




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