タスクとは。「タスク管理」関連の用語の定義

「タスク管理」には、同じような概念の言葉が多くあります。
これらの定義をきっちりしておかないと混乱し、タスク管理がうまくいかないこともあるでしょう。
今回は、タスク管理絡みの言葉を整理してみました。

「タスク管理」用語の定義

私が考える用語の定義です。

・タスク

やると決めたこと。
具体的なアクション（調べる、処理する、メールする、買う、注文する、作るなど）が伴う。
実行する日付が決まっている。
どのくらい時間がかかるかを見積っている
実行するタイミングは自分で決めることができる
締切がある
1ヶ所に集めて管理すべきもの
実行したら記録する

→
「いつかやろうかな」というものはタスクと呼んでいません。
時間を見積もること、具体的なアクションにしていることも特徴です。
自家製のExcelで管理しています。

 

・TODO

「しなければならない」という意味
自主的な「タスク」とは逆の概念

→
TODO≒タスクのようで、意味合いは違います。
私はこの言葉を使いません。

 

・やらないこと

タスク管理の方向性を決めるもの
自分でやらないと決めたこと、やりたくないこと
リスト化して毎朝確認

→
増え続けるタスクを次から次へこなすのは限界があります。
タスクは減らさなければいけません。
その方向性を決めるのが「やらないことリスト」。
「やらないことリスト」にあるものは、タスクに入れないようにしています。

 

・スケジュール

タスク管理との配分バランスが重要
日付と時間が決まっている
人がからむことが多い
簡単には変更できない
タスクより先に減らすべき

→
スケジュールがいっぱいだとタスクをこなせません。
タスクよりも自由度がないことから、スケジュールは厳選します。

 

・メモ

タスク管理の根幹
思いついたことは、常にメモする（iPhoneアプリ　Fastever）
メモは翌日タスク化

→
目の前のことに集中する、思いついたことを逃さない、思い出すのに時間をかけないために欠かせません。
iPhoneでメモした内容が、PCのEvernoteに連動するアプリ、Fasteverを愛用しています。

 

・チェックリスト

複数のチェック項目があるタスクを処理するときに使う
繰り返しやることをチェックする
ミスをなくし、手間をかけないことが目的
日々改善していくもの

→
タスクのうち、チェックが必要なものは別途チェックリストにしています。
仕事のチェックリストのほか、セミナー準備、出張などがあります。

 

・マニュアル

タスクをこなす上で、参考にするもの
きれいに作ろうとすると手間がかかる

→
「マニュアル」というと立派なものをイメージするかもしれませんが、ほとんど「メモ」です。
やったことを詳細にメモしていくことでマニュアルができます。

 

ーーーまとめーーー

「タスク管理」と一口にいいますが、スケジュール、やらないこと、メモ、チェックリストなどさまざまな要素がからんでいます。
目の前のタスクを管理するだけではなく、自分の考え、時間の使い方を管理する自分なりのシステムを作り上げることが重要です。

 

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【編集後記】
最近、ブログのカテゴリを整理しています。
整理していると、自分の考え方や得意とすることもわかり興味深いです。
もう少し整理してブログでも話題にします。