freeeにExcelの経費データを取り込む仕組み&マクロ

クラウド会計ソフトfreeeは、ネットバンクやカードなら自動で処理してくれますが、現金(事業主借、役員借入金)はそうはいきません。
Excelのデータを取り込むようにすると便利です。スクリーンショット 2015 01 22 10 40 23

Excelファイルをfreeeに取り込むしくみ

Excelファイルを各種システム・ソフトに取り込むには、CSV形式というもので保存する必要があります。
freeeの場合も同様です。

ExcelをCSVファイルに保存するには、名前をつけて保存(F12)で、ファイルの種類で「CSV」を選びます。
スクリーンショット 2015 01 22 10 26 07

そのCSVファイルの形式は、freeが定めたものでなければいけません。
そうしないとエラーがでます。
freeeには以下の形式で入れます。
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追記:Excelファイルのままインポートできる機能が追加されました。

どんな形式のファイルでも取り込むことができます。
(取込時に指定する必要あり)

Excelのデータを数式でfreee取り込み形式に並べ替える

ただし、Excelのデータを、

スクリーンショット 2015 01 22 10 37 33
毎回この形式に並べ替えると大変です。

スクリーンショット 2015 01 22 10 40 18
こういったときは、数式で連動させると楽にできます。

事例のExcelデータは、現金出納帳ではなく、経費のデータを使っています。
すべて「事業主借」(個人の場合」で処理するという考えです。
事業用の現金を管理するのは大変ですので、すべて立て替えたものとして、事業主借で処理します。
(法人の場合は、役員借入金を使います)

まずは、1行目に、[表題行]入れて、日付から摘要までの項目を入れます。
freeeのテンプレートを貼り付けると楽です。

日付から摘要までは、数式や数値を入れていきます。

・日付(必須)
2015/1/1という形式です。
日付があるセルはA2なので、「=A2」という数式を入れます。

・伝票NO(必須)
これが必須なのがめんどくさいです。同じ番号で違う日付だとエラーが出ますので、連番でふるようにしています。
「=row(a2)-1」という数式を入れると、1から連番をふることができます。

・借方勘定科目(必須)
数式は「=B2」

・借方補助科目、借方部門、借方税区分、貸方補助科目、貸方部門、貸方税区分
必須でない部分は必要に応じてデータを準備します。
消費税を納税しなくていい場合は、空欄でかまいません。

・借方金額。貸方金額
数式は「=D2」

・摘要
数式は「=C2」

2行目にだけ数式を入れておけば、あとは、データの数だけコピーすればすべてのデータが変換できます。
このように選択して、
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Ctrl+Dを押すと一瞬でコピーできるのでおすすめです。
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該当のデータをコピーして、新規ブックを開き、値のみを貼り付け、
スクリーンショット 2015 01 22 10 46 37

日付の形式を変更し(値のみ貼り付けると、数値で表示されるのでエラーとなる)、
スクリーンショット 2015 01 22 10 46 52

CSVで保存すると取り込めるようになります。
スクリーンショット 2015 01 22 10 47 02

保存したデータを、freeeの[決算]→[振替伝票]の
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[仕訳データをインポートする]でインポートします。
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エラーがでたら、修正しなければいけません。
freeeで登録していない科目をインポートしようとすると、その該当科目を新規に作るか、別の科目に変更しなければいけません。

プラスアルファでマクロを組み込む

CSVファイルを作るときは、
コピー(Ctrl+C)
新規ブック作成(Ctrl+N)
値のみ貼り付け(Ctrl+V→Ctrl→V)
日付形式への変換(Ctrl+Shift+3)
CSVファイルへの保存(Ctrl+W→Enter→Tab→C→Enter)
などを使うと素早く操作できます。

(+は同時に、→は1つずつ押すものと考えてください)

ただし、データの数だけのコピーも含めて、毎回やるのはめんどくさいので、マクロを使うと便利です。

こんなコードを書きます。
ファイルは、規定のファイルの保存場所に保存されます。
(標準だとドキュメント)

Sub freeeimport()

'■データを数える
    Dim Last_row
    Last_row = Range("a" & Rows.Count).End(xlUp).Row
    
'■2行目の数式をコピー
    Range("f2", "s2").Copy Range("f3", "s" & Last_row)
    
    
'■取り込むデータをコピー
    Range("f1", "s" & Last_row).Copy
    
'■新規ブックを開く
    Workbooks.Add
    
'■値のみ貼り付け
    Range("a1").PasteSpecial Paste:=xlPasteValues
    
'■日付形式に変換
    Columns("b").NumberFormatLocal = "yyyy/mm/dd"
    
    
'■import.csvという名称で、ファイルを保存して閉じる
    Application.DisplayAlerts = False
    
    ActiveWorkbook.SaveAs Filename:="import.csv", FileFormat:=xlCSV, local:=True
    
    ActiveWorkbook.Close
    
    Application.DisplayAlerts = True
    


End Sub

まとめ

Excelでデータがあるのにfreeeに打ち直すのは大変ですし、freeeを使う場合、現状は取り込みをマスターしておくのが得策でしょうね。

もちろん、すべての取引をネットバンク、カードにできればいいのですが、それ以外の取引もどうしても出てきてしまいます。

サンプルはこちらです。
Excelサンプル 経費インポートfreee.xlsm





【編集後記】
昨日の午後に、今回の確定申告最初の打ち合わせでした。
(といっても、それほどトータルの数はありませんが)
数字をチェックして修正しつつ、国税庁のサイトで無事e-Tax(ネット提出)まで完了。

個人事業主(フリーランス)のお客様は、単発のコンサルティングのみ承っております。

【昨日の1日1新】
※詳細は→「1日1新」

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