freeeにExcelの経費データを取り込む仕組み&マクロ

クラウド会計ソフトfreeeは、ネットバンクやカードなら自動で処理してくれますが、現金(事業主借、役員借入金)はそうはいきません。
Excelのデータを取り込むようにすると便利です。スクリーンショット 2015 01 22 10 40 23

Excelファイルをfreeeに取り込むしくみ

Excelファイルを各種システム・ソフトに取り込むには、CSV形式というもので保存する必要があります。
freeeの場合も同様です。

ExcelをCSVファイルに保存するには、名前をつけて保存(F12)で、ファイルの種類で「CSV」を選びます。
スクリーンショット 2015 01 22 10 26 07

そのCSVファイルの形式は、freeが定めたものでなければいけません。
そうしないとエラーがでます。
freeeには以下の形式で入れます。
スクリーンショット 2015 01 22 10 25 20

追記:Excelファイルのままインポートできる機能が追加されました。

どんな形式のファイルでも取り込むことができます。
(取込時に指定する必要あり)

Excelのデータを数式でfreee取り込み形式に並べ替える

ただし、Excelのデータを、

スクリーンショット 2015 01 22 10 37 33
毎回この形式に並べ替えると大変です。

スクリーンショット 2015 01 22 10 40 18
こういったときは、数式で連動させると楽にできます。


■スポンサードリンク
------※この記事は、投稿日現在の状況、心境、法律に基づいて書いています。---------

■スポンサードリンク


事例のExcelデータは、現金出納帳ではなく、経費のデータを使っています。
すべて「事業主借」(個人の場合」で処理するという考えです。
事業用の現金を管理するのは大変ですので、すべて立て替えたものとして、事業主借で処理します。
(法人の場合は、役員借入金を使います)

まずは、1行目に、[表題行]入れて、日付から摘要までの項目を入れます。
freeeのテンプレートを貼り付けると楽です。

日付から摘要までは、数式や数値を入れていきます。

・日付(必須)
2015/1/1という形式です。
日付があるセルはA2なので、「=A2」という数式を入れます。

・伝票NO(必須)
これが必須なのがめんどくさいです。同じ番号で違う日付だとエラーが出ますので、連番でふるようにしています。
「=row(a2)-1」という数式を入れると、1から連番をふることができます。

・借方勘定科目(必須)
数式は「=B2」

・借方補助科目、借方部門、借方税区分、貸方補助科目、貸方部門、貸方税区分
必須でない部分は必要に応じてデータを準備します。
消費税を納税しなくていい場合は、空欄でかまいません。

・借方金額。貸方金額
数式は「=D2」

・摘要
数式は「=C2」

2行目にだけ数式を入れておけば、あとは、データの数だけコピーすればすべてのデータが変換できます。
このように選択して、
スクリーンショット 2015 01 22 10 44 29
Ctrl+Dを押すと一瞬でコピーできるのでおすすめです。
スクリーンショット 2015 01 22 10 44 37

■スポンサードリンク

該当のデータをコピーして、新規ブックを開き、値のみを貼り付け、
スクリーンショット 2015 01 22 10 46 37

日付の形式を変更し(値のみ貼り付けると、数値で表示されるのでエラーとなる)、
スクリーンショット 2015 01 22 10 46 52

CSVで保存すると取り込めるようになります。
スクリーンショット 2015 01 22 10 47 02

保存したデータを、freeeの[決算]→[振替伝票]の
スクリーンショット 2015 01 22 10 49 51

[仕訳データをインポートする]でインポートします。
スクリーンショット 2015 01 22 10 49 54

エラーがでたら、修正しなければいけません。
freeeで登録していない科目をインポートしようとすると、その該当科目を新規に作るか、別の科目に変更しなければいけません。

プラスアルファでマクロを組み込む

CSVファイルを作るときは、
コピー(Ctrl+C)
新規ブック作成(Ctrl+N)
値のみ貼り付け(Ctrl+V→Ctrl→V)
日付形式への変換(Ctrl+Shift+3)
CSVファイルへの保存(Ctrl+W→Enter→Tab→C→Enter)
などを使うと素早く操作できます。

(+は同時に、→は1つずつ押すものと考えてください)

ただし、データの数だけのコピーも含めて、毎回やるのはめんどくさいので、マクロを使うと便利です。

こんなコードを書きます。
ファイルは、規定のファイルの保存場所に保存されます。
(標準だとドキュメント)

Sub freeeimport()

'■データを数える
    Dim Last_row
    Last_row = Range("a" & Rows.Count).End(xlUp).Row
    
'■2行目の数式をコピー
    Range("f2", "s2").Copy Range("f3", "s" & Last_row)
    
    
'■取り込むデータをコピー
    Range("f1", "s" & Last_row).Copy
    
'■新規ブックを開く
    Workbooks.Add
    
'■値のみ貼り付け
    Range("a1").PasteSpecial Paste:=xlPasteValues
    
'■日付形式に変換
    Columns("b").NumberFormatLocal = "yyyy/mm/dd"
    
    
'■import.csvという名称で、ファイルを保存して閉じる
    Application.DisplayAlerts = False
    
    ActiveWorkbook.SaveAs Filename:="import.csv", FileFormat:=xlCSV, local:=True
    
    ActiveWorkbook.Close
    
    Application.DisplayAlerts = True
    


End Sub

まとめ

Excelでデータがあるのにfreeeに打ち直すのは大変ですし、freeeを使う場合、現状は取り込みをマスターしておくのが得策でしょうね。

もちろん、すべての取引をネットバンク、カードにできればいいのですが、それ以外の取引もどうしても出てきてしまいます。

サンプルはこちらです。
Excelサンプル 経費インポートfreee.xlsm





■スポンサードリンク
【編集後記】
昨日の午後に、今回の確定申告最初の打ち合わせでした。
(といっても、それほどトータルの数はありませんが)
数字をチェックして修正しつつ、国税庁のサイトで無事e-Tax(ネット提出)まで完了。

個人事業主(フリーランス)のお客様は、単発のコンサルティングのみ承っております。

【昨日の1日1新】
※詳細は→「1日1新」

OSLO Coffee




■スポンサードリンク


■ブログEX-ITの購読 →feedlyを使って無料で読む
→Twtterで読む
Facebookで読む

1日1新 Instagram
井ノ上陽一のVALU
■著書
ひとり税理士のIT仕事術―ITに強くなれば、ひとり税理士の真価を発揮できる!!
フリーランスとひとり社長のための 経理をエクセルでトコトン楽にする本
新版 ひとり社長の経理の基本
毎日定時で帰っても給料が上がる時間のつかい方をお金のプロに聞いてみた!
『ひとり税理士の仕事術』
『フリーランスのための一生仕事に困らない本』
『社長!「経理」がわからないと、あなたの会社潰れますよ』
『そのまま使える経理&会計のためのExcel入門』
###