Excelデータ→請求書→PDF→メール添付一括送信マクロ

Excelを活用すれば、ちょっとしたソフトのようなものもつくれます。

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繰り返しの仕事は効率化の余地あり

仕事の効率化を考えるときに、そのヒントの1つは、「繰り返し」です。
繰り返しやっていることは効率化できますし、その効果も高くなります。

毎月、毎週、毎月、繰り返していることをまずは重点的に効率化しましょう。

そして、この繰り返せるかが重要です。
定型のパターンをつくりあてはめることで繰り返せます。
毎回、イレギュラーがあり、定型でない仕事は、効率化しにくくなり、プログラミングやロボットでも効率化できません。

定型の仕事?と思われるかもしれません。
そのとおり、定型ではない仕事が価値をうみます。
逆に考えれば、価値を生まない仕事は、定型にすべきなのです。

たとえば、今回事例に挙げる請求書の作成・送付。
これに時間をかけてもお客様は喜びませんし、請求書に記す金額が増えるわけでもありません。
定型にして、効率化すべきなのです。

Excelマクロで請求書作成

請求書をつくるには、請求書作成ソフトや会計ソフトがあります。
Excelマクロであえてつくらなくても、安くかんたんに請求書はつくれるわけです。

あえてExcelマクロでつくってみるのは、身近な事例を実際にプログラミングしてみるためでもあります。

他のプログラミング言語に比べると、Excelマクロ(VBA)は、圧倒的に手軽です。
Excelを開いて、Alt+F11(同時に押す)で、すぐにプログラムが書けます。


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プログラムを書き、自分でつくってみるのは、これまでの時代もこれからも大事なことです。
つくってみると、Excelのしくみを理解でき、仕事を定型にするくせもつきます。
使っているだけでは、効率化のセンスは磨かれません。

請求書作成

プログラム(コード)は、記事最下部に載せてあります。
Excelファイルの構成は、次のとおりです。
シート「data」
氏名、項目、金額、そしてメールアドレスのリストです。
実際には、複数項目になることもありますが、ここでは1つの項目のリストにしました。

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シート「invoice」

請求書のフォーマットです。
ここにデータを流し込んでいきます。
消費税の計算はこのフォーマット内です。

EX-IT_No-02

プログラムをみると、まず、データをカウントしています。
今回の場合は、4です。
最初のデータは2行目なので、2行目からその4行目まで、繰り返します。
この「繰り返し」はマクロが得意とするもので、前述した効率化の秘訣でもあるわけです。

また、プログラムを見やすくするために、
ThisWorkbook.Worksheets(“data”)を W_Data

に置き換えています。

InkedEX-IT_No-03_LI

請求書のフォーマット「invoice」をコピーしてそこにデータを流し込みます。
そのままフォーマットに流し込むと、2行目から4行目のデータで上書きしてしまうのでコピーが必要です。
Worksheets(“invoice”).Copy
で、新しいブックを開いてそこにコピーします。

まずは今日の日付を入力し、2行目の氏名、項目、金額を入力します。
あとは、3行目、4行目と繰り返しです。

スケッチ

請求書PDFファイル作成

できあがった請求書ExcelをPDFで保存します。
ファイル名は、「日付+氏名+様+請求書」です。

EX-IT_No-04

Excelマクロでメール送信

最後に請求書PDFをメールに添付して送ります。

Excelマクロでメール送信するには、Outlookを使う方法もありますが、Outlookを使っている必要があります。
私も使っていないので、メールソフトに依存しない方法にしました。

また、Gmailで送る方法もありますが、Gmailのセキュリティ設定を弱くする必要もあり、2段階認証にしているとさらにややこしいので、Gmailアドレスではなく、サーバーのメールアドレス(独自メールアドレス)を使う方法です。

メールアドレスをGmailで送受信していれば、請求書PDFの送付をGmail上で確認できます。

まず、VBE(ExcelでAlt+F11)で、[ツール]→[参照設定]で、

キャプチャ

この[Microsoft CDO for Windows 2000 Library]にチェックを入れましょう。
これを使います。

EX-IT_No-11zzz

プログラムでは、そのライブラリを動かし、その後メール設定をする流れです。

メールの送信形式、SSLで送るかどうかの設定のあと、メールサーバーの情報をExcelファイルのシート「set」に入れ、それを読み込みます。
プログラムに直接書き込んでもいいのですが、Excelから読み込むようにしたほうがメンテナンスがしやすいのでおすすめです。

SMTPサーバー名(ホスト名)、ユーザー名、パスワード、ポート番号といった情報が必要ですので、サーバーで確認しておきましょう。

さらに、メール本文の設定をしていきます。
Excelから、送信元、件名、本文を読み込むしくみです。
送信元は、井ノ上陽一<aaaa@aaaa.co.jp>と入れれば、表示名も変えられます。

本文は、「様・・・・」と入れておき、Excelのシート「data」の氏名から姓だけを取り出しくっつけます。
データ上、姓と名にわけていれば、もっと楽ですが。

添付ファイル名は、請求書PDFを作成したときの名前を使うようにしています。

メール送信後、設定をいったんリセットしています。
繰り返しの中にメール設定も入っているのは、このリセットのためです。
リセットしないと、1人目にPDFが1つ、2人目にPDFが2つ・・・となってしまいます。

マクロを実行すると、データの数だけそれぞれのメールアドレスへ添付ファイルとともに送ることができますので試してみていただければ。
(実際に使う場合はくれぐれも十分なテストをしてからにしましょう)

このマクロなら10か所でも100か所でも請求書PDFをメールで送れます。
そんなに請求書を出す先ありませんが。。。

EX-ITサンプル 請求書PDFメールマクロ.xlsm


【編集後記】
ゴールデンウイークに帰省することにしました。
調べてみると、時期をちょっとずらせばそれほど高くなかったので。
娘の成長をみせるのが楽しみです。
トライアスロンバイクを持って行ってトレーニングしようとも思っています。

【昨日の1日1新】
※詳細は→「1日1新」
家族でチューリップ園へ

【昨日の娘日記】
昨日は、近所のチューリップ園へ。

靴をはいて歩かせてみようとしましたが、直立して動かず。。

家の中では歩き回っても、靴や外はまた違うようです。


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井ノ上陽一のVALU
■著書
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