無料のGoogleフォーム(Googleドライブ)を使って、会員登録・メンバー登録をお互い楽にする方法

メンバー登録、会員登録などをしてもらうときは、紙よりもExcelよりも、GoogleドライブのGoogleフォームを使うと便利です。
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紙に書いてもらうとお互い不幸

たとえば、こういったメンバー登録申込書に書くときに、紙に書いてもらうと、書く側もめんどくさいですし、書いてもらった側も不便です。
その紙の保管に困ることもありますし、紛失のリスクもあります。
紙に書いてもらったことをPCに入力するとしても手間がかかり、結局紙で保管したままになりがちです。

手書きでかいてもらったものが読み取れないこともあるでしょう。
(達筆であれ、崩れている場合であれ)
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登録に使えるシステムを借りることもできますが、有料です。
(私は、メルマガ配信システムオートビズを利用し、メルマガ配信、セミナー登録などに使っています)

そこで、無料で使えるGoogleドライブのフォームというものがあります。

Googleドライブのフォームの使い方

Googleドライブは、Googleのアカウント(メールアドレス)を持っていれば誰でも使えます。

①次のサイトにアクセスし、Googleアカウントでログインします。
https://www.google.co.jp/intl/ja/drive/

②こういった画面が表示されます。過去につくったものが表示されるので、はじめて開いたときは、ファイルは何も表示されません。
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③[新規]→[その他]→[Googleフォーム]を選択します。
ちなみに、ドキュメントはWordのようなもの、スプレッドシートは、Excel、スライドは、パワポです。
いずれも無料です。
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------※この記事は、投稿日現在の状況、心境、法律に基づいて書いています。---------

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④フォームの作成画面です。
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「無題フォーム」と書かれているところに、タイトル(メンバー登録、お申し込みフォームなど)をいれて、[質問のタイトル]に、入力してもらいたい事項を入れていきましょう。

たとえば、「お名前(姓)」といれて、[質問の形式]から、形式を選びます。
この場合は、「テキスト」が最適です。
「テキスト」とは、1行で入れてもらう場合に使います。
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それぞれの特徴をまとめておきました。

・テキスト
1行の入力です。
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・テキストボックス
複数行の入力。お問い合わせ内容、質問事項に入れます。
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・ラジオボタン
いずれか1つのみ選択できます。日程や性別に使います。
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・チェックボックス
複数選択可能な項目です。
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・リストから選択
リストから選択できます。
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・スケール
横に並べていずれかを選択します。
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・グリッド
行と列にボタンを表示し、いずれかを選択できます。
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・日付
年月日で日付を入力できます。希望日、生年月日に使えます。
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・時間
時刻を入力します。
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設定時に、[経過時間]のチェックを入れると、
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何時間何分何秒というタイムを入力できます。
過去のタイム(マラソンやトライアスロン)を入力するときに使えるものです。
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それぞれ入力していきましょう。
サンプルでは、
・お名前(姓)テキスト
・お名前(名)テキスト
・お名前(姓・ふりがな)テキスト
・お名前(姓・ふりがな)テキスト
・性別 ラジオボタン
・生年月日 日付
・住所(郵便番号)テキスト
・住所(都道府県)テキスト
を使っています。
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⑤最後に、入力したもらった後の表示を変えます。
デフォルトだと、「回答を記録しました」という味気ないものですので、

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このように変えるといいでしょう。
(好きに変えて大丈夫です)
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⑥フォーム編集画面上の[実際のフォームを表示]をクリックすると、
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フォームが表示されますので、これで確認しながら、つくっていくこともできます。
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⑦できあがったら、フォーム編集画面下の[フォームを送信]をクリックしてみてください。
このような画面になりますので、[共有するリンク]をコピーして知らせれば、相手に入力してもらえるようになります。
その際、[短縮URL]にチェックを入れれば、より短いURLになるので便利です。
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このサンプルへはこちらからアクセスできます。
http://goo.gl/forms/tGZ98CshkE

[埋め込む]をクリックすると、
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こういった画面になり、ウェブサイトに登録フォームを埋め込めます。
幅と高さには気をつけましょう。
大きすぎると入り切りませんし、小さすぎると見た目が悪くなります。
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埋め込んでみました。

⑧色やデザインはある程度テンプレートで切り替えられます。
編集画面上の[テーマの変更]をクリックして、右側から選んでください。
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⑨登録してもらったデータは、ドライブの画面(ログイン後のファイル一覧。②の画面です。ここをお気に入り、ブックマークに入れておきましょう)で確認できます。

フォームの名称に(回答)が付いているものをクリックしてみてください。
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このようにデータ形式で、登録内容が蓄積されていきます。
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一覧で見ることができれば、検索や抽出も楽です。
Excelファイルに入力してメールで提出してもらっても、個々のExcelファイルを確認しなければいけません。
すべてのデータはこういった形式で蓄積していくべきです。
社内でデータを提出してもらうときにも使えます。

メニューの[ファイル]→[形式を指定してダウンロード]で、Excelにダウンロードも可能です。
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⑩回答で、重要な設定が1つあります。
[ツール]→[通知ルール]で、
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フォームを登録してもらったら通知が来るようにしておくと便利です。
そうしないと、毎回見に行かなければいけません。
[ユーザーがフォームを送信したとき][メール-その都度]にしておきましょう。
(メールは1日1回でもかまいません)
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ログインしているGoogleメールアドレスに届きます。

登録フォームで注意すべきポイント

自分が登録するときや、登録してもらうときに感じること、気をつけていることがあります。

1 不要な情報は入力してもらわない

自分が登録のときにめんどくさく思うのは、「この情報っているの?」といった項目があることです。

・「住所」は本当に必要なのか?
・「FAX」なんてもってないのに・・
・「部署」「役職」なんてひとりで仕事してるからない!
・「電話番号」を入れて、かかってきたら嫌だな。。
といったことがよくあります。

だからこそ、フォームで入力してもらうのは、必要最低限にしています。
「必須」でない項目もなくすべきです。
「必須」でなければ、最初から入力してもらわない方がいいでしょう。

フォームの項目が多いことで、負担をかけたり、後回しにされないような工夫をすべきです。

「メッセージ」という項目もいらないと思っています。

2 名前は姓と名、住所は都道府県とそれ以外に分けておく

名前を入力してもらうときは、姓と名にわけておくと、のちのち役立つことがあります。
メール配信システムに登録するときに、姓だけがあると便利なのです。

「井ノ上さん」

という表示にできます。

姓と名が一緒だと、

「井ノ上陽一さん」

という表示になってしまうからです。

間にスペースを入れる方、半角スペース、全角スペースなど、データの形式もばらけてしまうので、姓と名は別にしておいた方が好ましいでしょう。

住所がもし必要な場合も、都道府県とそれ以降をわけておくと処理が楽になります。

仕事のお問い合わせフォームは具体的に

この仕組みを使うと、仕事のお問い合わせフォームも作れます。
以前書いた記事です。
【関連記事】仕事のスタンスも明示!Googleドライブで問い合わせフォーム | EX-IT
リンク

この場合も入力してもらう情報は必要最低限(名前、メールアドレス)にします。
ただ、問い合わせ項目は具体的に、ラジオボタンで設定しましょう。
「この仕事を受け付けている」ということを明示し、注意点ものせておきます。

有料なのか、いくらなのか、受け付けていないこと(営業、紹介会社など)も書いておくべきです。

それでも営業をかけてくるところはありますが、迷惑メールならぬ迷惑問い合わせがかなり減ります。
今のお問い合わせフォームです。
http://goo.gl/forms/iIGXu7xKv7

効率化もでき、無料で使えるGoogleフォーム、是非使ってみてください。





【編集後記】
昨日は、天気もよかったので、トレーニングを兼ねてトライアスロンバイクで仕事へ。
往復55kmくらいでした。

【昨日の1日1新】
※詳細は→「1日1新」

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某所の仕事先までバイクで(往復55km)
920XTJのナビモード
東京体育館でトレーニングメニューを作成してもらう
KBX-Aでパンをやいた

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井ノ上陽一のVALU
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