メールソフトをInboxに変えた理由。未読とスヌーズ。

メールソフトをここ最近、Inboxに変えています。
その理由は未読とスヌーズです。

Inboxを使うようになった理由

Gmailをもともと使っていましたが、ここ数か月ほどはInboxを使っています。
昨年8月に『ひとり税理士のIT仕事術』を出したときは、その過渡期あたりだったので、Gmailだけを書いていました。

Inboxは、正式名称を『Inbox by Gmail』といい、その名のとおり、Googleが提供しているメールソフトです。
ログインすれば、Gmailと同じように使えますし、併用もできます。

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2015年にリリースされ、早速使ってみましたが、PC版は、その当時はピンときませんでした。

ブログにも、やっぱGmailだよねという結論を書いています。

ただ、その後メールの運用ルールが変わって、Inboxの機能が私の使い方にぴったりになりました。

その機能とは、未読とスヌーズです。

「未読」とは、未読のメールがあるときに、上のタブやGmailの左側に表示されるもので、「受信トレイ(1)」というもの。

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Inboxでは表示されません。

これが快適なのです。

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もともと、メールの通知はすべてオフにしています。

集中するためです。
といってもメールを見にいっていますので、返信速度は遅くないほうかと思います。

何かをやっているときに通知が来て、気が散ることの損失のほうが大きいです。
もし、私のメールで、通知があり集中力をそいでいたら・・と考えると悲しくなるので、すべからく通知オフにしてほしいか、メールを送る側で「通知オフ」にして気づいたときに返してという設定が欲しいものです。

2015年当時は、「Inbox、未読通知が出ないのか、じゃ、ダメだな」と思っていましたが、今は、「Inbox、未読通知なし、いいじゃん!」となりました。

時間の使い方の精度を1ランク上げるため、集中力を上げるため、時間当たりの成果を上げるためと、考えてきた結果かもしれません。

もう1つのInboxの魅力は、スヌーズ。

目覚まし、アラームにある、もうちょっとあとに知らせてくれるスヌーズです。

たとえば、ちょっと後や、明日の9時、そして、月曜日の9時といった設定ができ、任意の時刻にすることもできます。

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スヌーズの選択肢の設定は自分で変えることができます。

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私の場合、

・平日9時前はメールを見ない、返さない、送らない

・夜はメールを見ない、返さない、送らない

・土日は、メールを見ない、返さない、送らない

というルールがあるので、スヌーズがぴったりなのです。

(最近、このルールがゆるくなっていて痛い目にあい、反省したので徹底しています)

土日にメールをスヌーズすると、月曜日の9時に、受信トレイに再び現れます。

その前はGmailでフィルターをかけて受信トレイに届かないようにしていましたが、未読があると気になってしまいますし、月曜日にそこに見に行くのがおっくうでした。

それなら、メールを見たら、(中身を見ずに)スヌーズして、月曜日の9時に、自動的に表示されたほうが気が楽です。

この未読とスヌーズがInboxにした理由でした。

Inboxの欠点。Gmailと併用せざるを得ない理由

とはいえば、Inbox、欠点もあります。

Gmailにある[メールの自動振り分け設定]、いわゆるフィルタリングの設定ができません。

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このメールは受信トレイに届かなくてもいいなというメールはフィルタリングしたほうが、受信トレイにメールがたまりにくくなります。

受信トレイには、今、返信すべきメールしか置かないようにしており、受信トレイが空ということは、返信すべきメールがないという状態だと一目でわかるのがメリットです。

これが、返信すべきメール、そうでないメール、見るだけでいいメールがごっちゃになっていると、メール返信スピード、効率も落ちます。

その場で返すか返さないか決めて、すぐに処置したほうが効率的です。

さらにはGmailにある、添付ファイルを一括してダウンロードもできません。

フィルタリングが一括ダウンロードをするときは、Gmailにアクセスして設定します。

この欠点を差し置いても、今はInboxのほうが好みです。

その他、こういった機能もあります。

返信候補

メールの下部には、このように返信文の候補が3つ出てきます。

AIっぽいものといえるでしょう。

これが面白く、徐々に進化している気もします。

このまま返すことはそれほどありませんが、その候補を見るだけでも楽しみです。

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画像

たとえば、Amazonからのメール(発送、受注)では、画像も表示されます。

これも一目でわかって楽しみです。

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添付ファイル

添付ファイルが受信トレイで見えるようになっており、クリックすれば、

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そのファイルを見ることができます。
意外とこれを使う場面もあり、重宝している機能の1つです。

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なお、スマホアプリはずっと使っていました。
左にスワイプ(指でなぞるように動かす)すると、受信トレイから完了トレイへ(読んだ、返信しないという位置づけ)、

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右にスワイプすると、スヌーズができます。

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スマホで返信することは少ないのですが、チェックはすることがあり、チェック時にこの機能が便利です。

メールのルールは自分で決める

Inboxに変えた理由は、私のメールルール、いわば連絡ルールの変化によるものです。
メールのルールを自分で決め、それを運用していく。そしてそれにあったツールを使うことが大事でしょう。
私の場合、前述したものも含めてこういったルールにしています。

・平日9時前はメールを見ない、返さない、送らない

・夜はメールを見ない、返さない、送らない

・土日は、メールを見ない、返さない、送らない

・仕事の連絡はメールに集約する

・要返信メールは、翌営業日までには返信する

・スマホでは無理に返信しない(それなりに長いメールだとPCのほうが速い)

・言葉を選ぶ(「お世話になっております」と誰にでも書かない、「お疲れ様です。」を使わないなど)

などです。

すぐ返すも返さないも自分次第で決めましょう。
いくら早く返しても、「遅い!」と言われることもあるでしょうし。
24時間メールに追われることだけは避けたいものです。
以前の私は、電話をやめてもメールがガンガンあったので、結局は集中できなかったことがあります。
メールにはメールの工夫が必要です。

Inboxは、Gmailとは違った使い方ができますので、試してみていただければ。

https://www.google.co.jp/inbox/

追記:この記事を書いた日、Gmailが大幅にアップデートしました。

設定(歯車アイコン)から[新しいGmailをお試しください]を選ぶと、新Gmailを使えます。

なんとスヌーズも。
ただ、未読件数はありますし、表示も軽いので、様子を見つつInboxを使っていきます。


【編集後記】

無料送付しているセルフマガジン『雇われない・雇わない生き方』

改訂に時間がかかりすぎたので、スピード重視で必要箇所だけを改訂し、これまでどおりパワポでつくりました。
illustratorでつくろうとしていたのですが、なかなか手ごわく。
昨日入稿して5月1日に納品され、GW明けに発送予定です。
お待たせしている皆様、もう少々お待ちいただければ。

【昨日の1日1新】
※詳細は→「1日1新」
illustratorのグラフをブログに使った
セルフマガジン改訂版入稿

【昨日の娘日記】
保育園へ迎えに行ったは、その日の様子を先生が話してくれます。 昨日は、「〇ちゃん、絶好調でしたよー」と2人から。 どれだけはしゃいだのか・・・。 すでに眠そうでした。

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井ノ上陽一のVALU
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