最近、タスク管理をミスった理由

最近、タスク管理をちょっとミスっています(^_^;)
戒めの意味も含めて、その理由を分析してみました。
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最近のタスク管理ミスの理由

見積もりが甘い!

今の時期は、通常の仕事の他に、個人の確定申告の仕事があります。
先月も法定調書、償却資産などという仕事がありました。
タスク管理をミスって時間的に苦しくなった原因の1つは、これらの見積もりがまだまだ甘かったことです。

通常の業務はともかく、1年に1回の業務は、見積よりも時間がかかってしまいます。
法人の決算、申告はなんだかんだと年に何回かありますので(各社で)、時間の感覚はつかめていますが、個人はこの時期だけです。
フタを開けてみて、「あ、これもあった」と新たなタスクに気づくこともありました(^_^;)

ルーティンを先延ばしにした(^_^;)

毎月、1日にやる自社の月次の処理を一部、先延ばしにしました。
請求書発行、ニュースレター作成はやったのですが、月次決算は結局、昨日やったのです。
時間を捻出するためとはいえ、私にとっては久しぶりのことでした。

いろいろ事情があったにせよ、ルーティンを先延ばしにすると、結局後で苦しくなります。
昨日もそこそこ予定がつまっていましたが、一気にやってしまいました。

ルーティンを先延ばしにすると「○○をやっていないなぁ」とメンタル的にもよくない影響があります。

完結させていない(T_T)

個人の確定申告は、1月にいくつか着手しています。
ただ、私が使っている税務システムで確定申告書を提出できるようになるのが1月28日(土)からでした。
自分の確定申告を含めて1月に着手した確定申告の仕事は、ほとんど終わらせているとはいえ、完結していません。
システムが対応してから申告といっても、再度見直しを行う際にはある程度時間がかかります。

「あれ、どこまでやったっけ?」と思うことも(^_^;)
やはりタスクはきっちり完結すべきだと思います。

言い訳はできるけど・・・・・・。

税務システムの更新時期、急な予定など言い訳はできますが、今後の改善を考えないとなぁと思っています。
昨年もこの時期、時間にやや追われていました。
当時通っていたテニススクールや話し方教室、昨年のこの時期にデータが飛んだことのせいだと思っていましたが、今年はこれらはありません。

おそらく去年も上記の3つの理由はあったはずです。
仕事量はやや増えているとは言え、同じ過ちを繰り返しています・・・・・・。

改善策

見積もりとスケジューリング

年1回の業務こそ、細かく記録をとっておくべきだと思っています。
去年の記録を見ると、結構アバウトで、「○○様 確定申告」となっています。
今は、何をやったか、どのくらい時間がかかったかを記録し、分析できるしくみも作っていますので、役に立つかと。

さらに去年の予定を見ると、今年は前倒し過ぎです。
こなせると思って、予定を前倒しにしているのでしょうけど、これも見積もりが甘い証拠でしょうね。

ドラッカーは、「成果のあがらない人」について
1  一つの仕事に必要な時間を過小評価する
2  急ごうとする
3  彼らは同時にいくつかのことをする
といっています。

まさにこれに該当しているじゃん!と(^_^;)

スケジューリングをもうちょっと見直します。

ルーティンは死守する

自分が決めたルール、ルーティンはやはり死守すべきです。
「やらないことリスト」に「毎月1日は月次処理」というのを入れます。
(意外と入ってなかったので)

確定申告の流れ

理想をいえば、確定申告の処理をして提出まで完了させるのがベストです。
例年、システムのバージョンアップは1月下旬。
それ以降に着手してもいいのですが、あとがつらくなります。
国税庁のHPならもっと早い時期に提出ができるため、個人については、こちらを使うことも考えます。
使いやすさはどちらも変わりませんしね。

山は越えたので、こういったことを繰り返さないようにします。





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【編集後記】
昨日の夜は、所得税確定申告のレクチャー。
e-Taxの設定&提出まで無事完了しました。
e-Taxは、設定さえうまくいけば、結構使いやすいです(^_^;)

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