スケジューリングでピンチに陥った時のチェックリスト

チェックリストは単純ですが、業務効率を上げるのに非常に役に立ちます。
仕事だけではなく、持ち物チェックリスト(昨日の東京マラソンで使いました)も有効です。
このチェックリスト、実はピンチのときこそ役に立つのではないか?と思い、作ってみました。

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ピンチの時こそチェックリスト

愛読しているブログ「シゴタノ!」でこんな記事がありました。

SH020:人生で2回以上起こる事象についてはチェックリストを作っておく

以下、引用です。[ここから]

たとえば、僕は「スケジューリングでピンチに陥った時のチェックリスト」を持っています。

以下がそれです。

今日やらなくてもいいことを全て明日に先送りする
お金を払ってくださっている方からの依頼をリストアップする
5件以上ある場合は、依頼日が早い順に並び替える
リストに沿って作業を行う
お金を生み出すことにつながるタスクをピックアップする
5件以上ある場合は、入金日が早い順に並び替える
リストに沿って作業を行う
信頼を寄せてくださっている方からの依頼をリストアップする
5件以上ある場合は、関係性が深い順に並び替える
リストに沿って作業を行う

[ここまで]

この記事を読んで、「なるほど!」と思い、自分がピンチに陥ったときのチェックリストを作っていないことに気づきました。

『アナタはなぜチェックリストを使わないのか?』でも、
手術の際、航空機のトラブルの際などピンチの陥ったときに、チェックリストが役に立つという事例が紹介されています。


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------※この記事は、投稿日現在の状況、心境、法律に基づいて書いています。---------

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理想を言えば

理想を言えば、あくまでピンチに陥らないことが理想です。

そのため、スケジューリングにピンチに陥らないために、チェックリストを作っていることが多かった気がします。
予防のためにチェックリストを活用するという感じですね。

それでもスケジューリングでピンチに陥ることがありますし、そんなときに、又はそのピンチに陥る寸前にチェックするリストがあると便利だと思います。

作ってみました

なんとなく感覚で実践していましたが、「スケジューリングでピンチに陥った時のチェックリスト」を改めて作ってみました。

1 今抱えている案件をすべて細かく書き出す

日頃からやっていることですが、さらに書き出して、ピンチの度合いを視覚的に確認します。
ピンチの時こそ、細分化した小さなタスクをこなすことで、ピンチ感を少しでも減らしていきます。
焦るとろくなことがないですからね。
「(PCの)ファイルを開く」なんてタスクも作ったりします。

2 代替手段がないかを確認

書き出したリストのうち、やらなくてもいいことがないかチェックします。
そして、残ったものについて代替手段がないかを確認します。
代替手段とは人に頼めないか、お金を支払って解決するものか(タクシー、宅配便等)、締切を延ばせるかなどといったものです。
ただ、締切を延ばすのは、信頼関係にも影響しますので、慎重にやるべきでしょうね。

3 整理整頓をする

これはピンチに陥ったときこそやっています。
あえてPC上のファイルを整理したり、デスクの上の書類を整理したりしています。
決して現実逃避というわけではなく、こうすることで視界が広がるからです。

4 先送りできるものは先送りにする

「シゴタノ!」にもあった事項です。
先送りにしていいものは必ずあります。
優先順位は日頃から意識していますが、ピンチ時にはさらに明確にします。

5 お金をいただいている依頼を優先する

これも「シゴタノ!」にあった事項です。
やはり意識すべきかと。

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6 おいしいものを食べる

ピンチのときに食事の時間を削ると、かえって非効率な気がします。
こういうときこそ、ちょっといい食材を買ってきて、日課の料理を作ります。

7 ルーティンを守る

朝にやることにしているルーティンを死守します。
朝のタスク(PCファイルの整理、Evernoteの整理、タスクリストの作成、会計データの入力・レシートの整理など)、メルマガ(土日祝除く)、ブログはどんなときでもやるようにしています。
これらをやらなければ2時間くらいの時間を生み出すことができますが、ルーティンをこなさないで仕事にとりかかると、なんとなく気分が乗りません。
「あ、ブログ更新してないなぁ」と思いながら仕事をするのはメンタル的にもいい影響は及ぼしません。
一方で、読書、スポーツ、趣味の時間はまっさきに削ります。

こんなところかなぁと思います。
マラソンでつらくなったときにやるのは、フォームを確認して姿勢を整える、肩の力を抜く、補給する、いったん立ち止まってストレッチをするといったことです。
仕事もこれに似ている気がします。
がむしゃらに走らずに、基本姿勢を見直すのが一番重要な気がします。
もちろん、ピンチに陥らないための策をしっかりやることが前提ですけどね。





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【編集後記】
再チャレンジの機会を・・・と思い、フルマラソンの大会を探しましたが、なかなか手頃なものがありません。
春から夏はトライアスロンのシーズンでもあるので、そっちに専念します。
今後の予定は、3/11さいたまシティハーフ、3/20デュアスロン(ラン5km→バイク30km→ラン5km)、4/1青梅トレイルラン30km、4/7デュアスロン(ラン10,5km→バイク80km→ラン9.5km)、4/22石垣島トライアスロンです。




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