VLOOKUP関数の事例と注意点ー摘要と科目ー

昨日に続き、VLOOKUP関数についての記事です。

数値ではなく文字でもVLOOKUP関数を使うことができますが、注意点があります。
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内容により科目を自動表示させる

私はお客様に、Excelによる現金出納帳・預金出納帳を提供していることが多いです。
会計ソフトを使わなくても日々の記録ができます。

その場合、やはり勘定科目がネックとなることが多いため、内容によって科目を自動表示させるしくみを取り入れています。

(科目は打合せの上、決めるようにしています。)

実は、当事務所で入力する場合も、この方法を使っています。
会計ソフトで入力するよりも圧倒的に速いからです。
(もちろん、会計ソフトの方が速い方もいらっしゃるでしょうが)

お客様に入力していただいたものに科目を後付けすることもあります。

こういったときに使うのがVLOOKUP関数です。

完成したExcelファイルは、マクロを使って会計ソフトへのインポートできる形式に変換し、会計ソフト側で取り込みます。

摘要と科目のVLOOKUP

具体的にはこのように使います。
次のようなデータがあります。
説明を簡略化するために他の項目(日付、金額等)は入力していません。
この[科目]欄に科目を入力していきます。
スクリーンショット 2012 03 30 4 36 24


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1つずつ入力する方法、オートフィルターを使う方法、並べ替えて入力する方法などいろいろとありますが、VLOOKUP関数を使う方法が最も簡単で楽です。

①[摘要]と[科目]の組み合わせのリストを準備します。
スクリーンショット 2012 03 30 4 36 52

②組み合わせリストを入力していきます。
「打ち合わせ」だったら、「会議費」と表示させる場合は次のように入力します。
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③VLOOKUP関数を入力します。
この場合は、セルB2「打ち合わせ」をF列から探し、一致した場合、左から2番目の「会議費」を表示させます。
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その結果、「会議費」と表示されます。
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④ここでVLOOKUP関数を下にコピーしてみましょう。
「打ち合わせ」の場合には、「会議費」が表示されますが、その他のところはエラーになります。
これは、リストの[摘要]に「書籍」や「PC用品」が見つからないからです。
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⑤リストを完成させれば、他の項目も表示されます。
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⑥新たにデータを入力してみます。(「サンマルク」「打ち合わせ」)
数式をコピーすれば、「打ち合わせ」に対する「会議費」が表示されます。
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注意点

VLOOKUP関数を文字列で使う場合には注意点があります。
次のようなケースではエラーが出てしまいます。
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なぜなら、「打ち合わせ」と入力するところを、「打合せ」と入力しているからです。
「打ち合わせ」と「打合せ」は当然別のものと判断します。

その他、別のものとみなすパターンは次のようなものがあります。
・半角と全角
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・スペース
書籍の後ろにスペースが入っているため、別のものとみなします。
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なお、大文字と小文字は同じものとみなします。
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Excelを最大限に活用するには、規則正しくルールを守ることが必要なのです。

サンプルはこちらです。

EX-IT サンプルVLOOKUP20120330.xlsx

最重要関数の1つVLOOKUP関数のしくみ

Excelから会計ソフトへの取り込み(インポート)が役に立つ5つのケース

Excelを会計ソフトにインポートする方法 Ver.20120210





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【編集後記】

昨日、仕事のあと、トライアスロンのバイク練習。
筋トレもあわせてやってみました。
スイム、ランと比べると、まだまだ伸びる可能性がある気がします。
バイクは、もちろんお金をかける(パーツを変える)こともできますが、まずは自分の力を伸ばします(^_^;)




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