Excelでマクロを作る以前に必要なこと

先日、Excelマクロのコンサルを行いました。
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今回の事例

今回の事例は、20数個の部署で作ったExcelファイル(ブック)を1つのファイルに集計するものです。
それぞれのファイルには、1〜5枚のシートが含まれています。

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これまでは、
・各部署のファイルを開く

・必要箇所をコピーする

・集計用ファイルに貼り付ける
という作業を「部署×シートの枚数」回、毎月繰り返していたそうです。

Excelマクロでできること

マクロを使えば、この集計作業が一瞬で終わります。

その場でマクロを作りました。
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どれだけファイル(部署)があっても、どれだけシートがあっても関係ありません。
繰り返し行う業務をプログラムで自動的に処理するのは、マクロが得意とすることです。

人間がやると、めんどくさく手間がかかりますし、コピーの範囲を間違えたり、貼り付け位置を間違えたりする可能性もあります。
何よりも、時間がもったいないです。
これまでは、この処理に3日ほどかかっていたとのことでした。

マクロ以前に必要なこと

ただし、問題点もありました。
ファイル(部署)によって形式が異なるのです。
最初から統一されていなかったり、部署ごとの判断で変えてしまったりしているようでした。

たとえば、次のようなファイルがあると、上の「工場.xlsx」では、C列からデータが入力されており、下の「第一営業部.xlsx」では、B列からデータが入力されています。

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この状態でマクロを実行すると、次にように集計されてしまうのです。
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マクロは、一定の処理を繰り返し行うことができますが、イレギュラーなものは処理できません。
人間側で、一定のフォーマットにそろえる必要があります。

逆に言うと、一定のフォーマットにそろえておけば処理が自動化できるわけです。

マクロを作成する以前に必要なことは、
・同じフォーマット(入力場所、項目などの位置)にする
・使う側で勝手に変更しないようにする
ということです。





【編集後記】

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今日は皇居10kmレース。友人5人と参加します。
足の調子がいまひとつですが、10kmのタイムトライアルのつもりで走ってみます。